Bewaak en controleer het werkproces

Dankzij het zaaksysteem en document management systeem DocBase voor de Overheid

DOCBASE VOOR DE OVERHEID

Al vanaf 2005 werken klanten met DocBase als zaaksysteem. Zaakgericht werken is een concept bestaande uit het parallel en ketengericht samenwerken aan of in het leveren van een product of een dienst aan een klant.

Toepassingen zaakgericht werken:

  • Onderzoek
  • Beoordelen van (gevoelige) situaties
  • Goedkeuring van aanvragen
  • Legaliseren van documenten

Via een integraal en decentraal inzichtelijk zaakdossier heeft iedereen die meewerkt aan de zaak inzage in hoe ver het staat met het leveren van het product of de dienst. Eventueel is het ook mogelijk om de klant zelf toegang te verschaffen tot deze onderdelen.

Goed documentbeheer is noodzakelijk

Om digitaal zaakgericht te kunnen werken, is het noodzakelijk dat digitale documenten in het werkproces toegankelijk zijn en beheerd worden.

Workflowmanagement software is goed in het doorgeven van taken aan de hand van vooraf opgestelde procedureregels. Een medewerker krijgt een taak om af te handelen gepresenteerd. Bij de meeste workflowmanagement software gebeurt dit los van de contextinformatie van de zaak.

In administratieve omgevingen werkt dit niet goed. Medewerkers hebben juist informatie uit een zaak nodig om een stap in het werkproces goed te kunnen afhandelen. Die informatie kan uit diverse bronnen komen zoals het document dat de aanleiding vormt tot de zaak en informatie die gedurende het behandelproces is toegevoegd. Bovendien moet het mogelijk zijn om in een werkproces in te grijpen.

Met software voor zaakgericht werken (ook wel casehandeling genoemd) is het mogelijk om het werkproces te controleren en bewaken. Documenten worden via het werkproces benaderd waarbij inzicht wordt gegeven in de processen van een bepaalde zaak.

De 5 voordelen van zaakgericht werken:

 Regie op zaken

 Transparantie naar de klant

 Zaakgerichte informatiedeling

 Heldere taakverdeling

✓  Ondersteuning van behandelaars/casemanagers

Dit betekent een snellere en betere dienstverlening en efficiënte voordelen. DocBase biedt u deze mogelijkheden.

DocBase is aangesloten bij de MijnOverheid.Berichtenbox voor burgers.

Lees het artikel over de succesvolle koppeling! 

 

Benieuwd naar de mogelijkheden van DocBase voor uw organisatie?

Bel ons op 0184-677511 of vraag een vrijblijvende demo aan. Demo aanvragen
DocBase zaaksysteem

Zaaksysteem

Het werken met DocBase als zaaksysteem zorgt voor tijdwinst, zodat binnen uw organisatie met minder mensen meer werk verricht kan worden.

Werken volgens wetgeving met DocBase Certified

DocBase Certified

DocBase Certified maakt het mogelijk om documenten automatisch te vernietigen, waardoor de overheid werkt volgens de regelgeving en met efficiëntieverbeterende doeleinde. 

Totale poststroom digitaal met DocBase Digitale Postkamer

Digitale Postkamer

Dankzij de Digitale Postkamer Module (DPP) van DocBase is de totale poststroom digitaal af te handelen.

Casestudy Provincie Gelderland

Provincie Gelderland werkt al jaren naar volle tevredenheid met DocBase als zaaksysteem. Laat u inspireren door het succesverhaal van de implementatie van DocBase bij provincie Gelderland.