Hoe richt je een DMS in?

Met een goed ingericht DMS (Document Management Systeem) zorgen organisaties ervoor dat de hoeveelheid data binnen het bedrijf op overzichtelijke en correcte wijze wordt opgeslagen - een manier waarmee iedere belanghebbende deze documenten snel en efficiënt terug kan vinden. 


Een DMS vereist wel een nodige inrichting: ten slotte moeten al deze documenten ook worden ingevoerd en geordend. Hoe je zo'n document management systeem inricht? Je leest het hieronder! 

Hoe deel je een DMS in?

De inrichting van een DMS vereist de nodige input uit de organisatie en het vermogen om logisch na te denken. Daarbij is de voorbereiding het halve werk.

Analyseer eerst welke knelpunten er zijn in het huidige werkproces. Maar informeer mensen ook dat digitaal werken echt anders kan dan met fysieke documenten werken. Met alleen maar alles digitaliseren en opslaan haal je niet het maximale rendement. Dat kan op een netwerkschijf ook. Maar door het systeem zo te (laten) rubriceren dat de gebruiker alleen dat ziet wat hij/zij nodig heeft voor zijn taakvervulling en daarbij een actieve rol te spelen door notificaties maakt dat het nieuwe DMS daadwerkelijk een verbetering is voor de medewerkers. 

Besteed daarnaast ook aandacht een het optimaliseren van processen. De inrichting vormt het geraamte voor het uiteindelijke documentbeheersysteem en vereist onder meer het maken van selectielijsten voor documenten (typen) en de benoeming van kenmerken welke mogen/moeten worden gebruikt zodat een registratie leidt tot snel vinden door iedereen die toegang heeft. 

Ook belangrijk is het opstellen van een zogenaamd autorisatieschema. Dit geeft aan wie toegang heeft tot welk deel van het documentmanagementsysteem. 
Pas wanneer bovenstaande helder in kaart is gebracht kun je de praktische voorbereidingen tot het inrichten van een DMS starten.

Hoe verkrijg je de benodigde informatie over de interne werkwijze en organisatie?

Het verkrijgen van wat van belang is voor een goede inrichting van het DMS realiseren wij met een zogenaamde brown paper sessie. Door met een werkgroep van mensen samen te zitten en te bepalen wat voor de organisatie belangrijk is, hoe wordt gezocht en welke autorisaties van belang zijn, wordt met ’geeltjes’ en een stuk bruin behangpapier gewerkt om structuur aan te brengen in de behoeften en wensen waaraan de inrichting moet gaan voldoen. De consultant kan op basis daarvan een eerste inrichting maken waarmee de groep kan gaan werken.

Automatische conversieslag

Daaruit volgen altijd nog twee of drie zogenaamde iteraties (veranderingen in de inrichting op basis van voortschrijdend inzicht en het daadwerkelijk gebruiken van het systeem) waarna het kan worden gepresenteerd aan de gebruikersgroepen die meteen aan de slag kunnen. Het mooiste daarbij is dat van tevoren informatie die al digitaal voorhanden is (op netwerkschijven bijvoorbeeld), middels een automatische conversieslag geïmporteerd is in het documentbeheersysteem. De gebruiker krijgt dan niet een leeg systeem dat gevuld moet gaan worden maar kan direct verder en profiteren van de voordelen.


Lees verder: