Drie manieren waarop een DMS de datakwaliteit verhoogt

Data is het nieuwe goud. Deze uitspraak hoort u de laatste jaren steeds vaker en met een reden. Dankzij de toegenomen rekenkracht van computers kunnen bedrijven reeds beschikbare informatie beter analyseren. Deze analyses kunnen gebruikt worden om steeds betere voorspellingen te maken over allerlei zaken die van belang zijn voor het bedrijf. Zo wordt data ingezet om het koopgedrag van klanten beter te begrijpen of om productieprocessen te verbeteren.

Net zoals er een verschil is tussen 24 karaatsgoud en 18 karaatsgoud, is ook niet alle data even zuiver en waardevol. De data die uw bedrijf gebruikt moet natuurlijk wel van goede kwaliteit zijn, omdat er anders onjuiste conclusies getrokken kunnen worden. De informatie die beschikbaar is moet niet alleen juist zijn, het moet ook tijdig beschikbaar zijn voor de juiste mensen. Een document management systeem (DMS) kan daarbij helpen.

Wat kan een document management systeem met data?

De meeste mensen denken bij een DMS als eerste aan een systeem voor documentmanagement. Natuurlijk kan een DMS worden gebruikt voor het opslaan van allerlei documenten, zoals contracten met leveranciers, planningen en de ontwerpen van producten. En uiteraard biedt een DMS grote voordelen als het gaat om de toegankelijkheid van gegevens. Zo kunnen uw medewerkers gegevens overal ter wereld in zien, ook vanaf mobiele apparaten. 

Maar een DMS biedt ook verschillende mogelijkheden om het nieuwe goud in uw organisatie te ontsluiten. Op drie verschillende manieren helpt een DMS om de datakwaliteit binnen uw organisatie te verbeteren. Hierdoor kunt u uw processen, producten of dienstverlening verbeteren zodat u uw klanten nog beter kunt bedienen. 

1.    Via een DMS wordt alle informatie snel en goed opgeslagen

Dagelijks komen er duizenden, misschien wel tienduizenden, bestanden met relevante informatie binnen in uw bedrijf. Om gebruik te kunnen maken van alle data uit deze informatie, moeten de bestanden opgeslagen worden op een centrale plek. Dit is een van de belangrijkste functies van het DMS.

Maar het DMS doet meer dan alleen alle informatie opslaan. Het DMS kan zodanig worden geconfigureerd dat alle informatie automatisch wordt opgeslagen op een bepaalde manier. Alle documenten kunnen op basis van een klantnaam worden gesorteerd door een DMS. Ook kunnen documenten op andere manieren worden gesorteerd. Autocad-bestanden kunnen bijvoorbeeld automatisch de tag ‘ontwerp’ krijgen, waardoor het mogelijk is om met een druk op de knop alle ontwerpen die er gemaakt zijn binnen het bedrijf naar voren te toveren.

Ook de zogeheten meta-data, de gegevens die karakteristieken van bepaalde informatie beschrijven, kan gebruikt worden om de bestanden te ordenen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om alle bestanden die door de boekhouder gemaakt worden te labelen. Ook kan het systeem alle orders die binnen gekomen zijn op een dag automatisch in een map zetten met de orders van een die dag.

Waar vroeger iemand er een dagtaak aan had om alle informatie die binnen kwam te ordenen in de juiste archiefkast, wordt alle informatie binnen het bedrijf nu automatisch geordend. Er kunnen eenvoudig nieuwe regels opgesteld worden om ervoor te zorgen dat de bestanden in de toekomst ook goed worden opgeborgen in het DMS.

 

2.    Processen kunnen sneller en beter worden uitgevoerd

Het sorteren van alle documenten door het DMS gaat razendsnel. Een ontwerp dat geüpload wordt in het DMS is binnen enkele seconden op alle logische plaatsen te vinden. U vindt het onderwerp in de map van het betreffende project, in de lijst met alle ontwerpen, enzovoort.

Het spreekt dan ook voor zich dat de werkprocessen in het bedrijf een stuk sneller kunnen verlopen. Als er een bestelling binnen komt voor een product op maat, komen de juiste specificaties in één keer bij de ontwerpers terecht. Zij kunnen gelijk aan de slag. Een goedgekeurd ontwerp kan direct van de tekentafel naar de medewerkers op de werkvloer die de machines in moeten stellen. Er hoeven geen tussenstappen te worden doorlopen.

Een andere manier waarop processen beter verlopen is dankzij de mogelijkheid om workflows in te richten. Een concept-ontwerp wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de leidinggevende van de ontwerpafdeling. Deze krijgt een notificatie, waardoor deze het ontwerp sneller kan goedkeuren. Als gevolg van deze workflows is het ook makkelijker te achterhalen waar in het werkproces iets fout is gegaan.

 

3.    Met een DMS gaat geen informatie meer verloren

Een derde manier waarop een DMS de datakwaliteit verbetert is doordat er geen data verloren gaat. Als de werkprocessen niet duidelijk gestructureerd zijn, gebeurt het nog wel eens dat er gegevens wegraken. Een oude offerte zit alleen nog in de mailbox van een medewerker die het bedrijf al verlaten heeft. Twee mensen werken tegelijkertijd in hetzelfde bestand, waardoor er gegevens verloren gaan. Een medewerker heeft bestanden weggegooid omdat de schijf vol zat. En ga zo maar door.

Met een DMS kunnen dat soort fouten worden voorkomen. Alle versies van een document worden opgeslagen en zijn terug te halen met een druk op de knop. De ‘archiefkast’ in een DMS is oneindig groot, waardoor er nooit gegevens weggegooid hoeven te worden. Tot slot heeft de beheerder toegang tot alle bestanden die er in het DMS staan, ook van medewerkers die niet meer werkzaam zijn in het bedrijf.

 

Samenvattend

Binnen uw bedrijf is een hoop data voorhanden; Ruwe goudkorreltjes die tezamen veel waard kunnen zijn voor uw bedrijf. De kans is groot dat deze goudkorreltjes nu nog verspreid zijn over tientallen verschillende harde schijven, mappen en mailboxen. Met een DMS bent u in staat om deze goudkorreltjes te structureren. Hiermee brengt u de losse goudkorreltjes als het ware samen tot goudstaven. 

Met de enorme hoeveelheid informatie die nu al in uw bedrijf rondzweeft, kunt u ontzettend veel doen. U kunt de processen beter structureren, maar u kunt ook de data vergaren die u nodig heeft om op basis van feiten de efficiëntie binnen uw bedrijf te verhogen. Dankzij het slimme gebruik van data gaat uw bedrijf een gouden toekomst tegemoet.

Meer weten over DMS? Download nu het e-book.