De 47 redenen om DocBase te kiezen als DMS

Er zijn zoveel verschillende IT systemen en vooral ook zoveel document management systemen (DMS). Welk DMS is nu het meest geschikt voor uw organisatie? De oplossing is makkelijker dan u denkt. Acanthis biedt vele mogelijkheden en redenen om te kiezen voor DocBase. In deze blog zetten wij alle 47 redenen om te kiezen voor DocBase als DMS op een rij.

Alle 47 redenen:

#1. Eigen R&D team

#2. Eigen helpdesk

#3. Alles onder de knop

DocBase maakt het mogelijk om alles in één systeem te beheren. Inkomende post, e-mails, facturen, klantcommunicatie en contracten zitten zo onder de knop in DocBase. 

#4. Tijd en geld besparen

Medewerkers hoeven hun tijd niet meer te verdoen aan het zoeken in archiefkasten, door stapels documenten of op gedeelde netwerk mappen. De medewerkers worden betaald voor hun werkzaamheden en wanneer zij zich bezighouden met het zoeken naar documenten is dit natuurlijk weggegooid geld.  

#5. Gebruiksvriendelijke oplossing

DocBase is zo ingericht dat het eenvoudig in gebruik is, mede dankzij de integratie met Microsoft Office. Iedereen kan werken met DocBase, vanwege de gebruiksvriendelijke en flexibele inrichting. 

#6. AVG Compliant

Vanaf 25 mei 2018 is het zover en gaat de nieuwe wetgeving Algemene Verordening Gegevensbescherming in werking. Hiervoor zijn de nodige voorbereiding vereist. DocBase zorgt voor een goede voorbereiding op de AVG.

#7. Digitale handtekening module

Bij DocBase is het mogelijk om te kiezen voor de digitale handtekening module. DocBase Sign is handig voor het digitaal ondertekenen van bijvoorbeeld arbeidscontracten of huurcontracten.

#8. Meer dan 25 jaar ervaring in DMS

#9. Slimme scan en herkenfuncties

De scan en herkenfunctie van DocBase wordt gebruikt om de informatie in documenten te scannen op zoeksleutels om de documenten in het juiste dossiers te stoppen.  

#10. Koppeling met ERP/CRM/HRM of financiële pakketten

DocBase laat zich eenvoudig koppelen met uw ERP/CRM/HRM of financiële pakket. Zo zorgt u ervoor dat u alles centraal in één systeem heeft staan. 

#11. Koppeling met dealer management systemen voor autobranche

#12. Werk geheel digitaal

Laat uw gehele documentenstroom digitaal verlopen met DocBase. In combinatie met de digitale handtekening module kunt u ook alle contracten en offertes digitaal laten onderteken. Zo is het de ideale oplossing om geheel digitaal te werken. 

#13. Vinden in plaats van zoeken

Af en toe is het toch frustrerend om lang te zoeken naar documenten. Vaak weet je de naam niet meer van het document of moet je een document van je collega hebben en weet je niet in welke map hij het document heeft verstopt. Met DocBase vindt je razendsnel en eenvoudig het document dat je zoekt. We werken namelijk met zoeksleutels die je meegeeft aan je documenten om het vinden makkelijk te maken.

#14. Weg met de overvolle archieven

#15. Meedenken met de klant

#16. Veilig in de cloud of on premise 

Binnen DocBase staan uw documenten veilig in de cloud. Onze oplossingen voldoen immers aan de hoogste standaarden qua beveiligingsnormen. Maar DocBase kan ook op een server in uw eigen organisatie geïnstalleerd worden. Het is ons om het even.

#17. Deskundig personeel

#18. Altijd bereikbaar voor advies

#19. Denken in oplossingen

#20. Passende oplossing voor uw organisatie

#21. ‘Kan niet, bestaat niet’-mentaliteit

#22. Duurzaam ondernemen

Met een juist ingerichte DMS oplossing kan u CO2-reductie, vermindering van grondstoffenverbruik en milieuverbeteringen behalen.

New Call-to-action

#23. Samenwerken met deskundige partners

#24. Grip op uw documenten

#25. Continue innovatie

Ons R&D team blijft continu innoveren om het systeem naar wens van de markt te laten functioneren.

#26. Snelle implementatie

Binnen een aantal dagen kunt u al aan de slag met DocBase. Dit is natuurlijk wel afhankelijk van het aantal gebruikers, toepassingen en modules. 

#27. Ervaring in meerdere branches

#28. Geen duur maatwerk

#29. App DocBase Mobile

Altijd, overal en op elk apparaat volledige controle op je informatie met de applicatie DocBase Mobile. 

#30. Voor elke organisatie een specifieke oplossing

#31. Vele succesvolle implementaties van DocBase

Alle succesvolle verhalen van de implementatie van DocBase leest u hier.

#32. Binnen 30 seconden een nieuw personeelsdossier

#33. Klaar voor de toekomst

Met DocBase bent u klaar voor de toekomst van de digitalisering. De maatschappij is immers steeds meer aan het digitaliseren.

#34. Verschillende digitale oplossingen

Binnen DocBase is het mogelijk om modules toe te voegen en te kiezen tussen drie verschillende versies van DocBase. Zo is de keuze uit DocBase Find, DocBase Connect met de X-connector en DocBase Certified.

#35. Makkelijk te bereiken

Wij zijn doordeweeks altijd telefonisch te bereiken tussen 9:00 – 17:30 uur of neem contact met ons op via de contactpagina. Ook de locatie is makkelijk te bereiken met de auto.

#36. "Kennis is macht, kennis delen in kracht"

#37. Notificaties van aflopende contracten

Iedere organisatie heeft te maken met contracten die aflopen. Het kan voorkomen dat je ze vergeet en automatisch er nog een jaar aan vast zit. Met DocBase krijgt u automatisch een notificatie wanneer een contract afloopt. Zo heeft u altijd overzicht over al uw contracten. 

#38. Flexibiliteit van de oplossing 

#39. Zorg voor een papiervrij kantoor

#40. Juiste autorisatie

In DocBase is er de mogelijkheid om medewerkers wel of geen rechten te geven om bepaalde documenten in te zien of aan te passen. Zo is het bijvoorbeeld bij personeelsdossiers niet de bedoeling dat collega’s de gegevens van elkaar kunnen inzien.

#41. ZTC-beheer module

Voor overheidsinstellingen is de zaaktypecatalogus beheermodule handig om eigen zaaktypen in DocBase flexibel in te richten. Met DocBase ZTC-Beheer kunnen beheerders snel en eenvoudig zaaktypen configureren.

#42. Digitaal post verwerken

#43. Koffie staat altijd klaar

#44. Acanthis weet wat er speelt in de markt

#45. Onze consultants zijn gedreven in hun vak

#46. Uw gehele proces digitaal en automatisch

#47. Werken volgens de nieuwste wet- en regelgeving


Genoeg redenen om DocBase in overweging te nemen als uw DMS-systeem.

Wilt u weten wat DocBase voor uw organisatie kan betekenen. Wij komen graag bij u langs om een passende oplossing voor uw organisatie te laten zien. Vraag de DocBase demo hier aan.