Hogeschool Rotterdam

30.000 studenten en 3.000 medewerkers werken dagelijks met DocBase

"De samenwerking met Acanthis is zeer professioneel en tegelijk betrokken en menselijk. Met grote regelmaat en betrokkenheid denken wij mee met de gewenste functionaliteit van DocBase en denkt Acanthis mee met onze processen en projecten.”
De Hogeschool Rotterdam werkt met DocBase en is daarmee één van hun kritische en invloedrijke systemen. De omgeving draait binnen de hogeschool in het interne netwerk en is verdeeld over drie servers (web-, applicatie en database server). Totaal is inmiddels 5 GB aan metadata en 300 GB aan documenten opgeslagen, doorzoekbaar en opvraagbaar.
Docbase Server connectie

"Deze systemen moeten uitblinken in kwaliteit, stabiliteit, flexibiliteit en eenvoud van gebruik, beheer en services. DocBase voldoet aan onze strenge eisen. "

Hogeschool Rotterdam is met ruim 30.000 studenten en 3.000 medewerkers een toonaangevend kennisinstituut in de regio Rotterdam. Binnen het onderwijs zijn documenten nog altijd een belangrijke drager van informatie; zowel binnen de organisatie als richting en tussen studenten. De Document Management oplossing DocBase van Acanthis is één van de meest kritisch en invloedrijke systemen van Hogeschool Rotterdam. De organisatie én gebruikers zijn zeer te spreken over DocBase.

Dit systeem moet uitblinken in kwaliteit, stabiliteit, flexibiliteit en eenvoud van gebruik, beheer en services. Hogeschool Rotterdam beschouwt dit concernsysteem als de peiler van een (kosten)efficiënte, beheersbare, geïntegreerde automatiseringsomgeving.

Soepele implementatie en acceptatie

In 2006 werd in opdracht van de afdeling Algemene Bestuurlijke Zaken binnen de Hogeschool een eerste Document Management oplossing geselecteerd en geïmplementeerd. De digitale registratie en verwerking van de binnenkomende post werd hierbij gerealiseerd. Hiermee werd de verdere groei van het fysieke archief voor deze documenten beëindigd, een van de beoogde doelstellingen van het project. De hiervoor gekozen oplossing, DocBase van Acanthis, bleek volgens Samir Bouielaoui, Database Administrator, niet alleen snel te implementeren maar leidde ook tot een soepele acceptatie en gewenning bij de gebruikers. Omdat het werken met een Document Management oplossing vaak als "anders" ervaren wordt, werd dit als een groot voordeel gezien.

Ook personeelsdossiers en studentendossiers

Omdat DocBase direct stabiel werkte en weinig aandacht vanuit het beheerteam vergde, werden door verschillende interne projectgroepen met ondersteuning vanuit Acanthis andere processen toegevoegd aan de DocBase omgeving. Servicemanager Marcelle Zeddeman: "de personeelsdossiers en vervolgens de studentendossiers zijn toegevoegd aan de omgeving."

Zelf inrichten en uitbreiden

"Binnen de studentendossiers staan er nog verdere uitbreidingen in onze planning. Nu slaan we alleen de formele documenten op, maar het project om alle toetsen en afstudeerdocumenten te digitaliseren is in uitvoering. Ook start binnenkort het traject voor organisatiebreed contextueel documentbeheer, waarbij gebruik zal worden gemaakt van de geïntegreerde zaak functionaliteit en recordsmanagement binnen DocBase. Zo'n gefaseerde groei en uitrol is eenvoudig met DocBase. Na een kort leertraject kunnen we de (her)inrichting en uitbreiding van de DocBase omgeving uitstekend zelf verzorgen.”

"De samenwerking met Acanthis is zeer professioneel en tegelijk betrokken en menselijk. Met grote regelmaat en betrokkenheid denken wij mee met de gewenste functionaliteit van DocBase en denkt Acanthis mee met onze processen en projecten.” benadrukt Zeddeman. “Zonder uitzondering wordt deze interactie als efficiënt ervaren en profiteren we van de toegevoegde kennis en waarde van Acanthis. Onze behoefte aan ondersteuning vanuit Acanthis wordt adequaat opgepakt en opgelost; of het nu een serieus functioneel verzoek of een urgent operationeel probleem betreft. Het helpt dat Acanthis ook de ontwikkelaar en eigenaar van DocBase is. Dit stelt ons, als supportteam, in staat om ook een hoge klanttevredenheid te realiseren.”

Autorisaties en verantwoordelijkheden

De diversiteit aan gebruikers van de Document Management omgeving en de gevoeligheid van de daarin opgeslagen documenten stelt hoge eisen aan een goede autorisatie en snelle, goede zoekmogelijkheden. Op beide terreinen blinkt DocBase uit. Samir Bouielaoui: "DocBase biedt uitstekende segmentatie van verantwoordelijkheden en autorisaties. Ook belangrijk: deze zijn eenvoudig in te stellen en te onderhouden. Hiermee kunnen wij als beheerteam altijd de actuele autorisaties garanderen. Dit is voor ons, voor de gebruikers en de organisatie een vertrouwd gevoel."

"De DocBase omgeving biedt goede webfunctionaliteit. De omgeving draait binnen de hogeschool in het interne netwerk en is verdeeld over drie servers (web-, applicatie en database server). In totaal is inmiddels 5 GB aan metadata en 300 GB aan documenten opgeslagen, doorzoekbaar en opvraagbaar. De stabiliteit van de applicatie is hoog. Voor het testen en doorvoeren van wijzigingen beschikt de hogeschool over een door Acanthis geadviseerde test-omgeving, hetgeen de stabiliteit van de productieomgeving verder ten goede komt.

DocBase is ook te gebruiken vanaf smartphones en tablets, functionaliteit die de hogeschool nog in overweging heeft. Marcelle Zeddeman: "We zijn zeer tevreden over de DocBase oplossing en professionele ondersteuning door Acanthis. Als concernsysteem voor Document Management voldoet DocBase aan onze strenge eisen en stelt het ons in staat goede, stabiele en geïntegreerde ICT oplossingen aan onze organisatie te bieden. Ook niet onbelangrijk; de gecontroleerde weg naar minder opslag van papier en het leegmaken van archiefkasten en -ruimtes hebben we met DocBase definitief en serieus ingeslagen, met voor iedereen alleen maar voordelen. En daar gaat het om."

Image
  • Zelfstandig DocBase herinrichten en uitbreiden.
  • Stabiel en up-to-date systeem.
  • Snelle implementatie en soepele acceptatie.

Benieuwd wat DocBase voor uw organisatie kan betekenen?

Lees in het e-book wat een DMS precies is en waarom een DMS voor uw organisatie onmisbaar is.
Download het e-book DMS