Contractmanagement implementeren: stap NIET in deze 4 valkuilen

Elf maanden geleden schafte u een licentie aan voor een CRM-pakket. Helaas, de oplossing voldoet niet helemaal aan uw wensen en u wilt er graag weer vanaf. U belt de leverancier om op te zeggen, maar wat blijkt? Opzeggen kan niet meer. In het contract staat dat u minimaal 45 dagen vooraf moet annuleren, om te voorkomen dat het contract wordt verlengd.

Is u dit ook wel eens overkomen? Contracten lopen ongewenst langer door, u heeft geen overzicht van alle lopende contracten bij leveranciers of klanten of u heeft niet in kaart wat de verplichtingen zijn die bij de contracten horen. Tijd om dat eens flink te gaan verbeteren. U wilt structuur en inzicht: een beter beheer van uw contracten.

In dit blog vertellen we u wat contractmanagement is, hoe een contractmanagementsysteem u kan helpen en waar u op moet letten bij het implementeren van het contractmanagementsysteem.

 

Wat is contractmanagement?

Contractmanagement is het hele proces van systematisch en efficiënt besturen van alles wat met contracten te maken heeft, van het maken van een contract tot de uitvoer en analyse ervan. Contractmanagement beperkt zich dus niet alleen tot een technologische oplossing, maar omvat ook de organisatorische, procesmatige en beheersaspecten. In het blog Contractmanagement en contractbeheer: wat is het verschil? leest u wat er allemaal komt kijken bij contractmanagement.

 

Hoe helpt een contractmanagementsysteem bij contractmanagement?

In een contractmanagementsysteem worden alle afspraken en contracten vastgelegd. Zo heeft u altijd volledig zicht op opzegtermijnen, looptijden, prestaties en verplichtingen. Of het nu gaat om een huurcontract, leasecontract, onderhoudscontract, inkoopcontract of een andere overeenkomst; alle documenten die bij een contract horen worden overzichtelijk geregistreerd, opgeslagen of gepresenteerd op het moment dat het nodig is.

Een automatische notificatie-functie attendeert u tijdig wanneer er iets moet gebeuren. Zo krijgt u bijvoorbeeld bij een aflopend contract op tijd een notificatie en komt u nooit meer voor verrassingen te staan door contracten die stilzwijgend worden verlengd. Dat scheelt u veel tijd, moeite en geld.

 

De 4 valkuilen bij het implementeren van een contractmanagementoplossing

Een contractmanagementsysteem is geen overbodige luxe wanneer u het managen en beheren van uw contracten effectiever wilt maken. Maar hoe gaat dat nou in zijn werk? Aanschaffen, inrichten en klaar? Er zijn zeker een aantal aspecten waar u rekening mee wilt houden. We bespreken er vier.

 

1. Contractmanagement als snelle implementatie in plaats van een veranderproces

Beginnen met efficiënt contractmanagement is meer dan alleen de implementatie van een nieuwe tool. Het vraagt ook een andere werkwijze, een werkwijze waarin goed gedocumenteerd wordt. Vergis u hier niet in: uw collega’s zullen opgeleid en gemotiveerd moeten worden om daadwerkelijk gebruik te maken van het systeem en contracten goed op te slaan en te beheren.

 

2. Geen motivatie in de rest van de organisatie

U bent zelf waarschijnlijk volledig overtuigd van het nut van een contractmanagementsysteem. Maar uiteindelijk zal u niet de enige zijn die het systeem gaat gebruiken. Formuleer een heldere visie en draag die over: contractmanagement an sich is geen doel, maar een middel voor het behalen van een groter doel. Wat dat doel is, moet u definiëren en communiceren. Welke onderdelen van uw bedrijfsstrategie worden versterkt door het verbeteren van het contractmanagement? De winstmarge verhogen, de kosten laten dalen, risicomijding, hogere klanttevredenheid? Zet daarop in en motiveer de hele organisatie.

 

3. Het ontbreekt aan een kopgroep

Iets dat u geweldig kan helpen bij de implementatie van een contractmanagementoplossing, is het formeren van een kopgroep. Vind gelijkgestemden die, net als u, enthousiast zijn over de mogelijkheden en verbeteringen die het systeem en de manier van werken biedt. Breng deze samen en vorm als groep de ambassadeurs van het systeem. Het is goed wanneer deze ambassadeurs uit alle lagen van de organisatie komen; niet alleen managers of het MT, maar ook juist de middelmanagers en uitvoerende collega’s. Op deze manier creëert u eenvoudiger draagvlak in de hele organisatie. Betrek deze groep ook bij de implementatie. Help hen de rest van de organisatie te motiveren door quick wins of successen te delen. Goed voorbeeld, doet goed volgen.

 

4. Het gaat even goed, maar na verloop van tijd steekt het oude gedrag de kop weer op

Wellicht dat de nieuwe manier van werken in het begin snel en goed aangenomen wordt door uw collega’s. Maar een paar maanden verder vervallen uw collega’s weer in oud gedrag. Zeker wanneer er onder tijdsdruk gewerkt wordt, is het verleidelijk om dat ene contract toch even snel op het bureaublad op te slaan. “Van het weekend zet ik het wel in het systeem,” denkt uw collega. De eerste keer gaat het misschien goed en is het systeem na het weekend weer bijgewerkt met de meest recente contracten. Maar drie weken later is van het bureaublad van uw collega niks meer te zien; het is bezaait met contracten.

Het resultaat? Ongestructureerd en niet gedocumenteerd. Waak voor dit soort voorvallen en grijp in wanneer het voorkomt. Blijf motiveren, benadruk de voordelen en laat zien dat de nieuwe manier van werken ook op de lange termijn veel kan opleveren.

 

Uw contractmanagement verbeteren? Laat u adviseren!

Zoals u ziet komt er meer kijken bij het implementeren van een contractmanagementsysteem dan u misschien dacht. Laat u informeren en adviseren door een partij die ervaring heeft met het implementeren van contractmanagement. Bij Acanthis zijn wij gespecialiseerd in het inrichten en implementeren van contractmanagementsystemen voor automotive, handel & industrie, overheid, onderwijs & zorg. Vraag gerust een vrijblijvend adviesgesprek aan of bekijk eens de productbrochure van DocBase Contractbeheer.

Deel dit bericht: