Verantwoord en duurzaam documenten beheren

DOCBASE VOOR PROVINCIES

Overzichtelijk werken op basis van relaties en kenmerken.

Binnen overheden of organisaties zijn altijd vaste relaties tussen producten, processen, dossiers (zaken) en documenten te onderscheiden. Een zaak als zaak behandelen dient ervoor beter te kunnen sturen, om de doorlooptijd te bewaken, om informatie naar klanten te kunnen terugkoppelen en om inzicht en overzicht te verschaffen voor eigen medewerkers.

Met het DocBase zaaksysteem creëert u een overzicht op basis van relaties die documenten met elkaar hebben en hun specifieke kenmerken.

Zaakgericht werken met DocBase

DocBase brengt het zaakgericht werken een stap dichterbij. Het volledig digitaal werken wordt eenvoudig ondersteund en maakt het de ambtenaar makkelijk om zaken te behandelen. 

Docbase voor provincies

Altijd en overal de juiste versie

Eenvoudig te vinden via relaties en kenmerken.

20 tot 50 % tijdsbesparing bij registreren en zoeken

Registreren van stukken gaat grotendeels geautomatiseerd door slimme scan en herkenfuncties.

Klantgerichtheid neemt toe

Snel het juiste antwoord kunnen vinden en doorgeven aan de klant.

Samenwerken wordt efficiënter

Ook samenwerken met gemeenten, RUD's en belastingdienst.

Delen van informatie buiten de eigen organisatie

Provincies hebben vaak veel samenwerkingsverbanden. Denk bijvoorbeeld aan de Belastingdienst. Of bieden shared services met de gemeente aan. Het delen van de juiste informatie aan de juiste partij is hierin cruciaal.

Niet alleen DocBase maar ook de X-connector (Cross-Connector) en de nieuwe ZTC-Beheer module vormen aan de infrastructuurkant een perfecte basis om samen zaken af te doen en toch bestaande systemen te blijven gebruiken als input- of output bron. Door zelf configureerbare verbindingen te leggen worden gegevens eenmalig ingevoerd om meervoudig te kunnen worden gebruikt, daar waar nodig. De klant wordt daarbij continue op de hoogte gehouden van de voortgang van de aanvraag, het verzoek, de klacht, etc.

Delen van informatie buiten de eigen organisatie

Praktijkvoorbeeld: Verantwoord en duurzaam beheren van digitale informatieomgeving bij de provincies

Image

Met 3 provincies die organisatiebreed met DocBase als zaaksysteem/DMS werken is Acanthis marktleider. Door de input van deze provincies en de continue aandacht voor nieuwe ontwikkelingen op technologisch en bedrijfsmatig gebied, is DocBase een vooral slimme oplossing voor zowel zaakgericht als ook projectmatig werken. Deze combinatie is uniek verwerkt in één systeem. 

Referentie Provincie Gelderland

 

Aandacht voor wet- en regelgeving

Overheidsorganisaties hebben bij de transitie van analoog naar digitaal werken ook te maken met allerlei wet- en regelgeving. Deze wet- en regelgeving richt zich op het informatiemanagement ongeacht of nu papier- of digitaal werken leidend is. Ook voor digitale informatie zullen afspraken moeten worden gemaakt over toegankelijkheid, beschikbaarheid, integriteit en authenticiteit van de informatie.

Kwaliteit van digitale dossiers

Er kan pas afscheid worden genomen van de papieren informatie als er voldoende garanties bestaan over de kwaliteit van de digitale informatie. Daarnaast wil een organisatie zo effectief en efficiënt mogelijk werken. De gecombineerde opslag en beheer van zowel analoge als digitale documenten, vereist extra personeel en dure archiefruimte. Zaakgericht werken biedt gewaarborgde kwaliteit tegen zo laag mogelijke kosten. 

Zaakgericht werken is een optimale combinatie van organisatieconforme procesdiscipline en de creatieve benutting van kennis, ervaring en talent ten dienste van de organisatiedoelstellingen. (bron: Item-C Gemeentelijke Zaaksystemen)

"Zaakgericht werken doen we al jaren naar volle tevredenheid met DocBase."

Niels Wullink, Functioneel beheerder DocBase bij Provincie Gelderland
Referentie Provincie Gelderland