Gebrekkig documentbeheer kost productiviteit en veel tijd (en dus ook veel geld).

Naast personeel is data het meest waardevolle bezit van organisaties. Toch is het vaak zo dat er onvoldoende moeite gedaan wordt om de waarde er uit te halen die data in zich heeft. De productiviteit van de individuele medewerker daalt als gevolg van inefficiënt werken met de bedrijfsinformatie. Het bedrijf mist slagkracht als bedrijfsinformatie niet toegankelijk is. In dit blog bespreek ik de vijf meest voorkomende fouten bij documentbeheer.

5 veelvoorkomende fouten bij documentbeheer in bedrijven:

Bijna de helft van de werknemers ondervindt problemen met het vinden van de informatie die ze nodig hebben voor het uitvoeren van hun werk (bron: Forbes Juli 2018). Vooral informatie opgeslagen in documenten is een uitdaging voor velen. Intussen explodeert de hoeveelheid opgeslagen ongestructureerde informatie. In de laatste 2 jaar is maar liefst 90% van alle data in de wereld gegenereerd. Veel organisaties hebben er baat bij om beter met informatie om te gaan. Het opslaan, beheren (versies) en vinden van informatie uit documenten moet beter ondersteund worden. Dit zijn de vijf meest voorkomende fouten bij documentbeheer in bedrijven:

5 veelvoorkomende fouten bij documentbeheer in bedrijven.1.    Snel handelen zonder juiste informatie

In de huidige digitale wereld zijn werknemers niets anders gewend dan snel handelen op basis van snel gevonden informatie. Mensen hebben altijd en overal toegang tot informatie en verwachten dat ook voor de (vaak wat gevoeligere) bedrijfsinformatie. Snel handelen op basis van verkeerde of onvolledige informatie levert risico’s op voor het bedrijf. Later handelen geeft de concurrentie een voorsprong. Dus is het cruciaal dat de bedrijfsinformatie voorhanden is en gebruikt kan worden.

2.    Op het juiste moment beschikbaar

Het enkel en alleen hebben van een digitaal document is nog geen informatie. Data wordt pas informatie wanneer het in de juiste context op het juiste moment beschikbaar is voor de gebruiker. Hoe vaak komt het niet voor dat een medewerker wel weet dat iets in een document staat, maar dat hij het niet kan vinden? Nog erger is het als een medewerker niet eens weet dat het document bestaat. Dat is de tijd waarin het document gemaakt is, weggegooid geld. En, als de medewerker opnieuw het wiel uit gaat vinden, wordt er opnieuw geld weggegooid. De informatie moet vindbaar zijn op het moment dat de medewerker het nodig heeft. Wie zijn documenten goed doorzoekbaar maakt, kan voorkomen dat informatie op cruciale momenten ontbreekt.

3.    Verkeerde versie van het document

In de praktijk werken mensen nog steeds weleens met verkeerde versies van een document. Dit heeft een hoop herstelwerk als gevolg. Soms leidt dit zelfs tot gevaarlijke situaties. Weet u nog van die afbrekende balkons in Limburg? Hoe kon zoiets nou gebeuren? Het blijkt dat de bouwers verkeerde sterkteberekeningen gebruikten. In een tekening voor de betonnen constructie stond een link naar een verouderde versie van sterkteberekeningen. Wanneer de laatste versie van de berekeningen was gebruikt waren er veel langere staven in het beton verwerkt en konden de balkons niet afbreken. Goed versiebeheer gaat verder dan het toevoegen van ‘v5’ aan de titel van het document. Bij goed versiebeheer kunnen ook eventuele extra opmerkingen meegenomen worden. Er kunnen personen genoemd worden of er kan met tags gewerkt worden zodat documenten vindbaar zijn.

4.    Niet de juiste naam

Het niet op de juiste manier hebben benoemd van een document of het in de verkeerde netwerkfolder opslaan zijn de meest voorkomende redenen van het niet kunnen vinden van deze documenten. De digitale werknemer wil ook niet hoeven te printen om een handtekening op een document te zetten of een document te accorderen. Het moet net zo makkelijk gaan als het afsluiten van een nieuw telefoonabonnement online wat ieder in een paar minuten regelt. Dat is de benchmark. Goede document management systemen zorgen ervoor dat de inhoud van het document ook doorzoekbaar is. Ook het digitaal ondertekenen van document voorkomt uitprinten.

5.    Datalekken via documenten

Regelt de organisatie de toegang tot documenten niet goed, dan werken medewerkers erom heen. Vaak via onbeveiligde wegen. Nog steeds gebruikt meer dan 50% van organisaties waar veel informatie door verwerkt wordt vooral email en gedeelde netwerkschijven als hun opslagbronnen. Om ook op mobiel en tablet toegang te hebben tot documenten gaan mensen documenten mailen of via consumenten apps versturen. Dat vergroot de kans op een datalek. Een mobiel wordt gestolen en in de mail vinden de dieven allerlei documenten die eigenlijk op een beveiligde server thuishoren. Bedrijven zijn verplicht datalekken te melden en worden beboet of leiden imagoschade.

Goed document management zorgt voor een efficiënte werkwijze.

Orde op zaken stellen

Om deze 5 veelgemaakte fouten te voorkomen, is het nodig om de documentenhuishouding te ordenen en efficiënt te gaan werken. Interessant gegeven is dat organisaties die document management systemen gebruiken, minder problemen ervaren met het vinden van de juiste versies van documenten. Dit gegeven pleit voor goed informatiebeheer met gebruikmaking van een document management systeem. Met een document management systeem kan een medewerker documenten eenvoudig vinden en accuraat versiebeheer toepassen. De documenten kunnen via werkstromen of processen makkelijk geredigeerd, ondertekend en / of geaccordeerd worden. Medewerkers worden herinnerd als in een dossier nog stukken ontbreken of als ze een stap in het proces moeten nemen.

Uw klant sneller bedienen

Daarbij kunt u ook uw klanten sneller bedienen. Met een goed documentbeheer vindt u sneller de juiste informatie. Uw klanten krijgen dus ook sneller antwoord als ze een vraag stellen over een voorstel of een factuur. Alle correspondentie met de klant vinden uw medewerkers direct in het klantdossier. Ook de mailwisseling met collega’s is in het klant- of projectdossier direct te volgen. Terugbelnotificaties, aflopende overeenkomsten die moeten worden verlengd, het wordt allemaal pro-actief met een documentmanagementsysteem ondersteund. 

Veranderen gaat niet vanzelf

Het implementeren van de document managementsysteem zorgt ervoor dat de veelgemaakte fouten rond documentopslag worden voorkomen. Daarbij weten wij uit de praktijk dat een document management systeem ook moet gaan landen in een organisatie. Dat gaat meestal niet vanzelf. Mensen zijn gewoontedieren die soms hulp nodig hebben om anders te gaan werken. Wij helpen organisaties niet alleen aan een effectief document management systeem, maar ook bij het meenemen van de medewerkers in de verandering. Zo bieden we onze klanten goed informatiebeheer en de kans om de impact van hun organisatie te verhogen op de dingen die er toe doen.