Digitalisering, what's in it for you?

Digitaal werken betekent digitale processen. En wanneer deze processen gedreven worden door documenten (b.v. webformulier) dan wordt document management een belangrijk aspect van de digitaliseringsslag van uw bedrijf.

Waarom digitaliseren?

Om groei te realiseren met uw organisatie is het belangrijk om u als ondernemer bezig te houden met de volgende 4 vragen:

1.      Hoe verlaag ik mijn te hoge kostenstructuur?

2.      Hoe realiseren we meer omzet?

3.      Hoe voldoen we aan regelgeving? (steeds      

         belangrijker: b.v. dieselgate schandaal)

Worstelt u ook met één of meer van deze uitdagingen om uw organisatie een stap verder te brengen? In het algemeen wordt het vergroten van de beweeglijkheid op een slimme wijze, prioriteit nummer 1 om de business te laten groeien en omzet te verhogen. Een onderdeel van de oplossing is efficiënt documentbeheer.

Los je de drie vragen allemaal op met een document management systeem? Geenszins! Maar wat zou het voor uw onderneming betekenen wanneer uw salesteam de juiste informatie (actuele prijslijst, productbeschrijvingen, laatste versie offertes) direct bij de hand heeft wanneer de klant/prospect een vraag heeft?

Wat betekent het wanneer voorstellen vertraagd zijn, klanten er op wachten en de concurrentie sneller reageert en de opdrachten voor uw neus wegkaapt. Dit soort praktijken zijn niet ongewoon maar kunnen eenvoudig vermeden worden. Hoe hoog uw percentage gesloten deals ook is, hoe meer voorstellen (van goede kwaliteit natuurlijk) er uit gaan, hoe meer omzet uiteindelijk gegenereerd wordt.


Hoe zien uw klanten u?

Ervaren klanten het samenwerken met uw organisatie als beter en prettiger ten opzichte van andere spelers in de markt? Zijn uw medewerkers en processen gericht op het efficiënt leveren van documenten en antwoorden op vragen?

Het onderscheidend vermogen bepaalt of klanten zaken willen blijven doen. Het efficiënt worden behandeld zorgt ervoor dat klanten blijven afnemen en hoe meer klanten uw werkwijze als prettig ervaren, hoe harder uw business groeit. Het klinkt zo simpel maar o zo vaak leiden slecht ingerichte back-office processen gericht op het afhandelen van klantvragen tot een heel andere beleving.

Een document management systeem kan snellere, efficiëntere afhandeling bevorderen omdat alle typen documenten op één plek worden opgeslagen en ontsloten.


Waar focust u zich op?

Door te focussen op vier gebieden bij de uitrol van een documentbeheersysteem, is de impact het grootst wanneer u inefficiënt papier gedreven processen verandert in digitale afhandeling.

De vier gebieden zijn:
  1.    Verlagen van de operationele kosten
  2.   Meer omzet genereren
  3.   Meer herhalingsaankopen bij tevreden klanten realiseren
  4.   Verlagen van de inkoopkosten (b.v. door snellere betaling met extra korting als gevolg van automatisch matching van facturen met inkoopopdrachten)

Uiteindelijk kunnen uw medewerkers zich hierdoor focussen op de activiteiten in een bedrijf die er echt toe doen!