Efficiëntie verhogen door betere vindbaarheid van informatie

Standaardisering helpt om processen te verbeteren. Dit geldt ook voor informatiemanagement. Er zijn diverse tools om verwerking en borging van informatie in uw organisatie te standaardiseren en te structureren. Door de juiste keuze te maken bij het vaststellen van een standaard, een procedure of norm, wordt de efficiëntie verhoogd.

Wanneer het gaat om informatiemanagement, heeft dit in veel gevallen te maken met lang zoeken naar documenten, met alle frustratie van dien. Om de efficiëntie hierin te verbeteren, is het cruciaal dat documenten voor iedereen in de organisatie goed vindbaar zijn. In dit blog lichten we 6 situaties toe die deze norm missen en efficiëntie belemmeren.

1.  “Ik heb wel wat beters te doen”

Opruimen: veel werknemers vinden dat zij zich met andere dingen bezig moeten houden dan dat. De hoeveelheid documenten neemt logischerwijs steeds verder toe wanneer er niet wordt opgeruimd. Als er ook nog sprake is van een ongeorganiseerd systeem, wordt informatie steeds lastiger te vinden. 

2.  Het MT geeft te weinig prioriteit aan informatiemanagement

Bovendien wordt in de bovenste laag van de organisatie vaak niet zulke hoge prioriteit gegeven aan het opruimen van documenten. Dat is merkwaardig, want het zoeken naar documenten kost uw werknemers doorgaans onnodig veel tijd. Immers zou je juist van het MT verwachten dat efficiëntieslagen hoog op de agenda staan, om zo onnodige kosten te voorkomen.

3.  Informatie opslaan op meerdere plekken

Een handeling die ervoor zorgt dat informatie moeilijk vindbaar is, is het opslaan van dezelfde informatie op meerdere plekken. Dit zorgt binnen de organisatie voor verwarring. Bovendien wordt de kans hierdoor groter dat er niet wordt gewerkt in de meest up-to-date versie van een document. Informatie moet later worden verplaatst. Dubbel zoveel werk en dubbel zoveel tijd. 

Besteedt u onnodig veel tijd aan het zoeken naar informatie?

Dit e-book vertelt u meer over dé oplossing!

4.  Waar kan ik het vinden?

Minutenlang door een mappenstructuur spitten om vervolgens alsnog een collega te moeten storen: dat is een typisch gevolg van een ongestructureerd informatiesysteem. Zorg er dus voor dat er logica zit in de manier waarop informatie wordt opgeslagen. Documenteer dit, zodat nieuwe medewerkers het kunnen raadplegen. Worden er opslaglocaties aangepast of aangevuld? Communiceer dit!

5.  Snel en onbewust opslaan

Niet alleen de structuur, maar ook de naam van het document heeft invloed op de vindbaarheid van informatie. Wanneer er geen logische, gestructureerde namen worden toegekend aan documenten, heeft dit een negatieve invloed op de vindbaarheid voor andere gebruikers. 

6.  Informatie opslaan in een niet-gedeelde omgeving

Het blijft niet alleen bij de bestandsnaam. Het gebeurd regelmatig dat informatie wordt opgeslagen in een eigen omgeving (bijvoorbeeld het bureaublad of ‘mijn documenten’), waardoor de informatie voor anderen helemaal niet te vinden is.

Zijn deze situaties herkenbaar? Dan is het de hoogste tijd voor een verandering in uw organisatie! Afhankelijk van uw doel, kan een Document Management Systeem of Enterprise Content Management oplossing u daarbij helpen.