Workflowmanagement software is goed in het doorgeven van taken aan de hand van vooraf opgestelde procedureregels. Een medewerker krijgt een taak om af te handelen gepresenteerd. Bij de meeste workflowmanagement software gebeurt dit los van de contextinformatie van de zaak.

In administratieve omgevingen werkt dit niet goed. Medewerkers hebben juist informatie uit een zaak nodig om een stap in het werkproces goed te kunnen afhandelen. Die informatie kan uit diverse bronnen komen zoals het document dat de aanleiding vormt tot de zaak en informatie die gedurende het behandelproces is toegevoegd. Bovendien moet het mogelijk zijn om in een werkproces in te grijpen.

Met software voor zaakgericht werken (ook wel casehandeling genoemd) is het mogelijk om het werkproces te controleren en bewaken. Documenten worden via het werkproces benaderd waarbij inzicht wordt gegeven in de processen van een bepaalde zaak.