Is er behoefte aan een kwaliteitsmanagementsysteem? Zo komt u erachter!

Ieder bedrijf is continu op zoek naar manieren om de kwaliteit van de producten of dienstverlening te verbeteringen. Alleen op deze manier kan uw bedrijf vooruit en kunt u blijven innoveren. In de praktijk is het echter vaak zo dat het verbeteren van de kwaliteit op ad-hoc wijze gebeurt. Fouten worden verholpen, maar de kwaliteit wordt niet planmatig verhoogd.

Een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) is een systeem waarin processen, procedures, rollen en verantwoordelijkheden voor het behalen van doelen op het gebied van kwaliteit zijn vastgelegd. Op deze manier worden activiteiten om de kwaliteit te verbeteren gecoördineerd. Kwaliteit kan in dit geval gedefinieerd worden als externe kwaliteit (bijvoorbeeld meer klanttevredenheid of voldoen aan wet- en regelgeving), maar kan ook intern zijn (bijvoorbeeld efficiëntere werkprocessen of hogere tevredenheid onder de medewerkers).

Waarom starten met een KMS?

Veel bedrijven en organisaties gebruiken een kwaliteitsmanagementsysteem om hun processen te verbeteren. Uit de ervaringen van deze bedrijven blijkt dat een KMS zes grote voordelen biedt ten opzichte van verbeteringen aan de kwaliteit zonder plan.

1. Klachten over kwaliteit terugbrengen

Hoe goed de producten of diensten ook zijn die uw bedrijf levert, van tijd tot tijd zullen er klachten binnenkomen over de kwaliteit hiervan. Soms is de oorzaak vrij snel duidelijk, bijvoorbeeld een onderdeel van slechte kwaliteit. Een bedrijf dat geen KMS heeft geïmplementeerd, kiest er vaak voor om het onderdeel te vervangen door een ander onderdeel. Een KMS is er juist op gericht om te voorkomen dat er in de toekomst nog vaker ondeugdelijke onderdelen worden gebruikt.

Dit betekent in de praktijk dat een KMS er toe zal leiden dat de controles op de onderdelen worden aangescherpt. Zo wordt voorkomen dat het probleem in de toekomst nog eens voorkomt. Reageert uw bedrijf door alleen een nieuwe leverancier te zoeken voor dat bepaalde onderdeel, dan kunt u er donder op zeggen dat er vroeg of laat weer een keer slechte onderdelen gebruikt gaan worden, met alle gevolgen van dien.

2. Efficiency verhogen

Uiteraard wilt u met uw bedrijf zo efficiënt mogelijk werken. Een KMS is hier de juiste gereedschapskist voor. Een KMS stelt u namelijk in staat om op een systematische wijze naar het gehele productieproces te kijken. Dit is broodnodig omdat het overzicht van individuele medewerkers vaak maar beperkt is tot het onderdeel van het bedrijfsproces waar zij deel van uitmaken.

3. Procesmatig werken

Een van de grootste voordelen van een KMS is het denken in processen. Enerzijds betekent dit dat er goed gekeken wordt naar hoe bepaalde processen op elkaar kunnen aansluiten. Waar zitten inefficiënties in het proces en hoe kunnen deze opgelost worden?

Aan de andere kant worden er nieuwe processen opgezet die leiden tot een betere kwaliteit. Denk hierbij aan procedures rondom het omgaan met fouten. Wat gebeurt er als er een ondeugdelijk product van de band rolt? Wordt dit product gewoon weggegooid of wordt er een procedure opgestart om te voorkomen dat deze fout in de toekomst nog eens gemaakt wordt?

4. Continue verbeteringen

Een van de belangrijkste veranderingen bij een KMS is een cultuurverandering. Er ontstaat een cultuur waarin continu gezocht worden naar manieren om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren. Dit komt omdat medewerkers ervaren dat het bedrijf waarin zij werken zich continu wil verbeteren.

Deze cultuuromslag heeft veel voordelen. Medewerkers melden het sneller als zij merken dat er dingen zijn die beter kunnen. Omdat hun suggesties serieus worden genomen, voelen zij zich gewaardeerd. Hierdoor stijgt de werktevredenheid.

5. Kwaliteitscertificaten behalen

Steeds meer opdrachtgevers eisen dat hun leveranciers voldoen aan bepaalde kwaliteitseisen, zoals ISO-normen. Verlangt een opdrachtgever dat uw bedrijf ISO-9001 gecertificeerd is, dan bent u zelfs verplicht een deugdelijk KMS te hebben. Het is duidelijk dat u dan klandizie misloopt als u geen KMS heeft. Ook als certificering geen harde eis is, kan dit wel een goede marketingtool zijn. U laat immers zien dat u kwaliteit serieus neemt.

Om een sectorspecifiek certificaat te behalen, zijn vaak systematische verbeteringen nodig. Deze verbeteringen raken vaak het gehele bedrijfsproces. Omdat deze veranderingen zo allesomvattend zijn, is het van groot dat belang dat u deze verbeteringen systematisch aanpakt. Ook sectorspecifieke kwaliteitscertificaten bevatten vaak elementen van een KMS. Zo vereisen veel certificeringen op het gebied van informatiebeveiliging dat er regelmatig gekeken wordt of de maatregelen die het bedrijf heeft genomen nog effectief zijn.

6. Besluitvorming op basis van feiten

Met name in de dienstensector gebeurt het vaak dat er beslissingen worden genomen op basis van uitzonderingen. Uitzonderingen blijven veel beter hangen in de hoofden van de medewerkers dan de regel. Dit leidt er heel vaak toe dat er verkeerde beslissingen worden genomen. Wellicht komt de uitzondering dan niet meer voor, maar in de gevallen waarin er niets bijzonders aan de hand is, zijn de uitkomsten minder optimaal.

Een KMS kan dit ondervangen doordat er in een KMS alleen besluitvorming op basis van feiten wordt gedaan. Er wordt gedegen onderzoek gedaan waarom een bepaalde situatie is voorgekomen. De intuïtie en het selectieve geheugen van medewerkers beïnvloeden de beslissingen niet langer omdat het KMS verlangt dat er gekeken wordt naar de keiharde feiten. Het resultaat is dat er betere beslissingen worden genomen.

Heeft u een KMS nodig?

Misschien denkt u na het lezen van deze redenen het volgende: ‘maar mijn medewerkers zijn allemaal vakmensen die continu op zoek zijn naar manieren om slimmer, sneller en beter te werken’. Dat kan zijn. Ook zonder KMS is het mogelijk om de kwaliteit te verhogen, maar dit gebeurt niet op een gestructureerde manier. U bent afhankelijk van de interesses van de medewerkers. Uw medewerkers ontbreekt het vaak aan de tijd en de mogelijkheid om het hele bedrijfsproces te overzien. Hierdoor verzinnen zij een noodverband terwijl een kleine aanpassing eerder in het proces misschien al voldoende is.

Een KMS stelt uw organisatie in staat om de kwaliteit op systematische wijze te verbeteren. Hierbij wordt het hele bedrijfsproces onder de loep genomen, waardoor ook onderdelen die ‘minder’ sexy zijn of minder in het oog springen, worden aangepakt. De focus op kwaliteit straalt af op uw hele bedrijf. Dit heeft niet alleen een goede invloed op de tevredenheid van medewerkers, maar dit straalt u ook uit naar buiten.

Deel dit bericht: