De databerg explosie te lijf!

Netwerkschijven staan vol met verouderde bestanden, concepten en kopieën. Niemand neemt de moeite daar eens een opschoningsactie op te doen.

De hoeveelheid overbodige, verouderde en onbetekenende bedrijfsdata is volgens een rapport van Veritas in Nederland maar liefst 44% van het totaal. Slechts 11% van de opgeslagen data heeft zakelijke waarde. De rest is niet geïdentificeerd. Dit kan dus business kritisch zijn maar ook onbruikbaar. Daar loert dus een gevaar.

Bovendien is opslag van data duurder dan je denkt. Naast ruimte op een server betaal je ook voor beheer, beveiliging en back-up. Daarnaast staat het efficiënt werken in de weg. Een afgesproken structuur van de informatie opslag in een documentbeheersysteem levert forse tijdbesparingen op omdat zoektijden en administratieve handelingen verminderen. Resultaat: meer tijd voor het werk waar de organisatie zijn waarde aan ontleent.

Er worden in het rapport drie gedragskenmerken rondom data als riskant gezien. Ten eerste worden strategie en budgetten bepaald op data volumes en niet op waarde voor de organisatie. Ten tweede is er een enorm snelle toename van opslag in de cloud waarbij de gedachte is dat het allemaal gratis is en ten derde denken mensen in een organisatie dat organisatiemiddelen die hen ter beschikking worden gesteld zowel voor bedrijfs- als voor privé-gebruik kan worden aangewend.

Pak je het goed beheren van data niet goed op dan loop je steeds grotere risico’s door de enorme explosie aan nieuwe data die binnenkomt in een organisatie. Zorg dus voor een beleid hierop en selecteer tools om het beheren en verwerken van data eenvoudiger en sneller te maken.

Bron: The Databerg Report 2015; Veritas