Netvice

"DocBase biedt volledige procescontrole bij financieel adviseur Netvice"

Adviesapplicatie gekoppeld aan DocBase

"Vanuit onze zelf ontwikkelde werkomgeving, de adviesapplicatie, worden dankzij een workflow koppeling van DocBase de metadata van alle relevante informatie direct gelinkt."

Netvice is een innovatieve financieel dienstverlener. Het draait dan vooral om de manier waarop de adviseurs worden ondersteund en tot de juiste conclusies komen. Slimme manieren om informatie aan elkaar te linken en grip te houden op informatiestromen spelen daarbij, naast kennis en ervaring, een doorslaggevende rol in het succes van Netvice. Die slimme tools stellen Netvice in staat een manier van werken te hanteren die is gebaseerd op ‘pay per use’. Eén van die slimme tools is DocBase van Acanthis.

Bas van Pelt Netvice-1-1

Adviseurs vullen stap voor stap aan de hand van het klantgesprek de hele ‘sheet’ in, aangestuurd door een slimme workflow (met intelligente beslisboom) in DocBase.

Bas van Pelt, één van de initiatiefnemers van Netvice: ‘We zijn in 2014 met een aantal voormalig leden van het managementteam uit Nationale Nederlanden (Levenbedrijf) begonnen met Netvice. Het was ons wel duidelijk dat de manier van werken zoals die toen werd gehanteerd op termijn niet haalbaar zou blijven. Vooral de inzet van adviseurs die met hun afsprakenboek door het hele land op basis van provisie probeerden contracten af te sluiten is eigenlijk een uiterst kostbare methode van financieel advies. Bovendien kun je je afvragen of die manier van werken nu zo goed is voor de direct belanghebbenden, de afnemers van de diensten. Dat zijn de mensen die feitelijk zelf geen/te weinig inzicht hebben in hun situatie en dat kun je ook niet van ze verwachten. Het is complex, vaak ondoorzichtig, maar de gevolgen van beslissingen kunnen heel groot zijn.’

Rol van de adviseur

Daarin is een belangrijke rol weggelegd voor de financieel adviseur. Van Pelt: ‘De kern van dit werk is namelijk om mensen (meer) inzicht te geven in hun financiële situatie. Nu, maar ook in de toekomst. Dat ging niet altijd goed de afgelopen tien, vijftien jaar. Dan moesten banken en verzekeraars en andere financieel dienstverleners in zogenaamde ‘hersteladviezen’ voorzien, omdat, zeg maar, de verwachtingen niet altijd helemaal goed waren voorgespiegeld. Soms kwam dat ook doordat de ontwikkelingen in bijvoorbeeld beleggingen anders verliepen dan iedereen had gedacht. Vanuit deze rol hebben wij in 2013 en 2014 een best practice rondom hersteladvies (probleemdossiers) ontwikkeld en zo’n 30.000 hersteladviezen verzorgd namens een aantal grote verzekeraars. Deze aanpak heeft ons geleerd dat advies veel effectiever kan worden ingericht. Een vorm van het ‘nieuwe werken’, zeg maar. Daarnaast heeft de aanpak aan de wieg gestaan van de huidige door de AFM vereiste wijze van adviseren en activeren op grond van beleggingsverzekeringen.’

Verkoopdossiers

Lagere kosten, meer inzicht, betere service

‘We zijn gedreven om bedrijven en klanten beter met elkaar te verbinden en slimme oplossingen te creëren die in beider belang zijn. Klanten voelen zich verder verwijderd van banken en verzekeraars dan ooit. Wij zijn er om dat gat weer te dichten. Wij maken financieel advies weer bereikbaar, begrijpelijk en betaalbaar. Dat komt mede door de inzet van die slimme tools die ons werk makkelijker en inzichtelijk maken en tevens een stuk effectiever. Dat scheelt kosten, geeft meer inzicht aan de klanten en biedt tegelijk een betere service’, aldus Van Pelt.

‘Probleemdossiers’ snel en effectief afhandelen

Netvice behandelt als outsourcingspartner zogenaamde ‘probleemdossiers’ voor een aantal grote banken en verzekeraars. Dan is het cruciaal om zo effectief en efficiënt mogelijk om te gaan met mensen en middelen. Van Pelt: ‘Dat geldt feitelijk voor alle vormen van financieel advies. Wij willen voor alle activiteiten die wij doen, een hoge graad van automatisering bereiken. Dat hebben we nodig om die gewenste effectiviteit te kunnen realiseren. Daarnaast is het van belang dat de consultants die we aan het werk zetten kunnen beschikken over álle relevante en actuele informatie. Niet meteen altijd in de vorm van een volledig gevuld digitaal dossier op een laptop, maar wel weten welke documenten er al zijn en welke informatie relevant is voor dit dossier, wat daar grosso modo in staat en wat de status is.’

Slimmer en sneller werken met een DMS

Adviesapplicatie gekoppeld aan DocBase

Vanuit onze zelf ontwikkelde werkomgeving, de adviesapplicatie, worden dankzij een workflow koppeling van DocBase (Acanthis) de metadata van alle relevante informatie direct gelinkt. Op de achtergrond stelt DocBase de informatie zeker. In een gehoste (veilige) omgeving kunnen adviseurs hun specifieke werkvoorraad en dossiers inzien. Zij vullen stap voor stap aan de hand van het klantgesprek de hele ‘sheet’ in, aangestuurd door een slimme workflow (met intelligente beslisboom) in DocBase. Die gehoste omgeving is voor de vele thuiswerkers die we hebben. Het biedt ons niet alleen meer veiligheid en flexibiliteit, maar ook lagere kosten in beheer. DocBase stuurt en beheert de juiste afwikkeling van het proces. De basis van deze werkwijze is een Excel die is opgewaardeerd met deels onze eigen ontwikkelingen en deels dus die koppeling met DocBase. Eigenlijk een soort Robotic Process Automation…’

Idee van een check box

‘In feite is het systeem een uitgebreide check box, aangestuurd door DocBase’, aldus Van Pelt enthousiast. ‘De adviseur opent vanuit DocBase een dossier aan de hand van een uniek dossiernummer. Vervolgens vult hij elke volgende stap in. Voor ons functioneert DocBase vooral als een geavanceerde workflow controller’, aldus Van Pelt. ‘Eenmaal binnen ziet een adviseur alleen zijn eigen werkvoorraad en informatie over zíjn klanten. Het gaat immers om uiterst vertrouwelijke informatie. Pas op het laatste moment worden dossiers ‘klaargezet’ in de werkomgeving. Daarmee is de kans op ‘lekken’ ook minimaal. Voor geautoriseerde managers of collega’s die aan hetzelfde project werken is snel in te zien wat de status van bepaalde dossiers is. Is een dossier als laatste stap goedgekeurd dan wordt het geëxporteerd naar DocBase voor definitieve vastlegging. Een verslag en e-mail met bevestiging van een en ander worden geautomatiseerd aangemaakt via de backoffice. Op die manier zijn we in staat telefonisch honderden adviesgesprekken te verwerken in plaats van vier of vijf afspraken per dag. Dat is ook wel nodig als je een klus krijgt waarbij 20.000 dossiers moeten worden afgehandeld omdat het woekerpolissen betreft…’

Van Pelt is uiterst gelukkig met deze oplossing. ‘Mede dankzij DocBase en de veilige gehoste omgeving kunnen we dit werk in de kortst mogelijke tijd en tegen de laagst mogelijke kosten doen. Wat betreft privacy: wij zijn voor onze opdrachtgevers een outsourcing partij, dus zodra dossiers zijn afgehandeld wordt alle informatie daarover verwijderd. Dit model brengt persoonlijke benadering en de meest effectieve automatisering bij elkaar. DocBase is voor ons een uiterst belangrijke tool in dit hele model. Het is betaalbaar, aanpasbaar en leidt tot een optimale procesbeheersing. Acanthis snapte wat wij zochten en vulde dat perfect in.’

Wil je precies weten hoe Netvice in korte tijd dit resultaat heeft neergezet? Lees dan de uitgebreide klantcase:

Download hier de klantcase

Image
  • In een gehoste (veilige) omgeving stelt DocBase op de achtergrond de informatie zeker voor de adviseurs en hun werkvoorraad
  • DocBase biedt ons niet alleen meer veiligheid en flexibiliteit, maar ook lagere kosten in beheer.
  • DocBase brengt persoonlijke benadering en de meest effectieve automatisering bij elkaar.

Ben je benieuwd wat DocBase voor uw organisatie kan betekenen?

Lees in het e-book wat een DMS precies is en waarom een DMS voor uw organisatie onmisbaar is.
>> Download direct het e-book 'Alles over DMS' <<