Veilig en slim beheer van uw documenten in DocBase

Opslaan, delen en vinden

Breng structuur aan in al je documenten

Overzichtelijke, digitale dossiers besparen medewerkers veel tijd en moeite. En voor de organisatie dus veel geld. DocBase ordent de hele informatiestroom van diverse documenten en voor verschillende afdelingen binnen uw organisatie.

Onze slimme software ondersteunt diverse werkprocessen: u krijgt bijvoorbeeld een mailbericht als een document ontbreekt in een dossier. Ook is van elk document duidelijk welke status het heeft, wie er toegang toe heeft of door wie het is ondertekend.

Meer dan 100.000 gebruikers vertrouwen al op DocBase!

Macbook Docbase

Eenvoudig delen

Deel uw documenten eenvoudig met collega's, partners of klanten dankzij een slimme MS Office integratie.

Vinden wat u zoekt

Alle informatie is gestructureerd en eenvoudig terug te vinden.

Veiligheid voorop

Uw documenten en gegevens zijn veilig opgeslagen. De juiste mensen hebben toegang.

Alles in één systeem

DocBase kan allerlei type documenten aan. Ze laat zich makkelijk koppelen met andere systemen.

Software die helpt om efficiënt te werken

DocBase biedt overzicht in alle documenten en ondersteunt samenwerking.

Eenvoudig en snel uw digitale documenten vinden en bewerken. Met DocBase kan het, welk type document het ook is. E-mails, post, facturen, personeelsdossiers of video's, alles is terug te vinden in DocBase. Dit ideale platform ondersteunt het digitale werken. 

Binnenkomende documenten registreren is een fluitje van een cent. In de digitale postkamer worden poststukken gescand en herkend. Documenten worden in een workflow geplaatst die past bij het proces in uw organisatie. U krijgt taken toebedeeld en herinneringen per e-mail toegestuurd. Bewerken gaat gemakkelijk via MS Office zoals Word of Excel. Per document ziet de juiste persoon de status en opmerkingen.

U houdt controle op uw documenten en u wordt ondersteund bij het afhandelen van taken.

Software die helpt om efficiënt te werken

voordelen van een DMS

Een Document Management Systeem is software voor het beheren en structureren van alle digitale en papieren documenten binnen uw organisatie. Er zijn 6 voordelen voor het gebruik van een DMS of Document Management Systeem:

1 Hogere efficiëntie

Medewerkers zijn minder tijd kwijt met zoeken naar informatie. Ze vinden snel de juiste versie van documenten via de georganiseerde digitale opslag.

2 Kostenbesparing

Papierloos werken bespaart u de kosten voor afdrukken en verzenden. Omdat dit document management systeem aansluit bij de processen in uw bedrijf, werkt u efficiënter.

3 Bescherming tegen calamiteiten

Brand, vandalisme en diefstal kunnen uw papieren documenten beschadigen. Via een DMS worden kopieën op een andere, veilige locatie opgeslagen.

4 Werken volgens wet- en regelgeving

Documenten worden veilig bewaard en op tijd verwijderd. DocBase helpt u te voldoen aan de laatste wet- en regelgeving, zoals bijvoorbeeld de AVG.

5 Betere service

Medewerkers kunnen sneller klantvragen afhandelen omdat ze beschikken over de juiste informatie rond leveringen of services. Er wordt altijd gewerkt met de laatste versie van een document, met als gevolg minder fouten en verwarring.

6 Milieubewust ondernemen

Door het digitaliseren van de informatiestromen in uw organisatie, vermindert u de uitstoot van CO2 en het gebruik van papier en brandstof.

Wil je meer weten over een DMS?

Bijvoorbeeld wat een DMS precies is en waarom een DMS onmisbaar is?
>> Download direct het e-book 'Alles over DMS' <<