Uw informatie structureren in 5 stappen

Processen vertragen door inefficiëntie informatieoverdracht. Bijvoorbeeld vanwege chaos in het archief, een onoverzichtelijke mappenstructuur op uw pc of er is een andere reden waarom informatie niet optimaal wordt geborgen of benut. Herkenbaar? Dan is het tijd om structuur aan te brengen in de berg gegevens. In dit blog leggen we uit hoe u uw informatie structureert in 5 stappen.

5S methodiek.png

Voor het structureren van de informatie is het handig om gebruik te maken van de 5S-methodiek. De methodiek vindt haar wortels in Japan en staat voor orde en netheid. Door informatie te sorteren, schikken, schoonmaken, standaardiseren en standhouden, zorgt u niet alleen voor gestructureerde informatie op dit moment, maar legt u ook een basis voor de toekomst. Dit kan u en uw medewerkers op jaarbasis een hoop tijd besparen!

 Bron: http://vtown.vn/ 

Stap 1: Sorteren

Voordat u aan de slag gaat met het daadwerkelijk structureren, is het goed om een nadere blik te werpen op het werkproces. Door informatie op te halen bij de werknemers die bij het proces betrokken zijn of hier dichtbij staan, kan het proces visueel gemaakt worden. Hierdoor krijgt u inzicht in het proces en de bottlenecks die de efficiëntie belemmeren. Binnen de 5S-methodiek wordt dit sorteren genoemd. Sorteren geeft, naast inzicht in de bottlenecks, een beeld van wat er wél goed gaat binnen het proces. De processtappen die daartoe behoren, vormen het skelet voor het geoptimaliseerde proces.

Stap 2: Schikken

Het schikken is de stap waarbij de onderdelen (informatie) die stap 1 hebben ‘overleefd’, op een logische manier worden geschikt. De informatie krijgt een vaste plek. Hierbij is het belangrijk dat de hiërarchie van de plekken waar de informatie zich bevindt, logisch opgebouwd is en daardoor de informatie makkelijk vindbaar is. Om de continuïteit te bewaren, moeten de betrokken personen op de hoogte gebracht worden. 

Stap 3: Schoonmaken

Nu alle informatie de juiste plek heeft, is het zaak dat de informatie gestructureerd blijft. Daarom moeten bronnen die voor vervuiling zorgen worden dichtgestopt. U kunt daarbij, in het geval van uw mailbox, denken aan het afmelden voor nieuwsbrieven die u toch niet leest. Door risico’s van het verleden en bedreigingen voor de toekomst op een rij te zetten en dit te herleiden naar de bron die het veroorzaakt, krijgt u inzicht in (mogelijke) kanalen die vervuiling in uw informatie kunnen veroorzaken.

Stap 4: Standaardiseren

Dit begint bij documentatie van procedures en regels. In de toekomst zal er namelijk steeds meer informatie in het archief bijkomen. Wanneer gebruikers niet weten hoe het systeem is ingedeeld en hoe zij informatie moeten bergen, is een ongeorganiseerde chaos binnen no-time gecreëerd. Alle voordelen van uw werk gelden dan maar voor korte duur. Zorg er dus voor dat de documentatie van procedures en regels wordt verspreid in de organisatie. Afhankelijk van uw organisatie, kunt u denken aan bijvoorbeeld een handboek of een checklist.

Stap 5: Standhouden

Behalve dat werknemers tegen de grote berg werk op kunnen zien, is het aanleggen van een gebruiksvriendelijk en gestructureerd archief voor organisaties niet het grootste struikelpunt. Het werkelijk gestructureerd houden van informatie is een veel grotere uitdaging. Stel daarom iemand aan die dit controleert of zorg ervoor dat de betrokkenen gezamenlijk verantwoordelijk worden gesteld.

Het structureren van informatie zorgt ervoor dat een berg gegevens behapbaar, snel vindbaar en overzichtelijk kan worden gemaakt. Deze efficiëntieslag kan voor serieuze besparingen zorgen als het gaat om overheadkosten. Een document management systeem (DMS) kan het structureren van informatie nóg makkelijker maken.

Deel dit bericht: