700 parochies verbeteren informatiestromen met DocBase

700 parochies van de Rooms-Katholieke Kerk in Nederland kiezen voor de documentmanagementoplossing van Acanthis. Het huidige systeem dat gebruikt wordt voor de administratie van leden, financiën, kerkbijdrages en begraafplaatsen, wordt vervangen door een combinatie van Exact Online en DocBase. De vernieuwingen zijn noodzakelijk door de nieuwe Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft leden van de RKK het recht hun persoonsgegevens in te zien en te wijzigen. Het huidige systeem was hier niet toe in staat en door veel maatwerk was upgraden onmogelijk geworden. Ook zou de koppeling met gemeentelijke persoonsgegevens komen te vervallen. Door de migratie naar DocBase blijft dit alles mogelijk.

Nieuwe functionaliteiten

De noodzaak van de nieuwe automatisering is duidelijk, maar de migratie brengt ook een aantal belangrijke voordelen voor de parochies. Dit zijn met name de betere aansluitingsmogelijkheden, de verhoogde gebruiksvriendelijkheid en de betere functionaliteiten van het documentmanagementsysteem. Belangrijke toevoegingen in functionaliteiten zijn onder andere het vasthouden van historie, het gebruik van sjablonen en het kunnen koppelen van documenten aan locaties (bijvoorbeeld grafaktes).

Implementatie en samenwerking

Wil van de Molengraft, projectleider vanuit de kerkprovincie: “De concrete aanleiding voor de vernieuwing was niet alleen de wet- en regelgeving rond privacy. Voordelen van de nieuwe automatiseringsoplossing zijn ook dat de pakketten up-to-date en gebruiksvriendelijk zijn en dat nieuwe functionaliteiten mogelijk worden. Tijdens speciale voorlichtingsavonden in de bisdommen krijgen penningmeesters en andere financiële bestuurders een toelichting van Exact & Acanthis.”

Rob Hilferink, CEO van Acanthis: “We zijn trots op deze nieuwe samenwerking met Rooms-Katholieke Kerk en Exact. Alle contacten verlopen op een hele prettige manier en in goede harmonie. We zijn net gestart met de inrichting. Werkgroepen vanuit de verschillende deelgebieden leveren allen hun input. Wij zoeken naar de gemene deler voor de inrichting, zodat er straks een systeem staat waar alle betrokkenen gemakkelijk en snel hun taken kunnen uitvoeren.”