Digitale handtekening: Wat zijn de voordelen?

Vaak gaat het zetten van de handtekening nog met pen en papier. Het uitprinten en handmatig ondertekenen van documenten, zoals bijvoorbeeld contracten, neemt veel tijd in beslag. Steeds meer bedrijven kiezen er daarom voor om hun contracten digitaal te ondertekenen met een digitale handtekening. Deze bedrijven hebben de stap gemaakt naar efficiëntie en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Naast efficiëntie is het ook belangrijk dat er secuur wordt omgegaan met het plaatsen van een handtekening. Met de digitale handtekening is dit gegarandeerd. Maar wat is nu precies een digitale handtekening? 

Wat is een digitale handtekening?

Een digitale handtekening, die ook wel een elektronische handtekening wordt genoemd, is een digitale variant van een gewone handtekening. Digitale gegevens van de handtekening worden gekoppeld aan bijvoorbeeld e-mails of een Word of PDF document. Soms is zo'n handtekening een gescande versie van iemands gewone handtekening, maar u kunt uw handtekening ook zelf digitaal maken met behulp van speciale software. De geavanceerde digitale handtekening heeft dezelfde juridische waarde als een gewone handtekening.


De stap naar de digitale handtekening zorgt voor iedere organisatie voor voordelen, wij zetten deze voordelen graag voor u op een rij. 

4 belangrijkste voordelen van de digitale handtekening

1. Bespaar tijd, geld en papier

Het grootste en meest voor de handliggende voordeel is de besparing van tijd, geld en papier. Met de stap naar de digitale handtekening is het uitprinten van contracten verledentijd. Dankzij de digitale handtekening plaatst u eenvoudig en snel een handtekening onder een contact. Na het plaatsen kunt het contract eenvoudig via de mail versturen, inplaats van via de post. Dit alles zorgt ervoor dat het proces van het ondertekenen van een contract efficiënt gebeurt. 

Hoe het proces van het plaatsen van een digitale handtekening in zijn werk gaat, leest u in de whitepaper 'Digitale ondertekening'.

2. Veilig communiceren

Het plaatsen van een digitale handtekening onder een contract is in de wet rechtsgeldig. Het burgelijk wetboek geeft aan dat de methode voldoende betrouwbaar is en het dezelfde rechtsgevolgen als een handmatige handtekening heeft.

Dankzij het moeten verifiëren van de digitale handtekening zorgt u ervoor dat zowel de zender als de ontvanger veilig communiceren. 

3. Identiteit van de afzender garanderen

Met het plaatsen van een digitale handtekening onder een contract garandeert u de identiteit van de afzender. Het plaatsen van een digitale handtekening wordt dan ook gezien als betrouwbaar middel.

Dankzij het verifiëren van de digitale handtekening communiceert u niet alleen veilig, maar zorgt het ook voor vertrouwen in de identiteit van de ontvanger. 

4. Milieuvriendelijk

Het printen van contracten gaat in de meeste gevallen gepaard met grote stapels papier. Contracten moeten namelijk vaak in twee- of drievoud worden ondertekend. Waarna contracten is sommige gevallen nog worden verstuurd via de post. Alles staat met de digitale handtekening digitaal en het printen van documenten is verledentijd. Zo draagt u met de digitale handtekening bij aan het milieu. 

Ook richting uw klanten geeft u met de digitale handtekening aan dat u zich inzet voor het milieu, dankzij het niet onnodig uitprinten van contracten.  


Software voor digitaal ondertekenen

Met de module DocBase Sign binnen ons Document Management Systeem (DMS) wordt het creëren van een digitale handtekening een koud kunstje en bent u verzekerd van een efficiënt werkproces. Een veilige, kostenbesparende en milieuvriendelijke handtekening onder al uw documenten en e-mails met DocBase.