Wat zijn de voordelen van digitale personeelsdossiers

Als werkgever bent u wettelijk verplicht om bepaalde gegevens over uw werknemers te documenteren. Om aan deze verplichting te voldoen kunt u als werkgever personeelsdossiers aanmaken. Deze dossiers zijn eveneens nodig bij ontslagprocedures.

Een eenvoudige manier om dossiers up-to-date te houden is door gebruik te maken van digitale personeelsdossiers, wij zetten graag de voordelen voor u op een rij.

1.      Tijdsbesparing

Het bijhouden van papieren personeelsdossiers kan veel tijd kosten. Ongetwijfeld kunt u deze tijd beter gebruiken voor andere zaken. Met het digitaal beheren van uw personeelsdossiers bespaart u tijd en dus ook geld. Zo zorgen de digitale personeelsdossiers ervoor dat u niet meer onnodig veel tijd besteed aan het zoeken naar personeelsdossiers en het bijhouden van de dossiers.

Met digitale personeelsdossiers kunt u al snel paar duizend euro besparen, als u ervan uitgaat dat een medewerker gemiddeld een half uur per dag bezig is met het bijhouden van personeelsdossiers. Dit komt ongeveer neer op 100 uur per jaar en een medewerker kost minimaal €25 per uur. Uiteindelijk bespaart u dus € 2.500 per jaar met digitale personeelsdossiers.

2.      Optimale vindbaarheid

Een enkele druk op de knop en u vindt wat u zoekt. De betere vindbaarheid resulteert in een hogere efficiëntie van uw werkprocessen. Dit zal dan ook direct leiden tot kostenbesparing.

Niet alleen voor het management is de optimale vindbaarheid een groot voordeel, maar ook voor uw medewerkers. De medewerkers kunnen dankzij de digitale personeelsdossiers heel gemakkelijk hun personeelsdossier inzien.  

3.      Toegankelijk

Een digitaal personeelsdossier is daarnaast eenvoudig bij te werken. Geen fysieke mappen meer die u steeds opnieuw in moet richten of waarbij belangrijke documenten zoek kunnen raken. Gewoon simpel en snel digitaal beschikbaar in uw digitale personeelsdossiers.

4.      Beveiliging gevoelige persoonsgegevens

In een personeelsdossier komen er veel verschillende dossiers naar voren, zoals bijvoorbeeld contracten, loonstroken, beoordelingen en secundaire arbeidsvoorwaarden. Deze informatie is zeer gevoelig voor zowel het bedrijf als voor de medewerker. Het is daarom van belang dat er goed omgegaan wordt met deze gevoelige informatie. Digitale personeelsdossiers helpt bij het beheren en beveiligen van de personeelsdossiers.  


Waarom personeelsdossiers digitaliseren?

Het overschakelen op een digitaal personeelsdossier kan erg spannend zijn. Soms is er bijvoorbeeld minder vertrouwen in een digitaal personeelsdossier en maakt u zich zorgen over een mogelijk verlies aan controle. In dit geval is het belangrijk te realiseren dat u als werkgever controle heeft op het digitale personeelsdossier en niet andersom. Zie een digitaal personeelsdossier als een extra werknemer die uw instructies opvolgt. Een digitaal personeelsdossier heeft hooguit enige inwerking nodig om aan uw verwachtingen te kunnen voldoen.

Een digitaal personeelsdossier moet uiteraard eerst opgezet worden voordat deze naar behoren kan functioneren. Hierbij is het belangrijk om een aantal zaken in gedachten te houden: vraag uzelf concreet af welke gegevens opgeslagen dienen te worden, specificeer wat u precies opslaat zodat u het gemakkelijk terug kunt vinden, betrek gebruikers zodat zij tijdig leren omgaan met de digitale personeelsdossiers en voldoe uiteraard aan wetgeving. Zorg er ook voor dat u voldoende tijd neemt om uw bedrijfsprocessen aan te passen aan de nieuwe digitale personeelsdossiers. Laat het vooral een natuurlijk proces zijn. Dat is het meest effectief.