Hoe een DMS helpt bij een audit

Veel bedrijven hebben te maken met periodieke audits. Ineens komt het erop aan dat zowel de praktijk als het papierwerk goed geregeld zijn en dat u het papierwerk in een handomdraai tevoorschijn tovert. Een goed documentmanagementsysteem kan de papieren afhandeling veel gemakkelijker maken.

6 voordelen waardoor een DMS helpt om een audit te doorstaan

Bij de papieren kant van een audit zijn twee dingen essentieel: je wilt de laatste versie laten zien. En je bewijst dat de juiste mensen toegang hebben tot het document. Met een documentmanagementsysteem, zoals DocBase, is dat in een handomdraai geregeld. Dat biedt veel voordelen:
  1. Tijdsbesparing

Extrasmallimg-7Medewerkers hoeven niet te zoeken. Ze weten waar ze het document kunnen vinden en of het de laatste versie is. Per versie zijn ook op- en aanmerkingen te lezen.

  1. Minder faalkosten

Soms ontstaat in klantrelaties onduidelijkheid over wat er precies is afgesproken. Doordat medewerkers de gemaakte afspraken gemakkelijk en snel terug kunnen vinden, biedt dat duidelijkheid en voorkomt u dat het project meer kost dan oplevert.

  1. Grip op informatie, van creatie tot vernietiging

Het is duidelijk wie toegang heeft tot informatie en waar de informatie te vinden is. De medewerkers kunnen makkelijker samenwerken. Het is ook duidelijk hoelang informatie bewaard moet worden én wanneer de documenten vernietigd worden.

  1. Minder zorgen

Uw medewerkers hoeven niet te zeggen: ‘Dat zoek ik nog even op’ of halve toezeggingen te doen op basis van wat ze ongeveer nog weten. Medewerkers voelen zich zekerder. Het geeft zelfs een gevoel van trots. Omdat de documentatie goed geregeld is, weet je dat er kwaliteit geleverd wordt.

  1. Betrouwbaarheid

Een bedrijf dat zijn documentatie op orde heeft, straalt dat ook uit. Orde zorgt ervoor dat uw bedrijf betrouwbaar overkomt bij leveranciers en klanten.

  1. Certificeringen

Wie de audits goed doorstaat, kan mooie certificeringen krijgen voor zijn bedrijf. Dit soort certificeringen zorgen dat u extra betrouwbaar overkomt. In de praktijk worden zulke certificeringen ook steeds vaker gevraagd door externe partijen. Juist nu informatie snel en gemakkelijk gedeeld kan worden, willen bedrijven wat zekerheden inbouwen dat hun informatie niet via uw bedrijf in vreemde handen belandt. Een certificaat als ISO 27000 laat zien dat u zorgvuldig omgaat met de beveiliging van informatie. Het geeft aan dat uw bedrijf niet gemakkelijk te hacken is en regelt wie welke toegang heeft tot informatieknooppunten.

Je documenthuishouding niet op orde voor een audit? Dit zijn de risico’s!

Businessman holding digital media iconsDe risico’s rond de documenthuishouding binnen bedrijven worden steeds groter. De tijd dat je documenten bewaarde in een folder op een server ligt achter ons. Door nieuwe wetgeving rond persoonsgegevens is zo’n onbewaakte folder een groot veiligheidsrisico. Bij een audit moet je niet alleen het proces in de praktijk op orde hebben, maar dat moet gedocumenteerd zijn. Bedrijven die slordig zijn met hun documenten lopen de volgende risico’s:

  • Uitstel van een accreditatie om diensten te verlenen. In het ergste geval krijg je de accreditatie niet.

  • Imagoschade als bekend wordt dat persoonsgegevens via jouw bedrijf op straat zijn beland

  • Klanten wachten langer op jouw antwoorden

  • Minder efficiënt werken omdat medewerkers de juiste versie zoeken of werken aan een oude versie.

Een documentmanagementsysteem helpt om deze dreigende schade aan je bedrijf te voorkomen. Een systeem zoals DocBase toont altijd de juiste versies en beheert de autorisaties. Zo worden persoonsgegevens goed geborgd. Dat kan helpen om bijvoorbeeld de ISO 9001-certificering te krijgen zodat je bewijst dat je kwaliteitsproducten levert. DocBase is bij diverse klanten ingezet om dit certificaat te verkrijgen.

Grip hebben op verkopen zonder administratieve rompslomp

Een documentensysteem is niet alleen bedoeld als archief of om een audit te doorstaan: een goed ingericht systeem maakt het werk ook gemakkelijker. DocBase kan op 3 manieren slim met u meewerken:

1.Aangepast op uw organisatie, nu en in de toekomst

Allereerst wordt DocBase voor elke organisatie ingericht. Het document management systeem wordt aangepast aan de wensen en werkwijze van uw bedrijf en kan gebruikt worden voor:
a. contractbeheer,
b. projectbeheer,
c. personeelsdossiers,
d. kwaliteitsmanagement en
e. factuurbeheer.

Software kan veel maar als het niet goed geïmplementeerd is, komen de voordelen niet naar boven. Acanthis zorgt voor een goede implementatie. Allereerst in de voorbereiding: Acanthis begeleidt uw medewerkers in het kiezen van de juiste structuur. Acanthis helpt om het documentmanagementsysteem te finetunen naar de beste oplossing in de praktijk. Daarbij traint Acanthis de medewerkers in hoe zij zelf het systeem kunnen aanpassen.
Hierdoor bent u er zeker van dat DocBase past in uw bedrijf voor vandaag maar ook voor de toekomst.

2.Sluit aan op bestaande werkwijze

DocBase sluit aan op de processen in uw bedrijf via workflows. Per stap is duidelijk wie het document mag bewerken of wie het moet goedkeuren. Deze workflows maken het doorspelen van documenten van de ene naar de andere medewerker gemakkelijker en inzichtelijker. Gedurende het hele proces is de status van de documenten duidelijk.

Via onderstaande slimme modules is het werk nog veel makkelijker:
a. Een digitale handtekening
b. Een digitale postkamer
c. Het automatisch verwijderen van bijvoorbeeld persoonsgegevens.
d. Extra controle op authenticiteit en beschikbaarheid van informatie.
e. Een koppeling met MijnOverheid, de berichtenbox voor burgers.

DocBase past bij uw werkproces. De workflows helpen het proces inzichtelijk te maken.

3.En ook de continue verbetering van je processen.

Juist omdat DocBase heel flexibel in te stellen is, kan het ook meegroeien met uw organisatie. Bij veranderende bedrijfsprocessen kan DocBase meeveranderen. Uw medewerkers worden opgeleid tot beheerder en kunnen zelf DocBase aanpassen.

DocBase is dus aangepast op uw organisatie, heeft slimme modules in huis en groeit met u mee de toekomst in. Hierdoor past het systeem als een jasje en zullen uw medewerkers efficiënter werken. Ook helpt DocBase om te voldoen aan wet- en regelgeving bijvoorbeeld op het gebied van de privacy. Daar gaan we dieper op in:

Documentbeheer en de AVG

Uw bedrijf of organisatie wil natuurlijk goed omgaan met de persoonsgegevens, zowel die van uw klanten als van uw medewerkers. Hoe dat precies moet staat in de wet AVG, de Nederlandse variant van de Europese GDPR. Deze wet zorgt ervoor dat persoonsgegevens op de juiste manier worden verwerkt.

Boetes en imagoschade

Wie zich niet aan de wet houdt, kan veel schade lijden. Allereerst kan de Autoriteit Persoonsgegevens uw bedrijf hoge boetes opleggen. Ten tweede loopt het imago van uw bedrijf schade op als bekend wordt dat gegevens gelekt zijn. Dit schaadt het vertrouwen dat u met uw klanten hebt opgebouwd.

Wat de AVG eist

De privacywet vereist dat mensen toestemming geven voor de verwerking van gegevens. Medewerkers mogen de gegevens alleen verwerken als er ook voor dat doel toestemming is gegeven. Ook moeten mensen hun toestemming weer in kunnen trekken. Ook aan het bewaren van de persoonsgegevens worden eisen gesteld. Grotere bedrijven die gegevens vastleggen van meer dan 250 personen, hebben de verplichting een privacy officer aan te stellen. Voor bijzondere persoonsgegevens zoals medische informatie, stelt de wet zwaardere eisen. In het e-book AVG heeft Acanthis de precieze regelgeving overzichtelijk opgeschreven.

Gegevens verwijderen

De wet wil ook dat gegevens weer verwijderd worden. Tot nu toe verzamelde men vooral data en werd er niet nagedacht over het verwijderen. Met de komst van de AVG komt er ook een verwijderplicht. Een documentmanagementsysteem als DocBase verwijdert de persoonsgegevens ook weer op de juiste tijd. Ook kunnen individuen hun data bij u opvragen en vragen om de gegevens te vernietigen. Een goed documentbeheersysteem zorgt dat dat gemakkelijk kan én dat het correct uitgevoerd wordt. Als iemand verzocht heeft zijn gegevens te verwijderen, wil je niet dat hij een week later toch een mail van je organisatie ontvangt.

Gegevens verspreiden

Binnen organisaties willen gegevens zich nog weleens verspreiden. Medewerkers zijn steeds mobieler en gebruiken meer apparaten. Door een goed online systeem te gebruiken voorkom je dat medewerkers overal bestanden met persoonsgegevens hebben staan. De wet vraagt organisaties om hun medewerkers erop te wijzen goed om te gaan met de gegevens. Medewerkers moeten weten wat ze wel en niet mogen doen. Acanthis kan bedrijven helpen via de DIEV-training.

Wilt u meer weten over een DMS?

Bekijk of ook uw bedrijf efficiënter kan werken met een document management systeem.
>> Download direct het e-book 'Alles over DMS' << 

DMS in de praktijk:

Automotive: Broekhuis

Automerken controleren regelmatig of hun dealers de verkoopdossiers op orde hebben. Omdat dealers te maken hebben met systemen van meerdere automerken, dreigen de verkoopdossiers een tijd- en energievretende klus te worden.

Autobedrijf Broekhuis is enorm geholpen met de compleetheidscheck uit het programma DocBase. In een oogopslag zien verkopers of het verkoopdossier alle documenten bevat. Dit voorkomt onnodig zoeken en checken. Dat scheelt de verkopers een heleboel tijd en ergernis. Sterker nog: DocBase denkt mee en stuurt herinneringsmails als bijvoorbeeld het kentekenbewijs ontbreekt.

Een ander belangrijk punt is de bescherming van de persoonsgegevens die een autodealer bezit. De persoonsgegevens die in het dossier staan zijn in dit systeem meteen goed geborgd.

Kijk mee bij Broekhuis
Broekhuis werkt efficiënter dankzij het DMS DocBase.
Image

Onderwijs: Hogeschool Rotterdam

Ook onderwijsinstellingen krijgen geregeld audits zodat hun accreditaties ververst kunnen worden. Het documentmanagementsysteem helpt om de nodige zaken overzichtelijk op papier te hebben.

DocBase wordt door Hogeschool Rotterdam gebruikt voor de verwerking van de puntenlijsten, het contractbeheer en het inschrijvingsproces per opleiding. De personeelsdossiers bieden een deel zelfservice rond declaraties en loonstroken voor de medewerkers. Studentendossiers zijn van de juiste autorisaties voorzien. In de dagelijkse praktijk draagt het DMS bij aan een efficiënte en overzichtelijke manier van werken.

Kijk mee bij de Hogeschool Rotterdam

Zorg: Erasmus Medisch Centrum

In de zorg helpt DocBase met de kwaliteitshandboeken, het melden van incidenten en locatiebeheer. Om de kwaliteit van zorg goed te borgen zorgt DocBase ervoor dat medewerkers altijd de laatste versie van het protocol zien.

Ook bij het verkrijgen of verlengen van de accreditatie is het van belang dat de medewerkers goed geïnformeerd zijn over de eisen.

Kwaliteitshandboeken, incidentmeldingen, locatiebeheer kan ondersteund worden door een goed DMS.
Image

Bedrijfsleven: Import/Export BV Nederland

Papierloos werken heeft bij Import/Export BV Nederland geresulteerd in een efficiëntieslag. Dit leverde tot 3 jaar een besparing op van 140K terwijl intussen de omzet is verdubbeld.

Via scanners wordt informatie uit documenten gehaald en toegevoegd aan het ERP-systeem. Tevens zijn de workflows goed in kaart gebracht. De documenten ‘stromen’ nu sneller door goedkeuring en beoordelingen heen waardoor er tijd bespaard wordt.

Kijk mee bij Import/Export

Overheid: Provincie Gelderland

“De duidelijke uitgangspunten van ons Documentair Structuur Plan en het vertrouwen in deze aanpak vanuit de directie heeft een snelle en brede acceptatie en daarmee vele voordelen opgeleverd”, aldus Maurice Frequin, Manager Facilitaire Diensten bij de provincie Gelderland.

“Door de gekozen inrichting werken we al jaren “zaakgericht”. Een manier van werken waar menige organisatie moeite mee heeft of haar DMS voor moest vervangen. Door ons gerealiseerd enkel door een weldoordachte herinrichting van de flexibele DMS oplossing die we al hadden; DocBase.”

Kijk mee bij de provincie Gelderland
Door de goeddoordachte DMS-oplossing werkt de Provincie Gelderland al jaren zaakgericht.