Verantwoord en duurzaam documenten beheren

Dankzij DocBase bij Provincies

DOCBASE VOOR PROVINCIES

Binnen overheden of organisaties zijn altijd vaste relaties tussen producten, processen, dossiers (zaken) en documenten te onderscheiden. Een zaak als zaak behandelen dient ervoor beter te kunnen sturen, om de doorlooptijd te bewaken, om informatie naar klanten te kunnen terugkoppelen en om inzicht en overzicht te verschaffen voor eigen medewerkers. Met het DocBase zaaksysteem creëert u een overzicht op basis van relaties die documenten met elkaar hebben en hun specifieke kenmerken.

Zaakgericht werken met DocBase

DocBase brengt het zaakgericht werken een stap dichterbij. Het volledig digitaal werken wordt eenvoudig ondersteund en maakt het de ambtenaar makkelijk om zaken te behandelen. 

7 voordelen document management bij provincies:

Het logisch ordenen van informatie op een zaakgerichte manier biedt u vele voordelen.

 Informatie wordt eenvoudig gekoppeld op relaties en specifieke kenmerken van documenten en automatisch in een           dossier opgeslagen

 Documenten zijn overal en altijd beschikbaar in de meest recente versie

 Registreren van stukken gaat grotendeels geautomatiseerd door slimme scan en herkenfuncties

✓  Enorme tijdsbesparing (20-50%) met betrekking tot het terugvinden en registreren van documenten (in relatie tot traditioneel ingerichte Document Management Systemen of schijven).

✓  Samenwerken gaat efficiënter

✓  Klantgerichtheid neemt toe

✓  Zaakgericht werken voor effectieve samenwerking

Door het ontstaan van meer samenwerkingsverbanden op diverse niveaus (provincies die shared services met gemeentes opzetten, RUD’s, Belastingdienst, etc.) wordt het delen van de juiste informatie crucialer. Niet alleen DocBase maar ook de X-connector (Cross-Connector) en de nieuwe ZTC-Beheer module vormen aan de infrastructuurkant een perfecte basis om samen zaken af te doen en toch bestaande systemen te blijven gebruiken als input- of output bron. Door zelf configureerbare verbindingen te leggen worden gegevens eenmalig ingevoerd om meervoudig te kunnen worden gebruikt, daar waar nodig. De klant wordt daarbij continue op de hoogte gehouden van de voortgang van de aanvraag, het verzoek, de klacht, etc.

Praktijkvoorbeeld: Verantwoord en duurzaam beheren van digitale informatieomgeving bij de provincies

Met 3 provincies die organisatiebreed met DocBase als zaaksysteem/DMS werken is Acanthis marktleider. Door de input van deze provincies en de continue aandacht voor nieuwe ontwikkelingen op technologisch en bedrijfsmatig gebied, is DocBase een vooral slimme oplossing voor zowel zaakgericht als ook projectmatig werken. Deze combinatie is uniek verwerkt in één systeem. 

Portrait of happy technician talking on head phones-675807-edited.jpeg

Zaakgericht werken? Voor de provincie geen revolutie maar een logische evolutie van een weloverwogen DMS inrichting. We doen dit al jaren naar volle tevredenheid met DocBase.

Niels Wullink Functioneel beheerder DocBase bij Provincie Gelderland

 

Aandacht voor wet- en regelgeving

Overheidsorganisaties hebben bij de transitie van analoog naar digitaal werken ook te maken met allerlei wet- en regelgeving. Deze wet- en regelgeving richt zich op het informatiemanagement ongeacht of nu papier- of digitaal werken leidend is. Ook voor digitale informatie zullen afspraken moeten worden gemaakt over toegankelijkheid, beschikbaarheid, integriteit en authenticiteit van de informatie.

Kwaliteit van digitale dossiers

Er kan pas afscheid worden genomen van de papieren informatie als er voldoende garanties bestaan over de kwaliteit van de digitale informatie. Daarnaast wil een organisatie zo effectief en efficiënt mogelijk werken. De gecombineerde opslag en beheer van zowel analoge als digitale documenten, vereist extra personeel en dure archiefruimte. Zaakgericht werken biedt gewaarborgde kwaliteit tegen zo laag mogelijke kosten. 

Zaakgericht werken is een optimale combinatie van organisatieconforme procesdiscipline en de creatieve benutting van kennis, ervaring en talent ten dienste van de organisatiedoelstellingen. (bron: Item-C Gemeentelijke Zaaksystemen)

Benieuwd naar de mogelijkheden van DocBase voor uw organisatie?

Bel ons op 0184-677511 of vraag een vrijblijvende demo aan. Demo aanvragen
DocBase zaaksysteem

Zaaksysteem

Het werken met DocBase als zaaksysteem zorgt voor tijdwinst, zodat binnen uw organisatie met minder mensen meer werk verricht kan worden.

Werken volgens wetgeving met DocBase Certified

DocBase Certified

DocBase Certified maakt het mogelijk om documenten automatisch te vernietigen, waardoor de overheid werkt volgens de regelgeving en met efficiëntieverbeterende doeleinde. 

DocBase ZTC beheermodule

ZTC beheermodule

Met de gebruiksvriendelijke interface van de DocBase ZTC-Beheermodule kunnen beheerders snel en eenvoudig zaaktypen configureren.

Casestudy Provincie Gelderland

Provincie Gelderland werkt al jaren naar volle tevredenheid met DocBase. Lees hier het succesverhaal van de implementatie van DocBase bij provincie Gelderland.