Kwaliteit en kwaliteitsmanagement - 4 tips om dit te waarborgen

De hele organisatie heeft het over kwaliteit en kwaliteitsmanagement wanneer er binnenkort een audit plaats gaat vinden. Ineens moet alles nagelopen worden: Is alles goed geborgd? Werken we nog volgens onze opgestelde procedures? Maar de kunst van goed kwaliteitsmanagement is om juist buiten de certificeringen en audits de kwaliteit ook hoog in het vaandel te hebben staan. Maar hoe doe je dat? In dit blog beginnen we met de definitie van kwaliteit en kwaliteitsmanagement en geven we vier tips om de (focus op) kwaliteit ook hoog te houden in de tussenperiodes van audits. 

Wat is kwaliteit?

Kwaliteit is een ruim begrip. De kwaliteit, ook wel deugdelijkheid, van een product of dienst is gebaseerd op de mate waarin iets goed of slecht is of voldoet aan bepaalde eisen. Om de kwaliteit van een product of dienst te verbeteren zijn bedrijven en organisatie constant bezig met kwaliteitszorg. Bedrijven en organisatie kunnen dit waarborgen door gebruik te maken van een kwaliteitssysteem. Hierin staan de organisatiestructuur, procedures, processen en middelen die nodig zijn voor het implementeren en optimaliseren van kwaliteitszorg.

De kwaliteit van uw product of dienst is niet alleen voor de audits belangrijk om te waarborgen maar ook in de tussenperiodes. Door gebruik te maken van de volgende vier tips wordt het waarborgen van de kwaliteit eenvoudiger gemaakt.

1.  Creëer draagvlak door betrokkenheid

Zorg dat u met alle stakeholders in gesprek blijft over de kwaliteit in de organisatie. Betrek medewerkers in het voorstellen en doorvoeren van verbeteringen. Bespreek met elkaar de resultaten en voortgangen van verbetervoorstellen en spreek elkaar ook aan op gemaakte afspraken. Op deze manier wordt en voelt iedereen zich verantwoordelijk voor het bewaken van de kwaliteit.

 Zorg dat er een continu gesprek over kwaliteit in de organisatie op gang blijft. Twee tips om dit gemakkelijk te realiseren:

      1. Persoonlijke bijdrage

Zorg dat in de HR-cyclus van functionerings- en beoordelingsgesprekken aan iedereen de vraag gesteld wordt hoe zij persoonlijk bijdragen aan het verbeteren van de kwaliteit in de organisatie;

       2. Kwaliteitsverbetering

Zorg dat er op de agenda van interne vergaderingen (team-, afdelings- en managementoverleg) met regelmaat een kwaliteitsvraagstuk langs komt; de kwaliteitsverbetering van de week, de maand of het kwartaal. Deel in een volgende vergadering de resultaten van de verbeteringen en houdt iedereen betrokken.

2.  Zorg voor transparantie in informatie en resultaat

In lijn met het vorige punt over zichtbaarheid: deel resultaten en informatie. Niet alleen de resultaten waar die specifieke stakeholders aan hebben bijgedragen, maar resultaten over de hele organisatie. Maak de informatie over het functioneren van de hele organisatie beschikbaar en zichtbaar voor iedereen, ook wanneer dit laat zien dat er nog veel te winnen is op het gebied van kwaliteit, arbeidsomstandigheden of milieu. Deel de uitkomsten van audits of interne onderzoeken. Zorg voor heldere rapportages die voor de gehele organisatie goed te begrijpen zijn. Aan de ene kant werkt u aan transparantie, wat zorgt voor een hogere betrokkenheid. Aan de andere zorgt het delen van deze continue stroom aan informatie ook voor een constant geluid rondom kwaliteit in de organisatie. 

3.  Blijf up-to-date van de wet

Er lijkt niets zo veranderlijk te zijn als de wet- en regelgeving rondom kwaliteit, arbeidsomstandigheden en milieu. Het is dus zaak voor de kwaliteitsmanager of KAM-coördinator om zichzelf goed in te laten lichten over de aankomende veranderingen, zodat er tijdig kan worden bijgestuurd of geoptimaliseerd.

Is het lastig om aan al die wetten en regelgevingen te voldoen? Misschien wel, maar probeer het dan eens van een andere kant te bekijken. Arbowet en milieuwetgeving geven de ondergrens aan, van wat een bedrijf zou moeten doen op het gebied van KAM-beleid. Natuurlijk, de wetten moeten worden nageleefd door het bedrijf. Maar is het niet belangrijker om kwaliteit aan te pakken vanuit een intrinsieke motivatie in de organisatie of klantenkring?

Kijk bijvoorbeeld naar de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Hierin is het ook belangrijk om van te voren de juiste voorbereidingen te treffen om de privacy te handhaven. 

4.  Heb oog voor de omgeving

Waar tip 3 in dit blog mee afsloot, gaat tip 4 verder. De eisen voor kwaliteit komen niet alleen vanuit de overheid. In sommige gevallen zullen klanten of opdrachtgevers zelf expliciet hun eisen voor veranderingen op het gebied van kwaliteit, arbeidsomstandigheden en milieu bekendmaken. Maar bent u dan eigenlijk niet te laat? Een organisatie kan alleen bestaan door de legitimatie van zijn omgeving. Een bedrijf staat midden in de maatschappij en zal daar dus rekening mee moeten houden. Veranderen de opvattingen, normen, waarden en eisen in de samenleving, dan is een organisatie verplicht hierin mee te bewegen. Deel deze veranderingen met de rest van de organisatie, begeleid met suggesties en opmerkingen over hoe aan deze actuele thema’s invullingen gegeven moet worden. 

Mensen of processen?

Kwaliteitsmanagement heeft een hoop meer te maken met mensen en menselijkheid dan u misschien zou denken. Strikt sturen op processen, procedures, wetten en regels brengt u maar deels naar de gewenste situatie. Want het doel van kwaliteitsmanagement is uiteindelijk het bijdragen aan een optimale organisatie, die optimaal functioneert.

Wilt u beter en continue bijdragen aan de veiligheid van uw medewerkers, het milieu en de kwaliteit van uw product? Ontdek hoe u dit doet met behulp van een KAM-systeem. Download ons gratis E-book KAM.