Contractmanagement niet op orde? Dit zijn de risico’s!

Contractmanagement is het beheren van de administratie van alle termijnafspraken die in een contract zijn vastgelegd. Contractmanagement werkt twee kanten op: het gaat over de contracten tussen u en uw leveranciers, en over contracten tussen u en uw klanten. Het doel van contractmanagement is het vermijden van risico’s, het bewaken van kosten een bijdrage leveren aan het strategisch beleid over uitbestedingen. In deze blog gaan we in op de risico’s die u loopt als u uw contractmanagement niet op orde heeft.

Risico #1 Mislopen van verkoopmogelijkheden

Als organisatie heeft u contracten lopen met uw klanten. Misschien werkt u met jaarcontracten, misschien met driejarige contracten, of misschien werkt u met een andere constructie. Hoe u ook te werk gaat, het is goed om met enige regelmaat contact te hebben met uw klanten over het lopende contract. Bel ze op om te vragen hoe het gaat en of ze nog tevreden zijn over de door u geleverde dienst of het product. Zo kunt u eenvoudig nagaan of de contracten nog wel up-to-date zijn. En als u dat niet doet, dan mist u een kans! Door tijdens zo’n contactmoment met uw klant een beetje door te vragen en goed te luisteren, komt u meer te weten over uw klant en zijn behoefte. De behoefte van een klant verandert met de tijd wel eens. Toen u de klant net leerde kennen, had hij bijvoorbeeld behoefte aan een auto. Een jaar later heeft de klant een auto, en heeft hij behoefte aan een onderhoudsbeurt voor zijn auto. Als u niet aan contractmanagement doet, moet de klant zelf bij u komen met de vraag om een onderhoudsbeurt. De kans is groot dat de klant dit niet doet. Misschien heeft de klant wel een neef die zo’n beurt voor een laag bedrag aanbiedt. En zo loopt u de opdracht mis.

Risico #2 Klanten verliezen 

In het verlengde van het vorige risico, ligt het risico om klanten te verliezen. Contractmanagement heeft namelijk nog een voordeel. Door uw contracten (en dus contacten) te onderhouden, heeft u niet alleen inzicht in de verschillende situaties, u bent daardoor ook betrokken bij de klant. U spreekt hem regelmatig, weet wat er speelt en u speelt daarop in. De klant merkt dat u aandacht voor hem heeft en met hem meedenkt.

Stelt u zich nu eens voor dat u dit niet doet. U krijgt een klant, sluit een contract af met hem, levert de betreffende dienst of het product en that’s it. Misschien is uw klant niet zo tevreden, misschien heeft hij extra wensen. Maar hij hoort niks van u. De klant zal zijn feedback niet altijd uit zichzelf aan u laten weten. In plaats daarvan gaat hij op zoek naar iets wat beter bij hem past. Of misschien krijgt hij een aanbod van een van uw concurrenten. Het zal uw klant weinig moeite kosten om over te stappen op een andere leverancier. En u had niks in de gaten.

Nooit meer contractuele kansen missen?
Dat kan met een Document Management Systeem! 
Lees hier meer >>

Risico #3 Onnodige kosten

Dit is een risico dat vooral geldt voor contracten tussen u en uw leveranciers. Sommige diensten en producten schafte u een aantal jaar geleden aan, maar heeft u nu helemaal niet meer nodig. Of misschien zitten deze diensten ook wel bij een ander contract inbegrepen. Als u geen inzicht hebt in de lopende contracten, heeft u hier geen weet van. Het komt vaak voor dat een contract niet automatisch op een bepaalde datum afloopt, maar dat het contract stilzwijgend verlengd wordt als u niet opzegt. Het kan dus voorkomen dat u, zonder contractmanagement, jarenlang betaalt voor iets wat u helemaal niet meer gebruikt.

Daarnaast gooien veel leveranciers elk jaar de prijzen wat omhoog. Dat is op zich niet vreemd of verkeerd, maar houd het wel in de gaten. Vijf jaar geleden was er misschien geen prijsverschil tussen leverancier A en leverancier B, maar nu kan dat prijsverschil er wel zijn. Als u van dit soort zaken niet op de hoogte bent, komt u in een verminderde kennispositie bij onderhandelingen met een leverancier. U bent dan geneigd elke prijsverhoging of elke productwijziging te accepteren, terwijl het ergens anders misschien wel volgens uw wensen kan! 

Risico #4 Een slecht imago

Als u alle contracten maar laat gaan, niks in de gaten hebt en eigenlijk geen idee hebt van wat er loopt, merken uw leveranciers en klanten dat ook. Uw klant krijgt bijvoorbeeld een verlenging van zijn contract, met oude contractgegevens erop. Uw leverancier gooit de prijs steeds wat omhoog, en u stelt daar nooit vragen over.

Uw klanten en leveranciers hebben snel genoeg door dat u uw contracten niet zo goed beheert. Dat zegt weinig positiefs over u als samenwerkingspartner. U komt laks en in het ergste geval zelfs onbetrouwbaar over. Met alle gevolgen van dien.

Deel dit bericht: