Transvision

"DocBase is een goed instrument voor grip op de (informatie gerelateerde) mobiliteitsprocessen en om onze doorlooptijden en klanttevredenheid te optimaliseren"

Mobiliteitsregisseur Transvision op goede weg met DocBase workflow- en informatiebeheer

Het systeem biedt ons de mogelijkheid om onze klanten (nog) beter te bedienen, tegen lagere kosten, kortere doorlooptijden en met hogere kwaliteit.’ De implementatie verliep snel en voorspoedig. "Acanthis geeft je het gevoel dat je er als klant toe doet. Dat is een prettige ervaring".

Als ‘mobiliteitsregisseur’ is Transvision actief op het gebied van (het bedenken en uitvoeren van) oplossingen in mobiliteitsvraagstukken. Dat is een breed onderwerp, want de eisen die aan mobiliteit worden gesteld zijn tegenwoordig bijna zo veranderlijk als het weer. Met DocBase van Acanthis heeft Transvision een goed instrument voor grip op de (informatie gerelateerde) processen en zo doorlooptijden en klanttevredenheid te optimaliseren. Nu zijn ze op de goede weg…

 

Promo13

‘We zochten een soort dossierbeheeroplossing met maatwerkopties. Dat maatwerk zat voornamelijk in de koppeling naar de bij ons in gebruik zijnde regiesystemen en -applicaties.’

De vraag naar gespecialiseerde vervoeroplossingen neemt hand over hand toe’, aldus Marco van Eijk, projectleider Operations bij Transvision in Capelle aan den IJssel. Transvision is een organisatie met de hoofdvestiging in Capelle en daarnaast een vestiging in Amsterdam en een zusteronderneming in  Rotterdam. In totaal zijn dagelijks zo’n 150 medewerkers in touw om alles in goede banen te leiden. ‘Bij Transvision bedenken we niet alleen innovatieve oplossingen voor mobiliteitsvraagstukken, maar we proberen direct de concrete uitwerking daarvan en de uitrol bij de klantorganisatie in kaart te brengen én te realiseren. Ons palet aan opdrachtgevers is breed en gaat van ministeries tot zorgverzekeraars tot verkeershulpdiensten. Als expert in het verzorgen van (specialistisch) personenvervoer nemen wij de verantwoordelijkheid voor mobiliteit voor iedereen. Transvision staat garant voor een correcte organisatie en afwikkeling van de gevraagde mobiliteit tot aan de backoffice en afhandeling van vragen van afnemers aan toe.’

Veel en vertrouwelijke informatie

‘Het gaat in onze branche om omvangrijke projecten, waarbij miljoenen euro’s in het spel zijn. Die worden normaal gesproken aanbesteed. Krijg je het project, moet je direct kunnen opschalen, maar andersom geldt ook! Een organisatie die flexibel is en ‘lean & mean’ kan opereren is daarom noodzaak’, aldus Van Eijk. ‘De marges staan onder druk, de druk is hoog en de kosten nemen ook snel toe als je je processen niet in de hand hebt, want het is een complexe keten. We moeten ons kunnen bedienen van geavanceerde technologie om op elk moment grip te hebben op belangrijke bedrijfsprocessen.’ Mobiliteit is volop in beweging, letterlijk en figuurlijk. Van Eijk: ‘Daarbij komt ook nog eens dat je je zelf steeds de vraag moet blijven stellen welke rol je nu eigenlijk wilt vervullen als Transvision. Willen we sec een regisseur zijn, dus de processen inregelen en controleren, of gaan we daadwerkelijk ook meer aan de uitvoerende kant zitten? Of, weer anders, zijn wij straks het mobiliteitsplatform waar afnemers en opdrachtgevers bij elkaar komen en gebruik van maken, maar waar we zelf geen uitvoerende zaken aanbieden?’

Slimmer en sneller werken met een DMS

Speciale doelgroepen

Los van die strategische discussies heeft Transvision vooralsnog met de dagelijkse praktijk te maken: het bedenken en inregelen van mobiliteitsoplossingen voor bijvoorbeeld specifiek doelgroepenvervoer. Daarover gesproken, het zal duidelijk zijn dat een organisatie als Transvision te maken heeft met niet alleen veel informatie, maar ook de meest uiteenlopende en vertrouwelijke informatie. Het gaat immers vaak om doelgroepen met specifieke wensen die gekoppeld zijn aan specifieke omstandigheden van die doelgroep, zowel sociaal als financieel. Dat is precies de reden dat Transvision aantoonbare betrouwbaarheid nastreeft door onder meer certificeringen op het gebied van privacy en de processen en verwerking van (klant)gegevens, zoals ISO 27001 en het Privacy Keurmerk. Dat eist ze overigens ook van haar ketenpartners. Van Eijk: ‘Neem als voorbeeld de aanvraag voor een vervoerspas van Valys. Valys is een vervoersoplossing voor mensen met een mobiliteitsbeperking. Die kunnen daardoor minder makkelijk van het ‘gewone’ openbaar vervoer gebruik maken. Zij kunnen tegen gereduceerd tarief gebruik maken van Valys-taxi’s. Mits zij aan gestelde voorwaarden voldoen. Daarvoor is een zogenaamde Valyspas in het leven geroepen. Het proces van het aanvragen van een pas tot en met het organiseren van het vervoer ligt bij Transvision.’

Dossierbeheeroplossing met maatwerkopties

Een nieuwe aanbesteding was aanleiding om juist dat proces eens nader onder de loep te nemen. Van Eijk: ‘Inmiddels hebben we bij Transvision speciaal voor dat doel een tenderteam en een tendermanager. Daardoor kunnen we tijdig en adequaat inspelen op naderende aanbestedingen. We deden voor het ministerie al het hele Valys-traject, maar een deel van dat proces werd uitbesteed: het aanvragen van de pas met alle informatie-uitwisseling van dien. Het nadeel daarvan was dat wij zelf minder grip hadden op de doorloop en een correct verloop van het proces. Zou het daarom handiger zijn wanneer we dat proces in eigen hand zouden nemen? Dat betekende echter dat we over goede instrumenten moesten kunnen beschikken voor effectieve procesaansturing en -controle. En die daarbij de betreffende informatie op de juiste wijze (semi-) geautomatiseerd zouden kunnen beheren. Inclusief alle rechten en plichten die erbij horen. We zochten een soort dossierbeheeroplossing met maatwerkopties. Dat maatwerk zat voornamelijk in de koppeling naar de bij ons in gebruik zijnde regiesystemen en -applicaties. Die zijn nogal specifiek namelijk.’

Digitalisering van papier

Bovendien moest de oplossing kunnen koppelen met inkomende (extern) gedigitaliseerde papieren documenten die bij de pasaanvraag horen. Van Eijk: ‘Deze doelgeroep is (nog) niet zo digitaal actief. Een behoorlijke hoeveelheid op papier ingevulde gegevens moet worden gedigitaliseerd. Dat gebeurt extern, maar die bestanden komen vervolgens terug in ons systeem en dan moeten ze naadloos ‘in het juiste dossier kunnen vallen’. Dat is een proces dat vanwege alle gevoeligheden ook veilig en verantwoord moet gebeuren. Om een lang verhaal kort te maken: Acanthis paste met DocBase naadloos in het plaatje dat we voor ogen hadden. Met de prijs, stabiliteit, bewezen technologie, veiligheid en vooral de geautomatiseerde procesaansturing en maatwerkopties voldeed DocBase aan al onze wensen.’

Gestructureerd stappenplan in DocBase

Het proces van de pasaanvraag voor Valys-vervoer is eigenlijk een gestructureerd stappenplan. Op elke stap volgt een logische volgende stap, mits de juiste informatie aanwezig is. In dat proces vervult DocBase een cruciale rol, ziet Van Eijk. ‘Zoals al gezegd, het gaat om vertrouwelijke informatie dus het moet veilig zijn, er mogen geen onbevoegden bij kunnen. Wanneer alles eenmaal digitaal is, wordt binnen één dossier alle informatie met betrekking tot de klant, de afnemer en de te leveren dienst veilig en vertrouwd opgeslagen en beheerd door DocBase, terug te vinden onder het Valyspasnummer. Documenten worden door DocBase in het proces gecontroleerd op data en inhoud. Is alles compleet? Dan kan het proces worden doorgezet. Het hele proces, van de pasaanvraag tot en met de facturering, wordt aangestuurd en gecontroleerd door DocBase, gekoppeld aan ons regiesysteem. Via een ketenpartner worden vervolgens op basis van alle informatie de pasjes fysiek geproduceerd. Mist er iets in dat proces, een document of anderszins belangrijk gegeven, dan komt de aanvraag via DocBase in een aparte flow en wordt contact opgenomen met de betreffende persoon. Op deze manier zijn we in staat om jaarlijks 70.000 aanvragen voor nieuwe of gewijzigde passen te verwerken met een doorlooptijd van ongeveer vijf werkdagen. Dat zou zonder DocBase echt niet kunnen. Het systeem biedt ons de mogelijkheid om onze klanten (nog) beter te bedienen, tegen lagere kosten, kortere doorlooptijden en met hogere kwaliteit.’ De implementatie verliep snel en voorspoedig. Van Eijk: ‘Acanthis geeft je het gevoel dat je er als klant toe doet. Dat is een prettige ervaring. Ze hebben bewezen een betrouwbare partner te zijn: ze leveren wat ze beloven.’ Nieuwe werkprocessen liggen in het verschiet om ook met DocBase te koppelen, zoals een geautomatiseerd betalingsproces bij verlies van de pas. Alle gegevens van de afnemer en de klant zijn immers daarvoor al in DocBase aanwezig, dus het zou prima kunnen.

Wil je precies weten hoe Transvision meer grip kreeg op haar processen? Lees meer in deze uitgebreide klantcases:

Download hier de klantcase

Image
  • Proces is vertrouwd, veilig, betrouwbaar en biedt de betrokkenen op elk moment inzicht.
  • Met de prijs, stabiliteit, bewezen technologie, veiligheid en vooral de geautomatiseerde procesaansturing en maatwerkopties voldeed DocBase aan al onze wensen.
  • Met DocBase krijg je een instrument voor grip op de (informatie gerelateerde) processen en optimalisatie van de doorlooptijden en klanttevredenheid.

Ben je benieuwd wat DocBase voor uw organisatie kan betekenen?

Lees in het e-book wat een DMS precies is en waarom een DMS voor uw organisatie onmisbaar is.
>> Download direct het e-book 'Alles over DMS' <<