Een KAM-systeem kiezen? Betrek deze personen bij de selectie!

Als KAM-manager bent u er verantwoordelijk voor dat uw organisatie voldoet aan de wet- en regelgeving op het gebied van Kwaliteit, Arbo en Milieu. Zaken als bedrijfsveiligheid en milieumanagement staan dagelijks op uw agenda. U moet immers voorkomen dat de organisatie het risico loopt op een milieuschandaal, boete of bedrijfsongeval. Om inzicht en grip te krijgen op alles waar u verantwoordelijkheid voor bent, is ervoor gekozen een kwaliteitsmanagementsysteem te gaan gebruiken. En dus moet er een KAM-systeem geïmplementeerd gaan worden.

Als KAM-manager vormt u een brug tussen werknemers en directie. Deze rol vervult u niet alleen als een kwaliteitssysteem al ‘up and running’ is, maar ook tijdens de selectie ervan. Het is daarom belangrijk dat u weet welke personen te betrekken bij het selecteren van het systeem. Dit blog laat zien hoe u in kunt spelen op de uitdagingen van de verschillende rollen, die betrokken zijn bij de selectie van een KAM-systeem.

De IT-manager

De IT-manager is razend druk met het managen van de huidige IT-voorzieningen en zal niet zitten te wachten op een aanvulling daaraan. Daarnaast is zijn valkuil dat IT-projecten lastig zijn over te dragen door gebrek aan IT-kennis in de rest van de organisatie, waardoor er extra veel druk op zijn schouders rust. Bovendien is hij veel bezig met het blussen van brandjes, waardoor hij nauwelijks toekomt aan de dingen die bij zijn takenpakket horen.

Voor de IT-manager is het voornamelijk zaak om de waarde van zijn tijdsinvestering in een kwaliteitssysteem in te zien. Hij moet overtuigd worden van het nut en de noodzaak van een KAM-systeem. Maak hem duidelijk dat het gaat om het beheren van belangrijke, grote thema’s, zoals het voorkomen van boetes of bedrijfsongevallen.

De productiemanager

De productiemanager ziet al, meer dan een IT-manager, in dat een kwaliteitssysteem kan bijdragen aan verschillende zaken waar ook hij verantwoordelijk voor is. Zo weet hij dat het terugdringen van de faalkosten een direct resultaat kan zijn van het verbeteren van de kwaliteitsprocessen. Het volgen van opleidingen, standaardiseren of het uitvoeren van tests zijn zaken dingen die je met een KAM-systeem makkelijk kunt beheren. Hij weet ook dat het tijdig uit laten voeren van certificering en/of controles een uitdaging is, maar met een KAM-systeem goed te managen is.

Kortom, de productiemanager moet een brug zien te slaan tussen opgestelde voorschriften of procedures en de werkelijke naleving daarvan. Hij ziet daarom graag dat een KAM-systeem bijdraagt aan gestructureerde informatie.

>> In ons gratis e-book leest u meer over de functies en voordelen van een KAM-systeem. <<

De directie

Dan is er nog de directie. Zij houden zich bezig met het reduceren van CO²-uitstoot, de vraag of er voldaan wordt aan wet- en regelgeving en de besparingen die een KAM-systeem oplevert. Ook het voorkomen van imagoschade staat altijd op de agenda. Een imago dat in jaren is opgebouwd, kan binnen enkele uren afgebroken worden. De noodzaak voor het investeren in een systeem, om Kwaliteit, Arbo en Milieu binnen de organisatie te waarborgen, is voor de directie wel duidelijk.

De directie is vooral geïnteresseerd in de terugverdientijd. Daarom willen zij weten wat een KAM-systeem oplevert en wat de impact ervan is.

De medewerkers

Ten slotte moet u niet de medewerkers vergeten die uiteindelijk met het KAM-systeem gaan werken. Betrek hen dan ook bij de selectiefase. Wanneer er onder hen geen draagvlak is, mist het werken met een KAM-systeem zijn doel. De medewerkers zullen niet gemotiveerd genoeg zijn het systeem up-to-date te houden of toe te passen in de praktijk.

Neem medewerkers mee in het selectieproces van het systeem, zodat zij zich er bewust van zijn dat een KAM-systeem noodzakelijk is. Stimuleer deze bewustwording door de ‘pijn’ en de risico’s aan te kaarten. Denk bijvoorbeeld aan steeds meer klachten of oplopende faalkosten. Het bespreken van recente situaties waarin medewerkers zichzelf herkennen, kan daarbij helpen. Wanneer een medewerker zich eenmaal bewust is van de noodzaak van een KAM-systeem, zal ook het gedrag veranderen. De kunst is om ‘moeten’ om te toveren naar ‘willen’.

Er is geen kant en klare handleiding voor het starten met een kwaliteitssysteem, maar er is wel één hoofdregel: om een kwaliteitssysteem te laten werken, moeten de kartrekkers ervan overtuigd zijn.

New Call-to-action

Deel dit bericht: