Hoe een DMS succesvolle ketenintegratie mogelijk maakt

Bedrijven in de maakindustrie maken steeds vaker onderdeel uit van een leveringsketen. Een eindproduct dat verkocht wordt aan consumenten of bedrijven bevat vrijwel altijd grondstoffen, halffabricaten, accessoires en onderdelen die gemaakt zijn door verschillende partijen.

Om zoveel mogelijk waarde te creëren voor deze eindklant gaan steeds meer bedrijven over tot ketenintegratie. De bedrijven in een leveringsketen gaan samenwerken om de kwaliteit van de geleverde producten te verbeteren. Dit leidt er niet alleen toe dat de eindklant een beter product krijgt. Een succesvolle ketenintegratie biedt tal van andere voordelen. Doorlooptijden worden korter, er is minder noodzaak om voorraad aan te houden en tegelijkertijd wordt de leverbetrouwbaarheid groter. Niet onbelangrijk zijn ook de kostenvoordelen, bijvoorbeeld omdat de kans op fabricagefouten afneemt.

De pijlers voor een succesvolle ketenintegratie

De belangrijkste pijler van een succesvolle ketenintegratie is natuurlijk vertrouwen. Dit vertrouwen is nodig om ervoor te zorgen dat de verschillende ketenpartners in eerste instantie met elkaar gaan samenwerken. Een ketenintegratie kan immers grote gevolgen hebben voor de processen binnen uw bedrijf. Zo gaan uw productontwikkelaars wellicht samenwerken met andere partners binnen de keten. Dit doet u uiteraard alleen als u erop vertrouwt dat de productontwikkelaars van de andere ketenpartijen er niet met uw ideeën vandoor gaan.

In de praktijk blijkt heel vaak dat het vertrouwen om samen te werken er wel is. De partijen binnen een leveringsketen werken soms al tientallen jaren samen. Hierdoor zijn er vaak dwarsverbanden, zoals medewerkers op hoge posities die elkaar al jaren kennen. Ook wordt het gedeelde belang van een betere samenwerking vaak wel onderkend.

Een tweede belangrijke pijler voor samenwerking is de communicatie tussen de partijen. Dit is een grotere uitdaging dan het creëren van een partnership. Het duurt vaak lange tijd voordat er goed gecommuniceerd wordt tussen de verschillende partijen binnen de keten. In sommige gevallen wordt er zo weinig of slecht gecommuniceerd tussen de verschillende schakels in de keten dat de samenwerking strandt en dat bedrijven terugvallen in het oude stramien van afnemer en leverancier.

Hoe kan een DMS succesvolle ketenintegratie mogelijk maken?

Een documentmanagementsysteem (DMS) is een bewezen oplossing om documenten en andere informatie binnen een bedrijf te beheren. Dit vanwege de grote voordelen als het gaat om vindbaarheid en accuraatheid van bedrijfsinformatie. Ook binnen een ketenintegratie biedt een DMS heel veel verschillende mogelijkheden.

Een DMS kan bijvoorbeeld flink bijdragen aan het vertrouwen binnen een samenwerking. Door informatie te delen met uw ketenpartners stelt u zich transparant op. Uw partners merken dit vertrouwen ook en zullen ook zelf eerder geneigd zijn om informatie te gaan delen. Deze informatie kan erg waardevol zijn voor uw bedrijf.

Het delen van informatie kan ook in praktische zin een groot verschil maken. Als er bij een fietsenfabrikant een order voor een partij fietsen binnenkomt, dan kan het DMS zodanig ingericht worden dat de leverancier van de wielen op dat moment een signalering krijgt. Dit heeft verschillende voordelen. Enerzijds weet de leverancier waar deze aan toe is. Anderzijds wordt de doorlooptijd korter; op het moment dat de handtekening gezet is kunnen de toeleveranciers in principe al aan de slag.

Ook in supply chains waarin vaak maatwerk gevraagd wordt kan een DMS erg zinvol zijn. Als u de wensen van een eindklant door de hele supply chain heen deelt, dan kunnen uw partners meedenken aan een oplossing om deze klant zo goed mogelijk te helpen.

Als laatste biedt een DMS veel kansen op het gebied van onderzoek en ontwikkeling. U kunt de samenwerking met de productontwikkelaars van andere ketenpartners veel beter structureren. Informatie kan op projectbasis worden opgeslagen en worden gedeeld met relevante partijen. U kunt hierin de regie nemen als u dit wilt. Ook de eerder genoemde signaleringen en workflows kunnen helpen om de productontwikkeling beter te stroomlijnen.  

Neem het voortouw

Uw bedrijf neemt een centrale rol in de leveringsketen van uw product. U kunt daarom met uw bedrijf het voortouw nemen door een DMS te implementeren en ook uw partners hierop aan te sluiten. Aan de ene kant kunt u hierdoor invloed uitoefenen op de manier waarop gecommuniceerd wordt tussen uw bedrijf en de ketenpartners. Als uw bedrijf het DMS beheert, kunt u instellen wie welke partners welke informatie te zien krijgen. Heeft u twee of meer concurrerende toeleveranciers of afnemers? Geen probleem, zij kunnen beide in het systeem zonder dat zij elkaar gegevens zien.

Tegelijkertijd behoudt u het overzicht. Alle informatie die wordt uitgewisseld tussen de verschillende ketenpartners komt netjes in uw DMS terecht. Nemen andere partijen het initiatief, dan bestaat de kans dat het juist uw bedrijf is dat in verschillende systemen moet werken.

Door documentmanagement een succesvolle ketenintegratie

Een DMS kan een belangrijke bijdrage leveren aan een succesvolle ketenintegratie. Er kunnen workflows worden ingericht die door de hele supply chain lopen. Doordat informatie in real-time doorgegeven wordt tussen de verschillende bedrijven kan de doorlooptijd verminderd worden, terwijl de leveringsbetrouwbaarheid stijgt. Doordat ontwerpen of specifieke wensen van eindklanten gedeeld worden, kunt u voor deze eindklanten meer waarde creëren. Als u het initiatief neemt om een DMS op te zetten voor de partners binnen uw leveringsketen, dan biedt dat u de mogelijkheid om de controle over de informatiestromen te houden.

Een bijkomend voordeel is nog wel dat u ook binnen uw bedrijf gebruik kunt maken van de voordelen van het DMS. Ook de informatie die alleen voor uw bedrijf van belang is, zoals de documenten van de afdeling personeelszaken en de accountant, wordt op een eenduidige manier opgeslagen.

Door te kiezen voor een DMS kunt u op drie manieren de concurrentiepositie van uw bedrijf verbeteren. Als eerste kunt u het vertrouwen tussen uw partners vergroten door informatie te delen. De informatie die u deelt leidt tot betere producten die sneller bij de klant terecht komen. Tot slot kunt u de mogelijkheden van het DMS ook binnen uw bedrijf benutten.