Zorgen dat iedereen informatie update? Zo motiveert u uw medewerkers

Data is niet meer weg te denken uit ons leven. Vanuit data kan inzicht worden verkregen in bedrijfsprocessen, waardoor kansen omgezet kunnen worden in verbeteringen. Denk bijvoorbeeld aan het signaleren van bottlenecks in een proces en de efficiëntieslagen die door dit inzicht kunnen worden gemaakt, maar ook aan inzicht in de huidige marktpositie. Alleen: hoe houdt u uw informatie up-to-date?

Wat nou als de beschikbare data in uw organisatie verouderd is? Dat kan door het ontbreken van een goed informatiesysteem, maar in veel gevallen komt dat door laksheid van medewerkers. Zij werken dagelijks met informatie binnen uw organisatie. Hierbij kan ongestructureerd en ongemotiveerd omgaan met de informatie, leiden tot vervuiling van het systeem. Keuzes worden dan gebaseerd op inzichten die mogelijk niet kloppend zijn, met alle gevolgen van dien. Zo’n gevolg is bijvoorbeeld tijdsverspilling. Daarnaast loopt u makkelijk kansen mis wanneer er met verouderde informatie wordt gewerkt. Het is duidelijk, werken met up-to-date informatie is van groot belang. Alleen hoe zorgt u er nou voor dat medewerkers die informatie up-to-date houden? Dat kan op meerdere manieren. Laten we er een aantal theorieën bij pakken.

Klassieke motivatietheorieën

Het motiveren van medewerkers is een ingewikkeld vraagstuk in de psychologie. Klassieke theorieën benaderen dit vraagstuk voornamelijk vanuit één invalshoek. Een voorbeeld hiervan is de X en Y theorie van McGregor, waarbij:

  • Theorie X stelt dat medewerkers een verantwoordelijkheid willen dragen en scherp gecontroleerd moeten worden. De ‘luie’ medewerkers dus. Deze medewerkers kunnen worden gemotiveerd binnen fysiologische en veiligheidsbehoeften.
  • Theorie Y stelt dat medewerkers graag willen werken en zich willen kunnen ontplooien. Deze medewerkers prefereren autonomie en worden het best gemotiveerd binnen sociale en waarderingsbehoeften.

Echter zijn de tijden sindsdien flink veranderd. Omgevingen worden steeds dynamischer en complexer, waardoor één invalshoek niet meer genoeg is. Hierdoor vallen ook andere klassieke theorieën, zoals de piramide van Maslow en de ‘satisfiers en dissatisfiers’ van Herzberg, buiten de boot.

"Wil je mensen motiveren, dan moet je ze aanspreken op hun eigen gevoel van zingeving" - Mark Tigchelaar

Verwachtingen, opbrengsten en waarde

Om in te spelen op die dynamiek, zijn er diverse moderne theorieën voor het motiveren van medewerkers opgesteld. Zo is er de SIMA-benadering (Systeem voor de Identificatie van Motivatie Aanleg) van Miller, waarbij talenten worden geïdentificeerd. In dit geval gaat het echter over een verandering, waarop de theorie van Vroom en Adams beter aansluit. In deze theorie staan drie kernpunten centraal: verwachting, opbrengsten en waarde. Motivatie wordt bepaald door de verwachting dat een uit te voeren taak leidt tot bepaalde opbrengsten met een bepaalde waarde. Een medewerker spant zich in op basis van die verwachting.

Medewerkers moeten dus:

  • weten wat er van hen verwacht wordt
  • de opbrengsten voor ogen hebben
  • de waarde inzien van die opbrengsten

In de praktijk betekent dit dat relaties zichtbaar moeten worden voor uw werknemers. In tegenstelling tot klassieke theorieën, waarbij er slechts één waarheid lijkt te zijn, is de theorie van Vroom en Adams breed interpretabel. In het geval van het up-to-date houden van informatie, zijn er dan ook diverse manieren om bovenstaand te bereiken. De impact van de manier waarop u dit aanvliegt, is echter persoonsafhankelijk. Motiveren is immers maatwerk: voor de ene werknemer zullen strakke regels omtrent het updaten van informatie beter werken dan voor de ander.

Hoe u het ook aanvliegt, deze drie uitgangspunten zijn fundamenteel:

  • Uw medewerkers moeten weten wat er van hen verwacht wordt. Zijn zij zich er eigenlijk wel van bewust hoe groot het belang is van up-to-date informatie?
  • Uw medewerkers moeten de opbrengsten voor ogen hebben. Dit kan gerealiseerd worden door concrete voorbeelden te laten zien waardoor het werk efficiënter verricht kan worden, of laat zien welke informatie gefundeerde beslissingen vereisen. Is data in het verleden bijvoorbeeld succesvol ingezet bij het maken van strategische beslissingen? Deel dan deze successen met medewerkers.
  • Uw medewerkers moeten de waarde inzien van die opbrengsten. Maak medewerkers ervan bewust dat informatie die niet up-to-date is, kan leiden tot inefficiëntie en dat dit effect heeft op de opbrengsten.

Zorg dat verwachtingen, opbrengsten en waarde helder zijn. Een DMS (Document Management Systeem) helpt om verwachtingen helder te krijgen, net als opbrengsten en de waarde daarvan. Door een volledig overzicht van afspraken en verplichtingen, bijvoorbeeld. Maar een DMS kan op meer manieren helpen om up-to-date informatie te stimuleren binnen uw organisatie.