Provincie Gelderland

Zaakgericht werken met DocBase

"Het meedenken van Acanthis met de veranderende behoefte van de provincie leverde snel helderheid op over de beste aanpak."
Voor de provincie zijn documenten een belangrijke drager van informatie; zowel binnen de organisatie als in de samenwerking met derden. Het kwalitatief en efficiënt uitvoeren van de provinciale taken, wordt mede mogelijk gemaakt door de automatiseringsoplossingen. De Document Management oplossing DocBase van Acanthis is één van de kerntoepassingen binnen de automatisering van de provincie Gelderland. DocBase functioneert al vele jaren naar volle tevredenheid.
Beheer documenten met Docbase

"... de inzet van alle medewerkers en de doorlopende ondersteuning vanuit Acanthis hebben een soepele uitrol mogelijk gemaakt."

Heldere visie van Acanthis

In 1998 begon de samenwerking met de provincie toen zij als doel stelden: digitalisering van documenten en automatisering van werkstromen. Na enkele jaren werd in 2004 door de provincie een Documentair Structuur Plan opgesteld. Acanthis droeg hieraan bij door vakinhoudelijke inbreng. Vanuit een heldere visie op de toekomst werd besloten om alle documenten die door meer dan één persoon gebruikt zouden worden, in de centrale Document Management toepassing op te slaan.

DocBase als startpunt

Met de juiste inrichting, rechten en (door)zoekfunctionaliteit werd DocBase het startpunt voor het invoeren, raadplegen, uitwisselen en archiveren van documenten en werkprocessen. Het voordeel van de gekozen aanpak was een maximale transparantie in het opslaan en delen van documenten. Binnen de toegewezen rechten konden alle medewerkers alle documenten raadplegen.

De provincie koos tevens voor de meest eenvoudige inrichting; er is maar één type document, namelijk 'een document'. Alle overige documentkenmerken werden in beschrijvende informatie (metadata) opgeslagen bij elk document. Het vormen van een dossier was in deze opzet niets anders dan het toepassen van de juiste zoekopdracht op de metadata.

Inspirerende brainstorm sessie

Tiny de Ruijter, applicatiebeheerder/specialist, kan zich de impact van deze keuzes nog goed herinneren. "In eerste aanzet werd onze document management oplossing weer heel complex. Toen we echter in een inspirerende brainstormsessie met Acanthis onze eisen en wensen nog eens op een rijtje gezet hadden, zagen we de voordelen van deze heldere aanpak".

Soepele uitrol dankzij ondersteuning van Acanthis

De directie van de provincie koos voor een 'big bang' introductie, ook mede mogelijk gemaakt door de gekozen opzet. Alle gebruikers konden snel wegwijs gemaakt worden in de nieuwe toepassing en manier van werken. Tiny de Ruijter: "In april 2005 waren we 100% operationeel na een uitrol traject van slechts enkele dagen. De betrokkenheid vanuit de directie, de inzet van alle medewerkers en de doorlopende ondersteuning vanuit Acanthis hebben deze soepele uitrol mogelijk gemaakt".

Goed doordachte herinrichting van de flexibele DMS DocBase

“De duidelijke uitgangspunten van ons Documentair Structuur Plan en het vertrouwen in deze aanpak vanuit de directie, heeft een snelle en brede acceptatie en daarmee vele voordelen opgeleverd”, aldus Maurice Frequin, Manager Facilitaire Diensten. “Door de gekozen inrichting werken we al jaren 'zaakgericht'. Een manier van werken waar menige organisatie moeite mee heeft of haar DMS voor moest vervangen. Door ons gerealiseerd enkel door een weldoordachte herinrichting van de flexibele DMS oplossing die we al hadden; DocBase.”

"Samenwerken met Acanthis ervaren we als zeer professioneel, betrokken en menselijk. Het meedenken met de veranderende behoefte van de provincie leverde snel helderheid op over de beste aanpak. Het helpt hierbij dat Acanthis zelf ook de ontwikkelaar en eigenaar van DocBase is. Als iets nu nog niet kan, kan het vaak in de eerstvolgende versie van het product wel.” Aldus Niels Wullink, Functioneel Beheerder van DocBase.

1,5 miljoen documenten, 3 terrabyte

De DocBase omgeving biedt goede webfunctionaliteit en vormt de centrale documentopslag voor alle medewerkers en acht andere kerntoepassingen. Juist deze eenvoudige koppelingen stellen de provincie in staat om documenten in één omgeving te bewaren, met strakke controle op rechten en beschikbaarheid. Door DocBase worden 1,5 miljoen documenten (3TB) beheert voor afdelingen zoals financiën, subsidies, vergunningen, personeelszaken en contractadministratie.

Image
  • DocBase is een product gebleken dat effectief de behoefte van de provincie wist in te vullen.
  • Documenten in één omgeving.
  • Strakke controle op rechten en beschikbaarheid.

Ben je benieuwd wat DocBase voor jouw organisatie kan betekenen?

Lees in het e-book wat een DMS precies is en waarom een DMS voor jouw organisatie onmisbaar is.
>> Download direct het e-book 'Alles over DMS' <<