Hoe werkt een KAM-systeem of QHSE management system?

KAM is de afkorting voor 'Kwaliteit, Arbo en Milieu'. KAM wordt in het Engels ook wel QHSE genoemd. QHSE staat voor 'Quality, Health, Safety and Environment'. In de vorige blog 'Wat is een KAM-systeem of QHSE management system?' heeft u kunnen lezen wat een KAM-systeem of QHSE management system is en wat u ermee kunt.

Wet- en regelgeving

Met een KAM-systeem of QHSE management system kunt u borgen dat u voldoet aan de wet- en regelgeving, door aantoonbaar zorg te dragen voor de Kwaliteits-, Arbo- en Milieuwetgeving. Zo is het zaak dat u in het geval van nieuwe wetgeving de nieuwe regelingen doorneemt en vastlegt. Een KAM-systeem kan hierbij digitaal vastleggen dat één en ander door betrokken personen is gedaan of gelezen. Het systeem draagt niet alleen bij aan de veiligheid en kwaliteit van uw bedrijf en uw product, maar ook voor het aantoonbaar voldoen aan milieu eisen voor uw klanten en leveranciers.Zoals in het vorige blog '7 risico's vermijden met een KAM-systeem voor brzo-bedrijven' ook staat omschreven, is het van groot belang de nieuwe wetgeving op te volgen en te publiceren voor uw personeel, uw klanten en leveranciers. Het zorgt voor een beter imago, hogere klanttevredenheid en minder risico’s op boetes, een milieuschandaal of bedrijfsongeval. 

Voor uw organisatie dient een KAM-systeem niet alleen om te voldoen aan de wetgeving en het vermijden van de risico’s. Het is ook een systeem om draagvlak te creëren voor het waarborgen van kwaliteit, arbo en milieu. Ook fungeert het systeem als hulpmiddel om kennis over te dragen aan en te delen met het personeel, klanten en leveranciers.

U heeft nu kunnen lezen wat de voordelen voor u zijn en wat een KAM-systeem voor u kan betekenen, maar hoe werkt een KAM-systeem nu precies?

5-stappen plan 

In slechts 5 simpele stappen werkt u in een KAM-systeem volgens de nieuwe wetgeving. Wij laten graag zien hoe het in zijn werk gaat.

Stap 1: Notificatie van de nieuwe wetgeving

De kwaliteitsmanager wordt op de hoogte gebracht van nieuwe wetgeving. Deze wetgeving wordt opgehaald uit externe bronnen. Hierbij valt te denken aan een nieuwsbrief of via nieuwsberichten op het internet.

Stap 2: Publiceren in het KAM-systeem

De informatie over de nieuwe wetgeving wordt door de kwaliteitsmanager vastgelegd in het systeem. Bij het vastleggen wordt door de kwaliteitsmanager een reviewproces gestart waarmee geborgd wordt dat betrokken medewerkers nota nemen van de wijzigingen en eventueel zelf aanpassingen doorvoeren in fysieke documenten op de werkvloer.

Stap 3: Personeel op de hoogte brengen

De volgende stap is om het nieuws binnen de organisatie te verspreiden. Medewerkers krijgen een automatische notificatie van de nieuwe wetgeving, inclusief een taak om de wetgeving door te lezen.

Stap 4: Afhandeling van de taak om te lezen waarmee geborgd is dat personen op de hoogte zijn

Om te borgen dat betrokkenen op de hoogte zijn, zal de taak moeten worden afgehandeld. Medewerkers dienen via de link die ze in hun mailbox krijgen notie te nemen van de nieuwe wetgeving. Automatisch wordt daarbij vastgelegd dat ze dit gedaan hebben.

Stap 5: Werken volgens de nieuwe wetgeving

Nu alle betrokkenen op de hoogte zijn, is de hele organisatie klaar om te gaan werken volgens de nieuwe wetgeving.


In een KAM-systeem heeft u zo alles overzichtelijk en gestructureerd in één systeem. Niet alleen voor de managers is het handig om alles in één systeem te hebben, maar het personeel wordt ook op de hoogte gebracht van de laatste ontwikkelingen en nieuwste wetgeving om bedrijfsongevallen, fouten en faalkosten tot een minimum te brengen.  

Implementatie

Een KAM-systeem moet worden opgezet, ingevoerd en onderhouden. Het opzetten van een KAM-systeem vereist de nodige input vanuit de organisatie. Samen met onze consultants kijken we naar een passende oplossing voor uw organisatie. Het KAM-systeem is dan ook flexibel in te richten naar uw wensen. Na het opzetten en invoeren kunt u zelf het KAM-systeem in beheer nemen en onderhouden. Een KAM-systeem is nooit af omdat het onderhouden moet worden en mee moet veranderen met aanpassingen in wet- en regelgeving.

Voor iedereen is het KAM-systeem van DocBase eenvoudig in gebruik, dankzij zijn flexibele en gebruiksvriendelijke indeling. 

Lees verder: