Maak je HR-afdeling eenvoudig AVG compliant

We zijn allemaal druk bezig met de nieuwe privacy wetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming, en alle media staan er bol van. Iedere organisatie en iedere afdeling binnen de organisatie die werkt met persoonsgegevens moet gaan voldoen aan de wetgeving voor 25 mei 2018. Het is dus de maand van de waarheid. En hoever bent u met de voorbereidingen?

Speciaal voor de HR-afdeling

In deze blog richten wij ons op de HR-afdeling. Wel één van de belangrijkste afdelingen als het gaat om de nieuwe privacy wetgeving. Want hoe gaan we bijvoorbeeld om met alle CV's die we binnenkrijgen? Of alle personeelsovereenkomsten en persoonsgegevens van het personeel? Dit is waar we allemaal rekening mee moet houden. En kort gezegd is de oplossing: Alle HR-documenten digitaal beheren met een automatische bewaartermijn. 

Werkt u op een andere afdeling en heeft u toch ook strubbelingen met de AVG? Wij helpen u op weg met ons E-book en ons 10-stappenplan naar de AVG.

Digitale personeelsdossiers

De snelste weg naar het voldoen aan de AVG op de HR-afdeling is met het digitaal beheren van alle HR-documenten, ook wel digitale personeelsdossiers genoemd. De digitale personeelsdossiers geven u de mogelijkheid een grote efficiency slag te maken in de organisatie. Het is dus niet alleen voor de AVG een mooie oplossing, maar ook voor de manier van werken is het een enorme vooruitgang. Zo blijft het lastig om alle personeelsdossiers overzichtelijk en up-to-date te houden. Dit komt omdat de meeste bedrijven nog werken met papieren personeelsdossiers. 

Toch geven we de prioriteit vaak niet aan het digitaal beheren van deze gevoelige informatie. Wat toch best vreemd is, als je nu kijkt naar de AVG en de andere voordelen van de digitale personeelsdossiers. 

DocBase Personeelsdossiers

DocBase Personeelsdossiers is zo ontworpen dat eenvoudig aan de nieuwe AVG regels wordt voldaan en alles naar wens is in te richten. Bewaarplicht wordt in kenmerk-velden (automatisch) meegegeven aan documenten zoals contracten, C.V.’s, enz. Ook sollicitatiebrieven waar weer andere bewaartermijnen aan hangen worden gecontroleerd en bewaard zolang dat mag. U kunt dit alles eenvoudig beheren en bewerken. Per document-soort kunnen andere bewaartermijnen worden geselecteerd (al dan niet automatisch). 

Persoonlijke gegevens zonder zakelijk doel kunnen op verzoek verwijdert worden om volgens de AVG te voldoen aan het recht om vergeten te worden. Met DocBase Personeelsdossiers zijn veranderingen in wet- en regelgeving snel door te voeren. Dat is de kracht van de flexibiliteit die DocBase zo kenmerkt.

DocBase Personeelsdossiers is ook geschikt voor internationaal gebruik met wellicht andere kenmerken die bij documenten moeten worden vastgelegd of andere bewaartermijnen. Dit kan allemaal in hetzelfde systeem. Met configureren wordt zo een standaard software oplossing op maat ingericht.

Deel dit bericht: