Contractmanagement en contractbeheer: wat is het verschil?

De begrippen contractmanagement en contractbeheer worden vaak door elkaar heen gebruikt. Onterecht, want het zijn twee verschillende dingen. De één heeft een overkoepelend karakter, terwijl de ander daar een onderdeel van is. Het ene dient een ander doel dan het ander. En contractbeheer omvat andere werkzaamheden dan contractmanagement. We leggen uit wat het verschil is tussen contractbeheer en contractmanagement, en belichten het belang van beide.

Het verschil tussen contractmanagement en contractbeheer

Het begrip contractmanagement omvat het proces van systematisch en efficiënt besturen van de contractcreatie tot en met executie en analyse. Het beoogde doel hiervan is om de operationele en financiële prestaties van leveranciers te maximaliseren en risico’s te reduceren. Contractmanagement is dus het brede spectrum waaronder organisatorische, procesmatige, implementatiematige en beheer/management aspecten vallen.

Ook het beheren van contracten valt hier dus onder. Contractbeheer maakt daarmee onderdeel uit van contractmanagement. Waar contractmanagement zich richt op besturing van het contracteringsproces van begin tot ‘eind’, beoogt contractbeheer een doel op een meer ondersteunend niveau. Contractbeheer draait om het creëren van inzicht in lopende contracten, contractuele afspraken en bijhorende informatie. Een daarvoor bestemde administratie zorgt voor dit inzicht binnen de organisatie. Up-to-date informatie en beschikbaarheid voor betrokkenen zijn daarbij prioriteit.   

Het doel dat organisaties met contractbeheer beogen, draagt bij aan het doel van contractmanagement. Het grote verschil tussen de twee begrippen zit hem dus in het overkoepelende karakter van contractmanagement en het feit dat contractbeheer er een voorzienend onderdeel van is.

Het belang van contractmanagement

Het belang van goed uitgevoerd contractmanagement komt terug in iedere fase van het contracteringsproces.

Allereerst is contractmanagement bij het sluiten van contracten van belang. Goede afspraken en het verminderen van risico’s rondom afspraken zijn in dat aspect twee belangrijke doelen. Stel de gevolgen voor uw organisatie maar eens voor van afspraken die niet geheel duidelijk geformuleerd zijn. Wanneer het contractmanagement van een organisatie niet op orde is, verhoogt dit de kans op ‘verkeerde’ afspraken.

Contractmanagement beperkt zich niet tot het sluiten of beëindigen van contracten. Ook de uitvoering van contracten valt hieronder. Of het nou op kwalitatief of kwantitatief gebied is: uitvoering zonder aan de afspraken te voldoen, kan schade betekenen voor een bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan imagoschade of financiële schade. Binnen contractmanagement is dus ook het monitoren van uitvoering van belang, om op deze manier schade te voorkomen.

Ten slotte zijn looptijden en deadlines van contracten een belangrijke factor die invloed hebben op het succes van een bedrijf. Denk eens aan de gevolgen die het beëindigen van een contract op een ongunstig moment, kan hebben. Een voorbeeld is te late beëindiging van contracten. Hierdoor stapelen boetes zich op en/of zit een organisatie ongewenst langer vast aan een contract. Door deadlines consequent in de gaten te houden, kunnen niet alleen risico’s beperkt worden, maar is er ook ruimte voor het ontdekken van kansen, zoals kostenvermindering.

Daarnaast zijn er aspecten die gedurende alle fases van een contract gelden. Het versterken van de relatie met een leverancier is bijvoorbeeld binnen alle contractfases aan de orde. Door afspraken helder te bepalen, deze na te komen en deadlines in de gaten te houden, kunnen conflicten met leveranciers vermeden worden.

Contractbeheer als essentieel onderdeel van contractmanagement

Het moge duidelijk zijn dat het succes van contractmanagement mede afhankelijk is van de mate waarin contractbeheer op orde is. Het belang van contractbeheer ten gunste van contractmanagement is daarmee direct duidelijk. Kortom: contractmanagement heeft zowel een risico-beperkende als kans-ontdekkende functie voor een organisatie. Een goed ingerichte contractbeheeradministratie is essentieel om het beste uit contractmanagement te halen.

Anno nu is het voor organisaties gelukkig niet meer nodig om zorgen te maken over ellendige papierstapels. Ook is het niet meer nodig om alle contractbeheer-gerelateerde werkzaamheden handmatig te verrichten. Dankzij DMS DocBase bevinden alle contracten zich op één veilige plek. Uren zoeken naar documenten en bezorgdheid over veiligheid is daarmee niet meer nodig. Zo wordt contractbeheer een stuk makkelijker! 

Deel dit bericht: