GGZ Nederland

Zaakgericht werken met DocBase

"We wilden digitaliseren, maar hadden ook te maken met met de veranderende behoefte van de organisatie. Acanthis dacht met ons mee over de beste aanpak."
GGZ Nederland beweegt zich in een omgeving waar veel - vaak strategische - informatie rondgaat en veel belanghebbenden zijn. En hoewel het niet direct om patiëntgegevens gaat, is de vertrouwelijkheid van de informatie ook absoluut gewenst. Dan is het zaak goed na te denken over de stappen die je gaat zetten om meer digitaal te werken. De voordelen ten opzichte van het papier zijn evident: beschikbaarheid, inzicht, overzicht, efficiency, effectiviteit en noem maar op. Maar ook als het digitaal niet goed is georganiseerd, heb je een probleem. Acanthis stond met DocBase aan de basis van een vernieuwde, digitale informatievoorziening bij GGZ Nederland.
Digitaliseren GGZ

"Er stond informatie op netwerkschijven, persoonlijke schijven, op papier en waar dan ook."

GGZ Nederland is de brancheorganisatie voor zo'n 100 instellingen in de geestelijke gezondheidszorg en verslavingszorg. De 60 medewerkers van GGZ Nederland zijn actief met het brede takenpakket: van de CAO, tot PR & communicatie en de leden adequaat voorzien van alle relevante informatie. De gesprekspartners van GGZ Nederland lopen uiteen van ministeries, verzekeraars en gemeentes tot brancheverenigingen van verpleeg- en ziekenhuizen.

Bob Gerzon, directiesecretaris bij GGZ Nederland: "Kennis delen en informatie uitwisselen behoren tot de belangrijkste voordelen die het lidmaatschap van de vereniging biedt. Daarom is het belangrijk dat de binnen het bureau aanwezige kennis en expertise makkelijk voor leden toegankelijk is, en altijd up-to-date. Dat stelt hoge eisen aan een informatiesysteem. Daarbij komt de voortdurende druk om kosteneffectief en efficiënt te werken terwijl de leden toch optimaal moeten worden bediend."

Inkomende documenten

GGZ Nederland had al eerder de keuze gemaakt om inkomende documenten te registreren en vast te leggen met DocBase van Acanthis. Gerzon: "Dat systeem werd eigenlijk alleen als postarchief gebruikt. We kwamen op een bepaald moment tot de conclusie dat we onze leden niet meer afdoende, adequaat en tijdig konden informeren. Het papier werd te omslachtig, kostte (te) veel tijd en geld, wat digitaal was werd steeds onoverzichtelijker en we dreigden de grip te verliezen. Er stond informatie op netwerkschijven, persoonlijke schijven, op papier en waar dan ook. Ook de website waar we via een publiek deel en een besloten deel (het kennisnet) voor onze leden, betrokkenen verder informeren, voldeed niet meer. Simpelweg omdat we niet alle informatie op de juiste tijd en plaats, in de juiste versie beschikbaar kregen."

Alternatieve oplossing al in huis

Er moest dus een alternatief komen. Gerzon: "Veel rapporten en discussies later, zouden we volgens externe deskundigen uit moeten komen op een nieuw open source systeem. Dat zou echter enerzijds een enorme interne en externe inspanning betekenen en anderzijds heel veel geld gaan kosten. Dat was uiteindelijk een brug te ver. De knoop hoe nu verder doorhakken was echter lastig." Dat was het moment waarop Gerzon met een aantal mensen het voortouw nam om de mogelijkheden van DocBase nog eens onder de loep te nemen.

"Het vreemde was dat we de oplossing eigenlijk al in huis hadden. Destijds werd DocBase vooral door één expertgebruiker gebruikt, onze archivaris. Besloten werd om via een te bouwen klantportaal een koppeling te maken tussen DocBase en de leden van GGZ Nederland en dus DocBase als centraal informatiebeheersysteem inzetten Dat bespaart veel geld en moeite, en we gebruiken veel beter alle mogelijkheden die DocBase in zich heeft", aldus Gerzon.

Voordelen

Alle relevante, strategische en vertrouwelijke informatie kon onder één dak worden opgeslagen en beheerd. En bovendien toegankelijk gemaakt voor de leden van GGZ Nederland die allemaal hun ‘eigen informatie’ kunnen inzien. Rechten worden in DocBase toebedeeld naar gelang de bevoegdheden, rollen en functies van de gebruiker. Het was wel wenselijk dat DocBase wat werd aangepast voor het doel waarvoor het zou worden ingezet.

Draagvlak voor uniforme werkwijze

GGZ Nederland zorgde voor draagvlak binnen de eigen organisatie door veel mensen te betrekken bij de nieuwe inrichting van DocBase. "Daarmee voorkom je dat je weer zo’n situatie krijgt met één super user die alles van het systeem weet en de rest niet", aldus Gerzon. "DocBase bleek, op deze manier ingericht, voor ons de best passende oplossing: haalbaar, bruikbaar, betaalbaar en begrijpelijk."

De medewerkers van het bureau zijn getraind door de vijf ervaren collega’s die er nu zijn. "Die specialisten hebben de anderen aan de hand meegenomen om ze wegwijs te maken in het werken met DocBase. Met vijf superusers hebben we altijd een aanspreekpunt om mensen verder te helpen. Deskundigen houden zelf de status van hun documenten bij en alle andere betrokkenen weten waar ze aan toe zijn met een bepaald document."

Vervolgens is GGZ Nederland met invoeren aan de slag gegaan om het gebruik van de gemeenschappelijke en de eigen serverschijf te ontmoedigen. De gemeenschappelijke serverschijf zal binnenkort buiten gebruik zijn en de ruimte op de eigen serverschijf wordt zeer beperkt. Daarnaast is een koppeling gerealiseerd tussen wat is opgeslagen in DocBase en wat via het portaal ontsloten moet kunnen worden. Niet alleen voor de leden van GGZ Nederland in het besloten deel, maar ook via Google voor alle geïnteresseerden. Gerzon: "We werken toe naar het werken met één document in DocBase, zodat je altijd de juiste versie hebt om in te werken of in te zien. Nog niet alles is ingeregeld, maar we zijn op de goede weg en over een aantal maanden zou alles afgerond moeten kunnen zijn."

Toekomst

Ook GGZ Nederland gaat steeds meer naar plaats- en tijdonafhankelijk werken. Gerzon: "Er wordt veel buiten kantoor gewerkt en dan willen medewerkers meer dan alleen informatie kunnen inzien. We zijn druk bezig om die mogelijkheid te ontwikkelen. De acceptatie van het systeem is veel groter dan we hadden verwacht. Mensen zien dat het gewoon werkt en dat is gunstig, want deze implementatie van DocBase scheelt de organisatie erg veel tijd en geld. En als we iets niet hebben in de zorg, is het tijd en geld."

Image
  • Digitaal werd steeds onoverzichtelijker en we dreigden de grip te verliezen.
  • DocBase bleek voor ons de best passende oplossing: haalbaar, bruikbaar, betaalbaar en begrijpelijk.
  • Deze implementatie van DocBase scheelt de organisatie erg veel tijd en geld.

Ben je benieuwd wat DocBase voor uw organisatie kan betekenen?

Lees in het e-book wat een DMS precies is en waarom een DMS voor uw organisatie onmisbaar is.
Download het e-book DMS