Welke DMS leverancier moet ik kiezen?

Kiezen is niet makkelijk als het gaat om een DMS leverancier. Eén troost: met zoveel Document Management systemen en toepassingen per systeem is er altijd wel een passend systeem voor uw organisatie. Omdat wij begrijpen dat het grote aanbod van leveranciers en oplossingen het niet makkelijker maken, hebben wij voor u een checklist gemaakt om de beste keuze te maken.

Situaties die u liever wilt voorkomen

Het komt weleens voor dat bedrijven een Document Management systeem (DMS) of Enterprise Contentmanagement systeem (ECM) aanschaffen en achteraf inzien dat het niet past binnen hun organisatie. Voorkom dergelijke ongewenste situaties door goede voorbereidingen te treffen en zet op een rijtje wat uw wensen zijn.

Een tip bij de voorbereiding: betrek uw medewerkers erbij!
Het kan zo zijn dat het systeem te complex is en niet gebruiksvriendelijk genoeg is voor uw medewerkers die er dagelijks mee moeten werken. Dit kan vervelende situaties opleveren. Zorg er dus ook voor dat uw medewerkers inspraak hebben bij IT. Voorkom daarin de toename van ‘shadow IT’, het fenomeen dat werknemers zelf hun eigen IT-oplossingen gaan regelen, zoals Dropbox of Google Docs. Dit zou ervoor zorgen dat u de grip op IT verliest en het vergroot de kans op datalekken. Stel uw medewerkers dus de vraag: Hoe willen zij werken en met welke tools? En is het systeem gebruiksvriendelijk genoeg?

Het is dus allereerst belangrijk om uw medewerkers in het traject te betrekken voor de keuze en implementatie van het Document Management systeem.

Download de checklist en kom erachter waar u nog meer op moet letten bij het kiezen van een DMS leverancier!

Nog een tip: houd rekening met de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Met de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is het ook belangrijk dat u na 25 mei 2018 niet voor onverwachte problemen komt te staan. Ga na of het Document Management systeem wel daadwerkelijk voldoet aan de beveiliging van uw documenten.

Dit was namelijk ook het geval bij de RK kerk. Zij waren genoodzaakt om over te stappen op een ander Document Management systeem vanwege de AVG.

Het belang van een goede leverancier

De relatie is de key to succes. Het is mooi als u en de leverancier op dezelfde lijn zitten, om zo te komen tot de gewenste oplossing. Een Document Management systeem is een systeem waarin zoveel mogelijk is, waardoor het extra belangrijk is dat dit voor uw organisatie op de juiste manier wordt ingericht. De keuze voor een Document Management systeem is dus ook afhankelijk van support en het meedenken tijdens de implementatie voor de passende oplossing. Een specialist met ervaring op document management gebied maakt het mogelijk om uw DMS tot een succes te maken.

Conclusie

Er zijn zoveel redenen om te kiezen voor Document Management systeem, maar welke is nu echt passend voor uw organisatie? Ga na wat u wenst van uw DMS en bespreek dit goed met uw medewerkers. Want het is belangrijk dat u uw medewerkers betrekt bij de keuze van een DMS.

Doe samen met uw medewerkers de DMS check en ontdek de juiste DMS leverancier!         >>>>>

Deel dit bericht: