Digitaal contracten ondertekenen in 3 simpele stappen

Het is bekend dat het ondertekenen van contracten digitaal een stuk sneller en eenvoudiger is dan het ondertekenen met de ‘natte handtekening’. De vraag die hier wel vaak op volgt, is: hoe werkt dit? In deze blog laten wij u graag zien hoe u een contract verstuurt voor het digitaal ondertekenen en hoe de ondertekenaar het contract digitaal ondertekent in 3 simpele stappen.

Verzenden voor digitaal ondertekenen contract

Docbase.png

Wilt u eenvoudig een contract laten ondertekenen met de digitale handtekening? Dit is kinderspel. Na het uitvoeren van slechts 3 stappen ontvangt de ondertekenaar het contract.

Stap #1: Contract opmaken
Voor het digitaal ondertekenen van contracten is het belangrijk dat de plaats voor ondertekening duidelijk is en er genoeg plaats is om te ondertekenen. Met de muis of vinger is het namelijk moeilijker om binnen de lijnen een handtekening te zetten.

Stap #2: Opslaan als PDF
Sla het document op als PDF, anders kan het document niet ondertekend worden.  

Stap #3: Verstuur het document
Verstuur het document via e-mail naar de ondertekenaar met een link naar het document. Via contractbeheer in DocBase beschik je over een Microsoft e-mail integratie, waardoor het eenvoudig is om het document te versturen naar de gewenste persoon.

 

Digitaal ondertekenen met DocBase Sign

Het digitale document is voor de ondertekenaar eenvoudig te ondertekenen met de module DocBase Sign (link). Wij leggen het graag uit.

Stap #1: Verstuur een mail voor het ondertekenen van het contract
De ontvanger ontvangt een e-mail in zijn of haar mailbox met het document waarop een handtekening moet komen. Omdat de e-mail alleen toegankelijk is voor de ondertekenaar, weet je al bijna zeker dat het contract bij de juiste persoon terechtkomt.

In de e-mail is de naam te zien van degene die de handtekening moet zetten en een omschrijving van het document. Ook ziet de ondertekenaar in de e-mail een korte instructie voor het ondertekenen van het contract. Vanuit de e-mail wordt de ontvanger via de knop ‘open document’ doorverwezen naar de browser.

Stap #2: Open het document
In de veilige browseromgeving staat nogmaals een omschrijving van hoe het werkt:

  • Open het document en druk ONDERTEKEN wanneer gereed
  • Onderteken op het scherm van je apparaat
  • Klik VERSTUUR om het proces te voltooien

Stap #3: Onderteken en document
Bij het ondertekenen van het document onderteken je met de muis of vinger, afhankelijk van het device. Na het ondertekenen kies je de gewenste locatie van de handtekening. Vervolgens druk je op ‘Accept’ om de handtekening te bevestigen en daarna op ‘Verstuur’ om het ondertekende document terug te sturen.  Automatisch krijgt de ontvanger via de mail een kopie van het ondertekende document.

Module DocBase Sign

DocBase Sign is de digitale handtekening module voor het eenvoudig digitaal ondertekenen van contracten. De combinatie van contractbeheer en de module digitale handtekening geeft u de mogelijkheid om contracten binnen no time door te sturen zonder te hoeven printen. Ook zorgt het voor structuur in al uw contracten en ontvangt u de handtekening sneller en makkelijker retour. Voor uw klanten en medewerkers is de digitale handtekening ook een stuk makkelijker en sneller. Het is dus ook een stukje klantenservice!

Wilt u ook structuur aanbrengen in uw contracten en het uw klanten en medewerkers makkelijker maken om contracten te ondertekenen? Download dan de productbrochure en lees meer over de digitale handtekening!

Productbrochure downloaden

Deel dit bericht: