Drie redenen waarom je een document management system voor jou laat werken, in plaats van andersom

Die ene presentatie, document of belangrijke contract. Stond die nou in de bijlage van de mail, heb je 'm opgeslagen op je computer en is het wel de laatste versie? Documenten opnieuw opvragen bij je klant komt onprofessioneel over en de verkeerde versie terugsturen wil je koste wat het kost voorkomen. Maar de mappenstructuur op je computer is allesbehalve overzichtelijk. Dat komt niet door jouw onkunde op dit gebied, maar omdat je geen document management system gebruikt. Laat het document management system voor jou werken in plaats van andersom.


Wat is een document management system?


Een document management system (DMS) of in het Nederlands documentbeheersysteem, is een online opslagplek voor al je documenten. Je kunt hierin gemakkelijk documenten terugvinden en samenwerken met je klanten of collega’s. Met het juiste DMS zijn urenlang de mappen van je computer doorspitten, verloren presentaties en in de foute versies werken verleden tijd. We vertellen je graag drie redenen waarom een document management systeem voor jou werkt in plaats van andersom.


Reden 1: het bespaart veel tijd


Je bent al twintig minuten aan het zoeken naar de laatste versie van je presentatie. Zonder resultaat. Je klikt de mappenstructuur - die niet zo gestructureerd blijkt te zijn - door en op de werktitel kan je ‘m niet vinden. Verspilde tijd die je goed kunt gebruiken, aangezien er nog een waslijst aan taken op je ligt te wachten.

Tijdens het zoeken vervloek je de desbetreffende presentatie, je computer en misschien wel jezelf. Niet nodig! Want met een goed document management system kan je aan de hand van een zoekbalk documenten terugvinden. Je kunt niet alleen zoeken op naam, maar ook op kenmerken, inhoud en datumstructuren (b.v. ‘vorige week’ of ‘deze maand’) . Binnen no-time heb jij die verloren presentatie weer gevonden.


Reden 2: nooit meer in de verkeerde versie aan het werk


‘Welke versie is de juiste?’ Een van de meest gestelde vragen als je online samenwerkt met je collega’s. Voordat je het weet zit je in de verkeerde versie te werken of heb je per ongeluk het werk van je collega overschreven. Dat is een kostbare fout en zorgt mogelijk voor een gefrustreerde collega. Heb je een document management system dat voor jou werkt, dan krijgt het document automatisch een nieuw versienummer. Zo zie jij direct welke versie de laatste is én zie je ook oudere versies terug om materiaal te vergelijken. Werkt makkelijk en bespaart je frustraties op de werkvloer.
Reden 3: ontvang automatisch een notificatie van geüpdatet bestanden [h3]
Iedere keer je documenten koortsachtig openen om te kijken of je collega al wijzigingen heeft aangebracht? Hoeft niet! Zoals we al zeiden werkt het document management system voor jou in plaats van andersom. En daarom kan je notificaties instellen. Wordt een document toegevoegd of aangepast? Je ontvangt automatisch een seintje.


De voordelen van een document management system


De kans is groot dat jij je bestanden niet alleen maar lokaal opslaat, maar al werkt in de cloud werkt. Bekende voorbeelden hiervan zijn Office 365, Google Drive en Dropbox. Hiermee kan je online werken en bestanden met elkaar delen. Maar bij deze systemen zien we vaak dat versies overschreven worden en documenten lastig terug te vinden zijn. Door de gebruiker een notificatie te geven wanneer een document is aangepast, geüpdatete versies een nieuw versienummer te geven en door documenten kenmerken mee te geven zodat je ze makkelijker terug kan vinden, gaat het systeem ineens voor jou werken in plaats van andersom.

Daarom is er nu X-Drive. Dit is een intuïtief en gebruiksvriendelijk systeem dat jou helpt om documenten makkelijk terug te vinden, te werken in de juiste versies en daarmee enorm veel tijd te besparen. Tijd die jij weer kunt inzetten voor andere werkzaamheden. De voordelen van X-Drive op een rijtje:

  • Sla documenten op op de manier waarop je gewend bent, maar vind ze gemakkelijker terug.
  • Een document per ongeluk verwijderd? Met de prullenbakfunctie haal je ‘m weer terug. Daar hoeft geen IT-afdeling aan te pas te komen.
  • Stel notificaties in wanneer documenten worden toegevoegd of gewijzigd.
  • Geüpdatete versies krijgen automatisch een nieuw versienummer, oude versies blijven bestaan.
  • Je deelt gemakkelijk documenten door middel van hyperlinks.
  • Exporteer volledige mappen als zip-bestand.
  • Voeg extra kenmerken toe aan documenten om ze gemakkelijker terug te vinden.
  • Samenwerken werken in een DMS systeem met collega's was nog nooit zo eenvoudig
  • Aanpassingen worden automatisch gesynchroniseerd
  • De zoekbalk werkt niet alleen op documentnaam, maar ook op kenmerken en inhoud.
  • Geen migratieproces dat maanden duurt: binnen enkele dagen is het systeem operationeel voor jouw organisatie.

X-Drive is geschikt voor organisaties vanaf 25 medewerkers. De eenmalige setupkosten bedragen 2.000 euro en daarna betaal je slechts 25 euro per maand per gebruiker. Een fractie van een bedrag als je dit terugrekent naar de besparingen die je ermee doorvoert. Meer weten? Neem contact op voor meer informatie over het product.

Neem nu vrijblijvend contact op!