Rijksdienst voor Ondernemend Nederland

DocBase zorgt bij het RVO naast het effectieve documentmanagementsysteem (DMS), dat ook de metadatering en ingebouwde workflow-functionaliteit, inzicht in informatie sneller en eenvoudiger bereikbaar wordt gemaakt voor hun betrokkenen

Informatiebeheer belangrijkste succesfactor voor innovatie in energie

‘We wilden op regelmatige basis kunnen inzien wat bepaalde projecten of initiatieven nu eigenlijk opleveren. Niet zozeer direct in geld, ook, maar meer in informatie en kennis. Dat inzicht krijgen wij met DocBase.'

Als je zeker wilt blijven van voortdurende innovatie zonder dat mensen en instanties dubbel werk doen, is het belangrijk om grip te houden op alle informatie die al beschikbaar is over ontwikkelingen op specifieke gebieden. Zoals die op het gebied van de energietransitie en -innovatie. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) maakt gebruik van DocBase van Acanthis voor precies dat doel: om op elk moment te weten welke informatie wanneer door wie is ‘aangeleverd’, waardoor veel dubbel werk wordt voorkomen. Innovatie gedijt kortom bij efficiency in informatiebeheer.

Jan Boonman

"Daarvoor zochten we een beheeroplossing, voornamelijk om de metadata koppeling aan de informatie. Zodat je meteen ziet wat de essentie van het document en dus het project is."

Één van de doelen van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) is om ondernemers in Nederland op veel terreinen te ondersteunen. Jan Boonman maakt onderdeel uit van het Monitoring team binnen Team Energie Innovatie bij de RVO. ‘Juist in de energiesector zijn veel ontwikkelingen gaande, met veel initiatieven. Dan is het belangrijk te weten welke informatie en onderzoeken al beschikbaar zijn.’

Ondersteuning van idee tot aan de markt

De rol van de RVO is om initiatieven en projecten te ondersteunen en te begeleiden van idee tot aan de markt. Boonman: ‘Wij zijn ervoor om duidelijkheid te creëren: wat is het idee precies? Wat is het doel? We moeten niet innoveren om het innoveren. De doelstellingen zijn helder: het moet leiden tot duurzame, schone en betaalbare energie(productie).’

Al die initiatieven leiden tot grote hoeveelheden documenten. Met daarin relevante informatie die moet worden beheerd en vooral bereikbaar moet blijven voor betrokkenen. Boonman: ‘Het is van groot belang dat je niet opnieuw het wiel gaat uitvinden. Daarom zochten wij voor alle informatie die we in de loop der jaren hebben verzameld en opgeslagen een effectieve methode om heel snel te kunnen achterhalen wat er al aan informatie is. Zonder dat meteen al die documenten op het scherm tevoorschijn komen. Het gaat ons om de metadata die aan de documenten en projecten worden gekoppeld en de executive summary over de inhoud, wie, wat enz. Zodat je wel meteen in een paar regels kunt zien wat de essentie van het document en dus het project is.’

Slimmer en sneller werken met een DMS

Aanleiding voor DocBase

Volgens Boonman was de behoefte aan meer inzicht de aanleiding voor de inzet van een intelligent systeem – in dit geval DocBase van Acanthis - om informatie te categoriseren en classificeren. Boonman: ‘We wilden op regelmatige basis kunnen inzien wat bepaalde projecten of initiatieven nu eigenlijk opleveren. Niet zozeer direct in geld, ook, maar meer in informatie en kennis. Dat inzicht verkrijgen was altijd een moeizaam traject van talloze rapporten doorworstelen. Dat moest sneller en effectiever kunnen. Bovendien wilden we tussen de verschillende informatiestukken ook koppelingen kunnen leggen. Financiële informatie zit vaak weer in andere systemen dan projectinformatie. Bovendien, systemen zijn vaak project- en administratief gedreven, maar wie precies wat, hoe en met welke doelstelling heeft gedaan, staat daar niet in. Dat staat in projectpannen, maar die zijn vervolgens weer niet doorzoekbaar. We zochten als Monitoring Team dus een intelligent informatiebeheersysteem waarmee we alles rondom de projecten vanaf het begin zouden kunnen vastleggen. Daarbij was voor ons de workflow-functie een belangrijk aspect om een effectieve metadatering, koppeling en ontsluiting te kunnen bereiken.’

Docbase-1Velden en tabbladen vormen kennissysteem

De keuze voor DocBase werd ingegeven juist doordat die workflow en metadateringsfunctie perfect passen in het plaatje dat ze bij het Monitoring Team voor ogen hadden. Boonman: ‘Het primaire doel was voor ons naast een effectief documentmanagementsysteem (DMS), vooral de metadatering en ingebouwde workflow-functionaliteit die inzicht in informatie sneller en eenvoudiger bereikbaar zou maken voor de betrokkenen. In de metadata pus de synopsis staat voor ons op een gestructureerde manier alles over het project, met het projectnummer als unieke sleutel. Die sleutel past op álle relevante informatie die op dat project betrekking heeft. Daarvoor zorgt DocBase aan de hand van koppelingen. De informatie uit DocBase en andere systemen worden vervolgens aan elkaar geknoopt in overzichtelijke tabellen in een extern dashboard-programma. Dat verschaft zowel gebruikers als ons, als monitoring team, de juiste inzichten op elk denkbaar terrein dat betrekking heeft op dat project.’

Drieduizend projecten

Zo zijn zo’n drieduizend projecten in DocBase gestructureerd ondergebracht. Boonman: ‘Zonder een systeem als DocBase zou daar niet meer doorheen te komen zijn. Dit systeem dwingt ons om vanaf het begin na te denken over de manier waarop je iets wilt bewaren en beschikbaar wilt maken voor belanghebbenden; over hoe je met belangrijke informatie om moet gaan. DocBase brengt structuur in de informatieverzameling. Alle relevante gegevens van de projecten staan in de tabbladen en de velden in DocBase. Het is zo ingericht dat je niet per se meteen een document zelf nodig hebt om te weten wat er is en waar het over gaat. Het alternatief zou zijn dat je telkens alle documenten moet doorzoeken als je over een specifiek onderwerp informatie zoekt of juist op een hoger niveau wil rapporteren. Als Monitoring Team moeten we dat inzicht op elk moment kunnen hebben. Wat kunnen we anders nog monitoren…? Met DocBase hebben we een gericht systeem tot onze beschikking dat ons bedient op de manier die voor ons het beste past.

Inmiddels komt regelmatig een collega van een van de andere afdelingen bij de RVO eens een kijkje nemen hoe ze bij Energie Innovatie - en dan met name het Monitoring Team – hun zaakjes op orde hebben gebracht. Met DocBase dus…

Wil je meer weten over hoe de RVO hun processen op orde hebben gekregen? 

Download hier de klantcase

Image
  • Zelfstandig DocBase herinrichten en uitbreiden.
  • Stabiel en up-to-date systeem.
  • Snelle implementatie en soepele acceptatie.

Benieuwd wat DocBase voor uw organisatie kan betekenen?

Lees in het e-book wat een DMS precies is en waarom een DMS voor uw organisatie onmisbaar is.
>> Download direct het e-book 'Alles over DMS' <<