Bent u als autodealer al AVG-compliant?

Juist als autodealer heeft u het beheer over privacygevoelige informatie. Denk bijvoorbeeld aan een kopie van het paspoort dat u opslaat bij de verkoop van een auto. Hoe zorgt u ervoor dat u voldoet aan de AVG-wetgeving zonder dat het teveel tijd kost? Wij vertellen het u graag, niet alleen om boetes te voorkomen, maar ook om te voorkomen dat het u veel tijd kost.

Voorkom boetes

Naast nieuwe regels, kwamen er ook nieuwe boetes naar aanleiding van de AVG. U kunt beboet worden tot wel 4% van uw omzet als blijkt dat uw bedrijf niet voldoet aan deze wet. Maar dat is niet de ergste schade: het zorgvuldig opgebouwde vertrouwen van uw klanten, krijgt een gevoelige knauw. Het vertrouwen herstellen is waarschijnlijk kostbaarder dan 4% van uw omzet. Reden genoeg om ervoor te zorgen dat u als dealer aan de wet voldoet.!

Privacy Concept. Blue Button with Padlock Icon on Modern Computer Keyboard. 3D Render.-125393-editedWelke regels zijn van toepassing op uw autobedrijf?

Allereerst is het zaak om u te verdiepen in de AVG. Welke regels zijn voor uw bedrijf van toepassing?

a. Gegevens goed en veilig opslaan

Net als ieder ander bedrijf, moeten autobedrijven gegevens goed en veilig bewaren. Alles opslaan in een dossierkast met een slot is achterhaald. De gegevens op verschillende computers bewaren, is onhandig en onveilig. Dus is het zaak om een goed online systeem te gebruiken dat voldoende beveiligd is. En waarbij alleen de juiste mensen toegang hebben tot de juiste informatie.

b. Toestemming kunnen aantonen

Autobedrijven moeten kunnen aantonen waarom ze gegevens opslaan en welke toestemming ze van wie hebben gehad. Het liefst wordt dit allemaal automatisch door een systeem opgeslagen, zodat u later altijd kunt aantonen dat iemand toestemming heeft verleend.

c. Uitdraai van opgeslagen gegevens

Wil een klant weten welke gegevens u als autobedrijf van hem of haar heeft? Dan moet u daar inzicht in kunnen geven. Met een goed systeem is dat een fluitje van een cent. Of komt er een importeur langs om te kijken of u uw zaakjes op orde hebt, zoals bij een audit? Dan kan een goed document management systeem u enorm helpen. Snel en makkelijk toont u de juiste gegevens waardoor u laat zien dat u uw zaak op orde heeft.

d. Privacygevoelige gegevens verwijderen

Ook autobedrijven moeten privacygevoelige gegevens na enige tijd ook weer verwijderen. Hoe regelt u dat? Gaat u daar elke keer zelf aan denken? Of gebruikt u een document management systeem dat op bepaalde tijden de juiste gegevens weer voor u verwijdert? Personen kunnen zelf ook vragen om verwijdering van zijn of haar gegevens. Als autobedrijf moet u een dergelijk verzoek opvolgen mits dit bewaarplicht vanuit wetgeving niet in de weg staat. Een goed systeem zorgt ervoor dat het verwijderen van gegevens niet veel tijd kost.

Werk uit handen nemen

Een goed document management systeem neemt veel werk uit handen als het gaat om voldoen aan de laatste wet- en regelgeving. Juist op het moment dat u voor meerdere automerken werkt. Handmatig in de verschillende systemen van de automerken met documenten werken, wilt u toch niet? Acanthis biedt u daarom één systeem. Dit document management systeem is gekoppeld aan de systemen die uw automerken gebruiken. Uw verkopers hoeven slechts op één plek de verkoopdossiers in orde te maken. De brongegevens worden uit de verschillende dealer management systemen opgehaald en automatisch gebruikt in het document management systeem. Dat scheelt al een hoop.

VerkoopdossiersComplete verkoopdossiers

DocBase van Acanthis versnelt het werk van de verkopers via een handige checklist. In één oogopslag ziet de verkoper of het verkoopdossier alle documenten bevat. En als een document te lang ontbreekt, krijgt de verkoper een mailtje om hem hieraan te herinneren. Dat levert veel tijdswinst op, zo bleek in de praktijk bij onder andere de Broekhuis Groep.

Grip op verkoopprocessen

Als laatste zorgt een document management systeem ook voor grip en efficiency. Door veel taken als vanzelf te laten lopen, hoeven medewerkers er niet aan te denken. Ze kunnen het vergeten of zich niet vergissen. Vooral als er wisselingen zijn in het personeel, dan wil de kennis rond de AVG-regels nog weleens inzakken of verloren gaan. Stel zonodig een privacy officer aan en zorg dat die goed is opgeleid. Dat kan via de training Diev.  

Is uw autobedrijf al AVG-proof? Lees er alles over in ons e-book. Of neem contact op voor advies.