Een document management systeem ondersteunt uw werkproces

Iedereen die met een computer werkt, weet hoe belangrijk het is om documenten georganiseerd op te slaan. Binnen bedrijven is dat nog veel belangrijker! En groeit de hoeveelheid documenten? Dan groeien de problemen. Als het documentbeheer niet op orde is, lopen alledaagse processen niet lekker. Loopt u hier ook tegenaan? Wij laten u graag zien dat het niet nodig is.

Als het documentbeheer niet op orde is, lopen processen niet lekker in de praktijk:

  • Medewerkers zijn tijd kwijt aan het zoeken van documenten;
  • Medewerkers baseren zich op verkeerde informatie bij een vergadering of bij de klant;
  • Processen vertragen omdat men op het document zit te wachten;
  • Werk is kwijt omdat het versiebeheer niet goed geregeld is;
  • Gevoelige documenten belanden toch buiten de organisatie.

Als uw bedrijf groeit, groeit vaak ook de vraag om het documentbeheer op een goede manier te regelen. Daarbij worden fouten en missers zoals hierboven voorkomen. Maar ook: een goed documentbeheersysteem kan helpen om bedrijfsprocessen te stroomlijnen. En: een goed documentbeheersysteem zorgt ervoor dat u voldoet aan de wettelijke eisen.

Documentbeheersysteem ondersteunt processen

Laten we een praktijkvoorbeeld nemen om de voordelen duidelijk te maken. Een hogeschool, zoals bijvoorbeeld de Hogeschool Rotterdam heeft zo'n 30.000 studenten en zo'n 3.000 medewerkers. Van iedereen is er een dossier: een personeelsdossier of een studentendossier. In een hogeschool hebben veel verschillende docenten te maken met veel verschillende studenten. Het is fijn als ze elkaar goed kunnen bereiken, als de juiste documenten aan elkaar worden verstrekt, als iedereen op de hoogte is van de vorderingen van een student of als in één oogopslag te zien is wat er nog ontbreekt in een personeelsdossier.

Om deze dossiers goed te organiseren kan een documentmanagementsysteem (DMS) enorm helpen:

  • Een DMS verzorgt het versiebeheer, zodat er geen misverstanden ontstaan over een document of dossier. Iedereen werkt met de meest actuele versie van het document.
  • Het dossier kan in een workflow gezet worden, bijvoorbeeld als het personeelsdossier nog niet compleet is. Een DMS kan het seintje verzorgen: zorg dat er nog een kopie van het paspoort komt.
  • De juiste autorisaties zorgen ervoor dat onbevoegden niet bij de persoonsgegevens kunnen of dat bevoegde collega's wél toegang hebben en weten waar ze moeten zoeken.
  • Het is altijd duidelijk hoever een student is met afstuderen omdat zijn afstudeerdocumenten gekoppeld zijn aan zijn/haar studentendossier. Dit biedt overzicht voor zowel de docent als de student.
  • Is de afstudeerdocent ziek, dan blijft het werk niet hangen in zijn mailbox. Een andere collega kan zijn taak gemakkelijk overnemen. De collega die de taak overpakt, weet ook waar in het systeem het dossier te vinden is én het dossier is up-to-date.

De tijd dat uw medewerkers e-mails met bestanden heen en weer sturen, behoort met een goed DMS tot het verleden. Dat moet je niet meer willen als bedrijf. Naast het feit dat interne processen dan stroperig en inefficiënt verlopen, kan je op deze manier ook niet voldoen aan de nieuwere wet- en regelgeving.

Documentbeheer helpt om te voldoen aan de wet: AVG

Het belang van goed documentbeheer is de laatste jaren toegenomen door wetgeving zoals de AVG. Bedrijven kunnen boetes krijgen als ze niet op de juiste manier persoonsgegevens opslaan, bewerken en beveiligen. Lijsten met persoonsgegevens van klanten mogen niet rondslingeren. Fouten of onzorgvuldigheden kunnen voorkomen worden door goede werkprocessen en het veilig opslaan van documenten.

Wanneer de manier van opslaan goed past bij de werkwijze van uw medewerkers, hoeft voldoen aan de wet niet heel veel tijd of geld te kosten. Ook is het een blinde vlek voor bedrijven dat gegevens ook weer verwijderd moeten worden. Als de gegevens links en rechts op schijven of in mailboxen bewaard worden, is verwijderen een onmogelijke klus.

Wilt u weten wat een documentmanagementsysteem voor uw werkprocessen kan betekenen? Ons e-book staat boordevol inspiratie.

Deel dit bericht: