Wat is ECM & Wat is een DMS? De termen uitgelegd

ECM, DMS, CMS, KAM, RMA. Soms lijkt het alsof de hele IT-wereld bestaat uit drie letterige afkortingen. Het wordt helemaal ingewikkeld wanneer sommige van deze termen deels met elkaar overlappen. En dat is precies wat er vaak gebeurt met ECM en DMS; twee termen die soms als synoniem worden gebruikt, maar vaak voor veel verwarring zorgen. Hoewel er overeenkomsten tussen de termen zijn, zijn er ook belangrijke verschillen. In dit blog lichten wij ze toe.

Wat is een Document Management Systeem (DMS)?

Definitie van DMS

DMS staat voor ‘document management systeem. Het is een systeem waarin documenten worden opgeslagen, op zo’n manier dat deze makkelijk beheerd en teruggevonden kunnen worden. Een belangrijk onderdeel hiervan is de metadata: data over de data. Denk hierbij aan een omschrijving, datum, versie, status, auteur, team etc. De basis is dus één centrale plek waarin alle documenten van een organisatie worden opgeslagen. Het voordeel? Alle medewerkers en alle applicaties (denk bijvoorbeeld aan het klant-relatiesysteem of het productiesysteem) gebruiken altijd dezelfde documenten, de juiste versie, in de juiste context.

Waar wordt een DMS voor gebruikt?

Document management systemen worden vaak ingezet op operationeel niveau om de documentenstroom met werkprocessen te stroomlijnen. Iedereen werkt altijd aan het juiste document en dat document wordt op het juiste moment in het werkproces gebruikt, door mens en/of applicatie. Hierdoor blijven geautomatiseerde bedrijfsprocessen ook praktisch omdat de documenten niet vanuit meerdere systemen en/of locaties bij elkaar hoeven worden gezocht. Maar denk ook aan het opbouwen of bijhouden van dossiers rondom klanten, medewerkers of projecten. Alles, van contracten, facturen, correspondentie tot e-mails, wordt samengebracht in veilige digitale dossiers en is eenvoudig terug te vinden en beschikbaar via PC, tablet of mobiel. Daarnaast wordt DMS ook gebruikt om beter te kunnen samenwerken in een organisatie, mensen kunnen bijvoorbeeld samen aan documenten werken zonder dat er gedoe is over versies.

Wat is Enterprise Content Management (ECM)?

Definitie van ECM

ECM staat voor ‘Enterprise Content Management’, ofwel het beheren van ongestructureerde informatie binnen een organisatie. Met ongestructureerd bedoelen we informatie die niet direct als database-entry benaderbaar is. Het soort documenten waar we het over hebben, kan enorm uiteenlopen: van de bekende Word- en Excel-documenten tot e-mails, xml-bestanden, video en audio. De definitie is dus breed interpreteerbaar. Alles van Digital Asset Management, Record Management, Workflow Management tot Web Content Management, maar ook documentmanagement, valt onder dit ene begrip. In plaats van ECM te zien als een systeem, kan het beter worden gezien als aanpak, waarin alle genoemde facetten met elkaar worden afgestemd. 

Het ontstaan van ECM

ECM is als vakgebied ontstaan toen de functionaliteiten, van aan de ene kant de Web Content Management Systemen en aan de andere kant Document Management Systemen, meer en meer in elkaar begonnen over te lopen. Web Content Management Systemen kregen functionaliteiten in zich om documenten te beheren. Tegelijkertijd kregen Document Management Systemen steeds vaker de mogelijkheid om de informatie te ontsluiten naar digitale portalen, zoals websites.

Waar wordt ECM voor gebruikt?

Juist omdat ECM zo’n breed begrip is, wordt het ook op veel verschillende manieren gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan het terugdringen van papierstromen in een bedrijf, het ontsluiten van processen over meerdere systemen heen en het creëren van thema portalen waarin documenten en informatie op een heldere wijze met elkaar wordt gedeeld en verwerkt. Hierdoor wordt voorkomen dat belangrijke documenten kwijtraken en kan er worden aangetoond dat er voldaan wordt aan bepaalde wet- en regelgeving. Om dit alles in goede banen te leiden, valt ECM vaak onder de regie van een informatiemanager.

Het verschil tussen ECM en DMS

We hebben gezien dat er een grote overlap is tussen een Document Management Systeem en Enterprise Content Management. Hoewel een Document Management Systeem al eerder bestond, is Enterprise Content Management de overkoepelende term. Want daar waar een Document Management Systeem zich richt op het opslaan en beheren van documenten, gaat Enterprise Content Management een stapje verder dan alleen documenten, maar kan vooral ook worden gezien als een aanpak-methodiek, onder de regie van een informatiemanager. 

De focus van de twee systeemcategorieën is ook anders. Bij DMS ligt de focus op het automatiseren en stroomlijnen van meerdere document-gedreven bedrijfsprocessen. Bij ECM ligt de focus juist meer op het samenbrengen van alle informatie (documenten, inter- & intranet sites, webportalen etc.) in een organisatie tot één geheel dan wel één  bedrijfsbreed systeem.

Maar wanneer kiest u nou voor een ECM-oplossing en wanneer is een DMS juist aan te raden? Dat ligt volledig aan de wensen die u heeft, dan wel de fase waarin uw organisatie zich begeeft. Wat wilt u bereiken met de oplossing? Ga dat bij uzelf na of vraag één van onze consultants om met u mee te denken.

Bent u er al uit en weet u dat u een DMS nodig heeft? Vraag dan een demo aan van DocBase