Kosten besparen met een goed ingericht contractmanagementproces

Contractmanagement omvat het managen van het proces van voor en na het afsluiten tot aan het beëindigen van het contract. We merken dat steeds meer organisaties het nut gaan inzien van goed contractmanagement. Ook zien we dat veel organisaties kansen mislopen doordat ze kennis missen over het inrichten van een contractmanagementproces. In ons vorige blog lieten wij u al zien wat de verschillen zijn tussen contractmanagement en contractbeheer. In deze blog laat ik u zien hoe u met een goed ingericht contractmanagementproces kosten kunt besparen.

Een contractmanagementproces inrichten

Het inrichten van het contractmanagementproces zelf is niet persé complex. De complexiteit zit hem in een steengoede basis. Wanneer dat ontbreekt, zal het contractmanagementproces daar negatieve invloed van hebben. Laten we de stappen doornemen voor de inrichting van het proces.

  1. Huidige situatie
    De eerste logische stap voor een goed ingericht contractmanagementproces is het in kaart brengen van de huidige situatie. Hoe ziet op dit moment het proces, van het afsluiten tot het beëindigen van contracten, eruit? Vanuit daar kan er doelmatig worden gestuurd naar een goed ingericht contractmanagementproces voor kosten- en tijdsbesparing en een betere relatie met leveranciers en klanten.
  1. Verantwoordelijke benoemen
    Na de huidige situatie in kaart te hebben gebracht, is het zaak om de procesverantwoordelijke te benoemen. Wie gaat zich bezighouden met het inrichten en optimaliseren van contractmanagement? Dit is niet zomaar een taak die iemand erbij kan nemen buiten zijn huidige werkzaamheden. Diegene gaat zich namelijk bezighouden met het inrichten, beheersen en optimaliseren van het proces. Hiervoor moet de procesverantwoordelijke wel de benodigde middelen en tijd krijgen.
  1. Contractbeheer
    Er moet overzicht zijn over alle contracten en verplichtingen die zijn aangegaan middels het contract. Contracten moeten makkelijk gevonden worden, dit kan zijn met een contractbeheer systeem. Structureer al uw contracten erin en krijg overzicht en inzicht. Met contractbeheer krijgt u ook bij aflopende contracten notificaties om op tijd te zijn met aanpassen of beëindigen.
  1. Contractmanagementproces opstellen
    Laat de procesverantwoordelijke het contractmanagementproces opstellen. Dit maakt het voor iedereen binnen de organisatie duidelijk wat er van hem of haar verwacht wordt. Specificeer dit dan ook in taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Hieronder ziet u het contractmanagementproces volgens CATS CM.
  1. Periodieke evaluatie
    Evalueer contracten met uw leveranciers en klanten. Dit kan 2-wekelijks of 4-wekelijks zijn. Met deze periodieke evaluatie creëert u een betere band met uw leveranciers en klanten. Tijdens de periodieke evaluatie gaat u na of de leverancier doet wat er van hem wordt verwacht en of uw organisatie ook doet wat van u verwacht wordt. Ga ook na of u nog beschikt over de juiste informatie en middelen.
  1. Optimaliseer en rapporteer
    Binnen de organisatie kan een periodieke evaluatie ook zorgen voor nieuwe inzichten en kansen voor optimalisatie. Zorg dat u met uw team nagaat of iedereen zich nog houdt aan de gemaakte afspraken en bespreek de doelstellingen. Neem belangrijke contracten door om fouten of wijzigingen voortijdig te zien en aan te passen. 

Rapportage en optimalisatie stopt nooit. Blijf het gehele proces optimaliseren en rapporteer gestructureerd. Hiermee bedoelen we op een vaste dag, zodat er periodiek aan het management gerapporteerd kan worden. In het rapport staan de afspraken met leveranciers, wat er besproken is en of de eigen organisatie de juiste informatie aanlevert en tot de beschikking heeft.

Voordelen van een goed ingericht contractmanagementproces

Een goed ingericht contractmanagementproces werkt kostenbesparend. Specifiek binnen contractbeheer liggen veelal kansen. Het komt namelijk nog weleens voor dat contracten automatisch worden verlengd, terwijl u geen of minder behoefte heeft aan de dienst. In dat geval is het handig als u automatisch een notificatie krijgt bij het aflopen van contracten om deze zelf te beëindigen of aan te laten passen. Door inzicht in- en overzicht over contracten te houden, valt het daarnaast op als leveranciers de prijzen aanpassen. Hiervan op de hoogte zijn kan ook een positieve invloed hebben op de relatie met uw leveranciers. Wanneer u bijvoorbeeld uw contracten niet in de gaten houdt en nooit over prijswijzigingen vragen stelt, kan dat overkomen als laks of onbetrouwbaar. Een goed ingericht proces scheelt u ook hoop tijd. Als het eenmaal goed is ingericht plukt u daar de vruchten van.

Waarom het vaak niet goed ingericht is

Als het zoveel voordelen heeft, waarom gaat het dan bij veel organisaties fout? Een aantal voorbeelden:

Liever een goede relatie dan goed contractmanagement
In de praktijk merken we dat er meer op relaties wordt gemanaged, dan op contracten. Natuurlijk is een goede relatie een basis voor succes, maar is het niet beter als de relaties op basis van grondige kennis, effectieve monitoring en besturing zijn?  

Contractmanagement krijgt geen prioriteit
We zien vaak dat contracten met leveranciers na het tekenen in archieven terechtkomen, waarna er vervolgens niks meer mee wordt gedaan. In de praktijk gaat het in meer dan 80% van de gevallen mis met de naleving van het contract. Ook bij de leverancier komt het contract in het archief. Vervolgens houdt de leverancier zich bezig met het managen van de dienstverlening. Als gevolg zien we dat afspraken niet worden nagekomen. Zo kan het voorkomen dat leveranciers facturen sturen van werkzaamheden die binnen het contract vallen. In dit geval moet contractmanagement een grote prioriteit krijgen binnen de organisatie, om dit soort conflicten te voorkomen.

Onvoldoende kennis
Ook merken we dat managers en directieleden onvoldoende kennis hebben van contractmanagement en de werkzaamheden die daarbij horen. We worden er nog te weinig over geïnformeerd of door geïnteresseerd.

Samenvattend

Met onze zes stappen helpen wij u naar een goed ingericht contractmanagementproces. Ook laten wij u hier inzien waarom contractmanagement van toegevoegde waarde is voor uw organisatie. Leer van de fouten die andere organisaties hebben gemaakt om deze fouten zelf niet meer te hoeven maken. Ga aan de slag met contractmanagement en bespaar tijd en geld. Wij helpen u graag met beter contractbeheer.

Ontdek de versies van DocBase

 

Deel dit bericht: