EEN FLEXIBELE OVERHEID VRAAGT OM FLEXIBELE SOFTWARE

DocBase, hét zaaksysteem voor de overheid.

ZAAKSYSTEEM

Met DocBase als zaaksysteem kan de overheid een aanvraag volledig digitaal behandelen. Vanaf de aanvraag die een burger of bedrijf doet via een webformulier, email of een fysiek binnengekomen brief die gescand wordt, tot en met de vergunningverlening, goedkeuring of beslissing in een zaak. Met de onlangs succesvolle koppeling van DocBase met MijnOverheid Berichtenbox is het mogelijk om aanvragen voor bijvoorbeeld een subsidie automatisch te registreren als zaak in DocBase.

De gewenste metadata uit het document wordt geëxtraheerd en automatisch vastgelegd samen met het document in een doorzoekbaar PDF/A formaat in het zaaksysteem. Documenten worden automatisch herkend op type en zaak. En bij het aanmaken van documenten wordt het gehele proces automatisch gestart. 

Overzicht in lopende zaken

DocBase faciliteert de gebruiker met zelf instelbare widgets (dashboard) zodat direct inzichtelijk is aan welke zaken gewerkt wordt, wat de status is, welke stukken verlopen zijn, open checklists, welke zaakprocessen in welke fase zijn, etc. Kortom, op een overzichtelijke wijze inzicht in de werkzaamheden en controle op de voortgang.

Zaakgericht werken levert veel tijdwinst op zodat met minder mensen meer werk kan worden verricht. Bovendien vliegt de kwaliteit omhoog. Resultaat is dat de dienstverlening naar andere overheidsorganisaties, bedrijven en burgers verbeterd wordt. 

Benieuwd naar DocBase Zaaksysteem?

Bel ons op 0184-677511 of vraag een vrijblijvende demo aan. Demo aanvragen

Zaaksysteem geschikt voor uiteenlopende organisaties

De vorming van zaakdossiers dient verschillende doelen:

  1. Bestuurlijke verantwoording over het eigen handelen
  2. Als basis voor het bewaren/vernietigen van informatie
  3. Als bundeling van informatie voor het goed kunnen uitvoeren van het proces
  4. Als informatiebron voor het verloop en de afloop van het proces

Zaaksysteem voor verhoging van uniformiteit

Met behulp van de opslagstructuurmodule (binnen de overheid bekend als Zaaktypecatalogus) kunnen zaken en/of documenten via het grafische navigatiemodel worden geregistreerd of worden bekeken. Er hoeft geen gebruik meer gemaakt te worden van dossiers-, subdossiers-, subsubdossier-structuren. Dit verhoogt de uniformiteit en snelheid waarop de eindgebruikers hun informatie kunnen terugvinden of registreren.

De wijze waarop kan worden genavigeerd is gebaseerd op het functioneel relatiemodel, dat in samenspraak met uw organisatie wordt vastgelegd. Deze gegevens kunnen tevens via webservices worden ontsloten. Zo kun je vanuit b.v. MS Sharepoint werken terwijl alle (zaak- en document) data uniform kan worden opgevraagd en worden weggeschreven naar DocBase via webservices.

Functionele kenmerken van het DocBase zaaksysteem:

  • Grafische navigatie voor zoeken en registreren
  • Automatische dossiervorming
  • Automatische toekenning van kenmerken bij registratie
  • Historische woordenfilter (bewaking van actuele procedures en historische procedures)
  • Mogelijkheid om zelf zaaktypen te wijzigen of aan te maken
  • Kleur gecodeerde legenda en navigatie
  • Ontsluiting van functies en gegevens via gestandaardiseerde webservices
  • NEN-2082 gecertificeerd

Eenvoud in gebruik

Binnen DocBase kan de gebruiker op basis van de zaaktypegegevens door zijn/haar onderwerpen & zaken navigeren. Hierin wordt de eindgebruiker grafisch door alle gerelateerde onderwerpen en/of zaken geleid, waarbij de begrippen eenvoud en overzicht kenmerkend zijn voor deze toepassing. Tevens is de opslagstructuurmodule vanuit MS Office benaderbaar.

Zo kan de gebruiker middels voorgedefinieerde sjablonen een brief uitdraaien en deze gelijk automatisch registreren in DocBase. Ook kan een organisatie zelf op eenvoudige, snelle en goedkope wijze nieuwe zaaktypen implementeren en beheren.