De impact van ongestructureerde informatie op leveringsbetrouwbaarheid

Bedrijven is er altijd alles aan gelegen om de producten tijdig uit te leveren aan de klant. Er wordt flink geïnvesteerd in software om de planning te maken. Om te kunnen leveren op het moment dat de klant dat wil, worden er afspraken gemaakt om uw producten per vrachtwagen, per trein of desnoods per vliegtuig bij de klant af te leveren. Tegelijkertijd komen de benodigde grondstoffen just-in-time binnen, zodat u zo weinig mogelijk voorraad hoeft te houden. Alles is tot in de details gepland.

Maar wat als het zwakke punt in uw logistieke systeem niet de transport en logistiekplanning is, maar ongestructureerde informatie? Wat zou het voor uw bedrijf betekenen als u dankzij een betere informatievoorziening nog efficiënter kunt plannen en tegelijkertijd minder fouten kunt maken? Een documentmanagementsysteem (DMS) kan ervoor zorgen dat de leveringsbetrouwbaarheid van uw bedrijf nog groter wordt.

 

Ongestructureerde informatie in de praktijk

Een fictief praktijkvoorbeeld: een bedrijf dat fietsen maakt krijgt een grote order uit Groot-Brittannië voor een partij herenfietsen. De order is een grote kans voor het bedrijf omdat het nog niet eerder actief is geweest is op de Britse markt. De wielen voor de fietsen worden in Polen gemaakt. In Nederland worden de fietsen afgemonteerd, verpakt en vervolgens gedistribueerd.

Oorspronkelijk moet het bedrijf op 15 maart de fietsen afleveren in Birmingham. Een week nadat de overeenkomst is gesloten, maar ruim voordat er gepland gaat worden, komt er een verzoek binnen of de fietsen ook op 8 maart geleverd kunnen worden. Dit verzoek wordt gehonoreerd en er wordt een aangepaste inkoopovereenkomst opgesteld.

Bij de toeleverancier in Polen wordt de planning keurig aangepast. De wielen zullen op 20 februari klaar zijn en men verwacht dat deze dan dezelfde dag nog opgehaald worden. Op 20 februari zijn de wielen perfect volgens planning gereed, maar de vrachtwagen komt niet.

Er wordt driftig gebeld met het hoofdkantoor in Nederland en het blijkt dat de planning door de afdeling logistiek niet is aangepast. Het lukt zo snel niet meer om een andere vrachtwagen te charteren en de wielen worden pas op 25 februari opgehaald.

Wat was er precies gebeurd? De logistiek planner had de nieuwe inkoopovereenkomst die hij per mail had ontvangen opgeslagen met de bestandsnaam: Overeenkomst_naamklant_v2. Het oorspronkelijke contract was opgeslagen met de naam Overeenkomst_naamklant_definitief. Toen de planner de planning ging maken is hij er blindelings vanuit gegaan dat het bestand met definitief in de bestandsnaam de juiste versie was.

De gevolgen zijn groot. Om de productie van een volgende lading wielen doorgang te laten vinden, moest er in Polen opslagruimte gehuurd worden. De productieplanning in Nederland was wel op orde, waardoor er op de ochtend van 23 februari een aantal flexmedewerkers ingeroosterd stonden die naar huis gestuurd moesten worden. En wellicht het belangrijkst; een ontevreden klant die niet snel weer zijn herenfietsen bij dit bedrijf zal bestellen.

 

Hoe kan een DMS u helpen om de leverbetrouwbaarheid te verhogen?

In bovenstaande voorbeeld leidde een klein foutje in de informatievoorziening tot een grote kostenpost. Naast de onherstelbare schade in de relatie met de klant werden er ook andere kosten gemaakt. Zo moest er in allerijl een vrachtwagen gestuurd worden en hebben flexmedewerkers een dag betaald staan wachten op de levering van de wielen.

Met een documentmanagementsysteem (DMS) had bovenstaande situatie eenvoudig voorkomen kunnen worden. Een DMS biedt verschillende voordelen als het gaat om het beheer van de documenten en informatiestromen binnen een bedrijf.

 

De voordelen

Alles op één centrale plek: Alle informatie staat op een centrale plek opgeslagen. Dit betekent dat iedereen met de juiste rechten in een handomdraai alle informatie kan vinden die noodzakelijk is. Medewerkers hoeven nooit meer het halve bedrijf af te mailen op zoek naar een inkoopovereenkomst of ander document.

Makkelijk te doorzoeken: De informatie is op verschillende manieren te ordenen. Zo is het mogelijk om documenten te voorzien van tags. Als een accountmanager even snel wil opzoeken wat de kosten zijn van een bepaald onderdeel, dan kan hij eenvoudig alle inkoopovereenkomsten openen.

Versiebeheer: Met behulp van versiebeheer is altijd duidelijk wel document het meest recent is. Fouten als in het voorbeeld kunnen hiermee voorkomen worden. Gegevens die per ongeluk overschreven zijn kunnen worden teruggehaald.

Inrichten van workflows: Met behulp van workflows kunnen er eenvoudig taken aangemaakt worden aan de hand van de documenten. Als er een nieuwe versie van een orderovereenkomst is, worden de relevante afdelingen automatisch op de hoogte te houden.

Strenge beveiliging: De systemen zijn streng beveiligd. Zo worden alle bestanden versleuteld opgeslagen en is het DMS uitgerust met tweefactor authenticatie, een vergelijkbare beveiliging als bij uw bank.

Minder noodzaak voor papier: In het DMS staat altijd de laatste versie van een document. Er hoeft minder geprint te worden. Dit verkleint ook de kans dat gevoelige bedrijfsinformatie ergens wordt achtergelaten.

Eenvoudig delen van informatie: Informatie kan eenvoudig gedeeld worden met mensen binnen het bedrijf, maar ook daarbuiten. Zo kunt u toeleveranciers of ontwerpers toegang geven tot precies die informatie die zij nodig hebben.

DocBase demo aanvragen

 

Een DMS in de praktijk

Bij de fietsfabrikant is na het debacle met de levering naar de Britse klant besloten om een DMS in te richten. Het documentmanagement is veel beter op orde. Er hoeft nooit meer gewacht te worden op mailtjes met documenten van medewerkers die afwezig of druk zijn. Dankzij het versiebeheer wordt altijd de juiste versie van het ontwerp gebruikt. Hierdoor is het aantal fabricagefouten gedaald. Omdat er signaleringen komen als er aanpassingen zijn geweest in inkoopovereenkomsten, behoren fouten in de planning tot het verleden.

Ook de afdelingen die zich niet direct met productie bezighouden zijn erg blij met het systeem. Het administratieve personeel maakt ook minder fouten als gevolg van het versiebeheer dat een DMS mogelijk maakt. Op de HR-afdeling zijn de gegevens van alle medewerkers eenvoudig terug te vinden. De accountmanagers kunnen met behulp van een mobiele applicatie snel gegevens opzoeken die van belang zijn tijdens de klantgesprekken.

 

De waarde van een DMS in de maakindustrie

Hoe goed u de planning en logistiek in uw bedrijf ook heeft georganiseerd, deze systemen zijn afhankelijk van de input. Een DMS kan van grote waarde zijn om ervoor te zorgen dat uw planners en andere medewerkers altijd toegang hebben tot de juiste informatie. Op deze manier kunnen fouten worden voorkomen en kunt u de leverbetrouwbaarheid van uw bedrijf vergroten.

De voordelen van een DMS blijven niet alleen beperkt tot de leverbetrouwbaarheid. De kwaliteit van de producten neemt toe en ook de ondersteunende afdelingen hebben veel baat bij een DMS. In andere woorden, een DMS levert een grote bijdrage aan de dienstverlening van uw onderneming.