-
Stuur een email info@acanthis.com
-
Bel ons 0184 67 75 11
Digitale verkoopdossiers
Eén systeem voor de verkoperAls dealer van verschillende merken, krijgt u ook te maken met verschillende systemen. Toch is het mogelijk om de verkoopdossiers in één systeem te beheren: DocBase.
Dit document management systeem koppelt met dealer management systemen zoals Autoline of EVA. De verkoper ziet met een checklist of een dossier compleet is. Ontbreekt er een document? Dan krijgt de verkoper automatisch een herinneringsmailtje.
Zo is de verkoper altijd goed voorbereid op een levering en is de administratie altijd op orde. Dat is handig bij een onverwachtse audit.
Voldoet aan de eisen van de automotive-branche
1 Specifieke eisen
De automotive heeft vaak met veel papierwerk te maken: contracten, klantinformatie en informatie over het vervoersmiddel. Daarbij gelden allerlei certificeringen, procedures en protocollen. Een document management systeem helpt pas écht als die specifieke eisen zijn verwerkt in het systeem. Bij DocBase is dat het geval.
2 Automatisch herkennen
Veel documenten gaan heen en weer. Het is een enorme stap in efficiëntie als het document management systeem zelf een document in een juist dossier plaatst. Dat maakt het gebruiksvriendelijk, het scheelt veel handmatig werk en bespaart kosten.
3 Voldoet aan de AVG-wet
Juist als het gaat om rijbewijzen, kentekennummer en persoonsgegevens bestaat er de wettelijke verplichting om deze gegevens veilig op te slaan. Klanten moeten erop kunnen vertrouwen dat u goed met hun gegevens omgaat. Een document management systeem kan:
+ gegevens veilig opslaan;
+ de toestemming voor het verwerken van gegevens opslaan;
+ gegevens na een bepaald termijn automatisch verwijderen;
+ de juiste personen toegang geven tot gegevens;
+ op verzoek mensen hun gegevens laten inzien en indien gewenst verwijderen.
Elke autodealer moet deze zaken geregeld hebben volgens de AVG-wet. DocBase regelt dat voor u.
De praktijk: Auto's sneller afleveren
Broekhuis werkt efficiënter dankzij DocBase. De administratie is altijd op orde en auto's worden sneller geleverd.Broekhuis werkt met 9 verschillende dealers in alle facetten van de automotive: van schadeherstel, lease, verzekering tot financiering. DocBase heeft 3 grote voordelen:
1. Medewerkers hebben altijd de juiste gegevens paraat. Door de volledigheidscheck van DocBase is snel te zien of een dossier compleet is.
2. Binnenkomende documenten worden herkend op basis van het ordernummer en in het juiste dossier gezet. Dat bespaart tijd, energie, moeite en uiteindelijk geld. Dit is mogelijk dankzij een samenwerking met Simac.
3. Papier is bijna verdwenen bij Broekhuis. De software is zo gebruiksvriendelijk dat printen niet meer nodig is. Dat is vooral te zien bij een audit: voorheen spitte men door stapels papier heen, nu gaat dat digitaal vanaf de werkplek. Handig, maar ook beter voor het milieu!
Broekhuis werkt efficiënter door DocBase
"De investering verdient zich zeer snel terug en dan ga je echt besparen. Dankzij digitaal werken vormen alle vestigingen nu samen één slagvaardige organisatie."