Informatie is waardeloos wanneer het niet kan worden worden gevonden

Het op het juiste moment kunnen benaderen van essentiële informatie onderscheidt de winnaars van de verliezers in de hedendaagse op informatie gebaseerde economie.

Het gebeurt maar al te vaak dat kenniswerkers niet slagen om de benodigde informatie te vinden terwijl deze wel in de organisatie aanwezig is. Er zijn vele redenen hiervoor aan te wijzen, soms zijn ze technisch van aard, soms cultureel en soms persoonlijk. Maar wat de reden ook is, het kost de organisatie veel geld aan verloren tijd.

De basis voor goede besluitvorming is bij de beschikbare informatie kunnen komen. Dit scheelt tijd maar het voorkomt ook frustratie. Bovendien leidt het tot minder dubbel (of nog veel vaker) aanwezig zijn van dezelfde informatie op diverse plekken in de organisatie. En het voorkomt dat er dubbel werk wordt gedaan in de zin van het opnieuw creëren van documenten omdat ze niet gevonden worden. Een multinational in de chemische sector heeft bijvoorbeeld meer dan 400.000 Sharepoint sites met 3TB aan data. Zie dan nog maar eens de juiste informatie te vinden. Ten eerste kost het in de lucht houden van zoveel sites enorm veel beheersinspanning en dataopslag maar bovendien zal veel dubbele informatie op die verschillende sites aanwezig zijn, of overbodig of van lage marktwaarde zijn.

Hoeveel kost dit dan?

Dat is moeilijk te zeggen. We kunnen wel een schatting maken. Stel, een kenniswerker kost gemiddeld 70.000 euro per jaar en dat hij grofweg 0,5 uur per dag besteedt aan het zoeken naar informatie (vermoedelijk ligt dit nog hoger) die niet gevonden wordt. Dan wordt dik € 4.000 per jaar per medewerker verloren aan niet gevonden informatie. ofwel maar liefst 5,7% van de kosten van die werknemer! Daar komt dan nog bij het opnieuw creëren van de informatie dus in totaal kan dit zo maar oplopen naar 10% van de kosten van een werknemer die niet leiden tot meer productiviteit. Een gigantische bron voor verbetering van de winstmarge in een organisatie. Dit wordt vaak niet zo ervaren omdat het verborgen kosten zijn.

Diverse studies met verschillende gekwantificeerde uitkomsten zijn in de afgelopen 15 jaar gedaan maar een ding is zeker: of het nu 2% of 40% van de tijd is die verloren gaat aan verborgen informatie in het bedrijf, er is een enorme wereld te winnen waarbij ook werknemerstevredenheid nog eens een rol speelt waar ik nog helemaal niet over gesproken heb. Want hoe vervelend is het niet om werk over te doen of te zoeken zonder te vinden?

Alle informatie die niet centraal geïndexeerd is zal niet worden weergegeven bij zoekopdrachten. We noemen dit ook wel het onzichtbare intranet. Vooral ongestructureerde content zoals documenten, mailberichten, afbeeldingen, audio, video, enz. is moeilijk vindbaar wanneer er niet meer structuur middels metadata toekenning aan wordt gegeven.

Door de informatiehuishouding op orde te hebben, creëer je een veel sneller reagerende organisatie en grotere klantentevredenheid omdat je snel kunt reageren op vragen.

Dus…..
hoe belangrijk is het voor uw organisatie, en bijna elke organisatie is tegenwoordig een kennisorganisatie, dat u werk maakt van goed informatiemanagement? Documentbeheer wordt vaak gezien als belangrijk maar niet urgent. Dat zou u nog wel eens duur kunnen komen te staan. Kom nu in actie en regel dat naast uw personeel ook die andere belangrijke asset van het bedrijf, informatie, onder controle en in orde is zodat u als organisatie beweeglijk bent op basis van de juiste informatie en pro-actief kunt reageren.