Digitaliseer uw verkoopdossiers

Nummer 1 ergernis van autoverkopers? De administratie! De automotive branche wordt tegenwoordig overspoeld met documenten. Terwijl autoverkopers zich natuurlijk het liefst bezighouden met waar ze goed in zijn: verkopen. De oplossing hiervoor is het digitaliseren van de verkoopdossiers. Zo krijgt u weer overzicht en hoeven de autoverkopers zich minder druk te maken over de administratie.

Verkoopdossiers

Bij iedere verkochte auto horen bepaalde documenten die in een klantdossier gestopt worden. Deze dossiers bevatten zeer privacygevoelige informatie. Zo heeft u te maken met rijbewijzen, tenaamstellingsverslagen, contracten, koopovereenkomsten en facturen. 

Is het vandaag de dag dan nog wel veilig om verkoopdossiers fysiek in mappen te bewaren? Absoluut niet. En toch gebeurt het. We zien nog te vaak dat autobedrijven de verkoopdossiers fysiek in mappen of op de harde schijf beheren. Deze ongestructureerde data kan desastreuze gevolgen hebben. Zo kan dit leiden tot datalekken of het zoekraken van dossiers. Dit kan weer leiden tot problemen tijdens audits.

Wij zijn van mening dat verkoopdossiers veilig digitaal moeten worden beheerd om datalekken en boetes voor AVG schending te voorkomen. Vooral ook in het belang van de privacy van de consumenten. Het digitaal beheren van de verkoopdossiers kan aan de hand van een document management systeem (DMS). Met dit systeem zijn alle documenten digitaal opgeslagen op één locatie, door een koppeling met uw dealer management systeem. Met een DMS voldoet u ook direct aan de AVG wat betreft uw documentatie.

Audits

Audits zijn aan de orde van de dag bij autobedrijven. Deze periodieke controles op administratie kunnen zorgen voor desastreuze gevolgen. Tijdens de audits wordt een selectie van de verkoopdossiers aangevraagd.

Met het digitaliseren van uw verkoopdossiers is het aanleveren van de gewenste dossiers kinderspel. In een document management systeem (DMS) vindt u de gewenste verkoopdossiers binnen enkele seconden.

Checklist

Klanten weten vaak niet hoeveel documenten er komen kijken bij de verkoop van een auto. Al die documentatie zorgt voor een hoop extra werk voor de verkopers. Voor iedere klant moeten zij een dossier met minstens vier documenten opmaken. In een DMS kunt u checklists creëren om te zorgen voor complete dossiers. In ieder dossier zit in elk geval de overeenkomst, tenaamstellingsverslag, kopie rijbewijs, factuur en eventueel de inruiltaxatie.

Iedere verkoper heeft er weleens last van. Hij vergeet een kopie te maken van een rijbewijs of er mist nog een kopie van de KVK. Met een checklist per klant in een DMS voorkom je dit. Verkopers krijgen op tijd een automatische notificatie in hun e-mail wanneer er documenten ontbreken. Zie het als de volledigheidscheck van uw verkoopdossiers. 

Uw verkoopdossiers digitaliseren? Wij adviseren DocBase

Af van de archiefkasten vol mappen met verkoopdossiers en geen zorgen meer over audits? Dan is het tijd om uw verkoopdossiers te digitaliseren met een DMS! DMS DocBase is hét document management systeem voor de automotive! DocBase heeft zich bewezen bij meerdere autobedrijven, zoals bijvoorbeeld Broekhuis. 

Vraag vrijblijvend een adviesgesprek aan.

Deel dit bericht: