Is een DMS een belemmering voor nieuwe ontwikkelingen?

Een Document Management Systeem (DMS) is een beproefde oplossing om informatie binnen een bedrijf te organiseren. De systemen hebben talloze voordelen als het gaat om de kwaliteit van de informatievoorziening binnen uw bedrijf. Daarnaast biedt een DMS de mogelijkheid om werkprocessen op basis van informatie te stroomlijnen. Dit kan bijvoorbeeld door het aanbrengen van workflows of door het uitzetten van taken.

Een DMS brengt vooral een strakke structuur aan in de informatie die gebruikt wordt binnen een bedrijf. Doel hiervan is om ervoor te zorgen dat altijd de juiste, meest actuele informatie geraadpleegd kan worden. Dit het liefst alleen door de mensen die deze informatie echt nodig hebben voor de uitoefening van hun functie.

Dit roept natuurlijk de vraag op of de strakke structuren van de DMS belemmerend zijn als het gaat om het inspelen op nieuwe ontwikkelingen. Of is een DMS juist heel flexibel en kan het daarom juist helpen bij het omarmen van de nieuwe ontwikkelingen?

 

Continue veranderingen

Het enige dat niet verandert, is dat alles verandert. Het is een cliché, maar natuurlijk is het wel waar. De wereld om ons heen blijft veranderen en de snelheid waarmee dit gebeurt neemt eerder toe dan af. Bedrijven die willen groeien in deze voortdurende veranderende wereld moeten snel in kunnen spelen op nieuwe ontwikkelingen.

Als we alleen al kijken naar deze eeuw dan zien we dat er grote veranderingen hebben plaatsgevonden. Het is nog maar iets meer dan 10 jaar geleden dat de eerste iPhone is geïntroduceerd. Nu hebben veel mensen in Nederland meerdere smartphones en zijn ze continu online. Het is ook iets meer dan 10 jaar geleden dat ‘de cloud’ werd geïntroduceerd. Inmiddels is ook de cloud gemeengoed: informatie wordt opgeslagen op centrale servers en is vanuit de hele wereld, bijvoorbeeld van uw smartphone raadpleegbaar.

 

Innovatie

Als het gaat om aanbieders van Document Management Systemen, hebben zij relevante nieuwe ontwikkelingen altijd snel omarmd. Waar een DMS een jaar of tien geleden draaide op een server in het bedrijf (on premise), is de cloud nu de standaard. Door middel van smartphoneapplicaties zijn de gegevens in de cloud toegankelijk voor medewerkers overal ter wereld. Aan de andere kant hebben aanbieders van document management systemen zich gewapend tegen nieuwe bedreigingen zoals ransomware.

In de komende jaren staan ons opnieuw grote ontwikkelingen te wachten. Blockchains zullen een steeds belangrijkere rol gaan spelen als het gaat om de verificatie van transacties met derde partijen. Dankzij Internet of Things zullen uw machines beter met elkaar kunnen communiceren en hierdoor ook meer informatie genereren. Net als bij de smartphone en de cloud zal het DMS aangepast worden zodat bedrijven optimaal gebruik kunnen maken van deze nieuwe informatiestromen. 

 

Hoe flexibel is een DMS?

De basis van een DMS is in feite niets meer dan een grote database met daarin gegevens over de opgeslagen documenten. Deze gegevens worden voor ons mensen toegankelijk gemaakt door een soort ‘schil’. Deze schil zorgt er bijvoorbeeld voor dat alle documenten met het woord ‘contract’ in de titel getoond worden op het moment dat wij daarom vragen.

Omdat de basis van een DMS zo eenvoudig is, kan er eenvoudig een nieuwe schil opgelegd worden. Deze schil biedt nieuwe mogelijkheden om gegevens op te halen uit de database of om nieuwe gegevens (automatisch toe te voegen). Ook kan deze schil ervoor zorgen dat de weergave van de documenten anders is.

 

Een DMS en een fabrieksgebouw

In zekere zin is een DMS goed te vergelijken met een fabrieksgebouw. Een fabriek zit mogelijk al tientallen jaren in het zelfde gebouw en produceert nog steeds voor het grootste deel dezelfde producten. Maar door de jaren heen zijn er steeds nieuwe machines in en uit gegaan en wat nu de opslagruimte is, was vroeger misschien wel de productieruimte. Aan de andere kant is de riante kamer op de bovenste verdieping altijd de bestuurskamer gebleven, terwijl het kleine kamertje zonder natuurlijk licht nog altijd de bezemkast is. In het geval het DMS zijn de buitenmuren de database, terwijl de schil de inrichting is.

De vergelijking tussen een productiefaciliteit en een DMS gaat helemaal niet op. De doorlooptijd van aanpassingen bij een DMS is veel sneller. Natuurlijk moet een ‘nieuwe’ schil gebouwd worden, maar als deze af is kan deze in een handomdraai over de oude schil heen gezet worden. In het slechtste geval zijn de documenten even enkele minuten niet bereikbaar. Dit is natuurlijk niet te vergelijken met een verbouwing in de fabriek die maanden kan duren. De updates aan een DMS hoeft u ook niet zelf uit te voeren, maar worden eenvoudig vanuit de cloud doorgevoerd.

Een Document Management Systeem biedt aan de ene kant een stevige basis voor een gestroomlijnde informatievoorziening. De basis, een database waarin records staan met verwijzingen naar een opslaglocatie met documenten en bijbehorende meta-data, zal nooit veranderen. Aan de andere kant is een DMS geen statisch geheel. Het DMS wordt continu verbeterd volgens de stand van de techniek.

Om zo goed mogelijk in te spelen op technologische veranderingen is het noodzakelijk om een DMS niet als een product te zien dat ‘af’ is. Net zoals u continu naar manieren zoekt om uw productieproces te verbeteren, kunt u ook uw DMS steeds verbeteren. Soms betekent dit dat u kleine aanpassingen maakt in de manier waarop informatie opgeslagen wordt. In andere gevallen zijn de wijzigingen meer structureel. U boort een compleet nieuwe informatiebron aan of u zorgt ervoor dat de informatie uit het DMS ook ontsloten wordt voor andere partijen, bijvoorbeeld toeleveranciers.

Benieuwd naar de mogelijkheden? Vraag de demo aan!

Is een DMS flexibel genoeg?

Net als de rest van uw bedrijf, kunt u ook uw DMS aanpassen aan de veranderende wereld om ons heen. Dit is zelfs noodzakelijk. Nieuwe technologieën, zoals blockchains en het internet der dingen zullen bedrijven in staat stellen om nog beter, efficiënter en meer ‘lean’ te produceren. Uw concurrenten zullen ook investeren in deze technieken, en u zult hen een stap voor moeten zijn.

De belangrijkste grondstof voor het verbeteren van uw productieproces is informatie, en de opslagplaats hiervoor is het DMS. Document management systemen zullen daarom ook continu blijven veranderen om nieuwe technologische ontwikkelingen een plek te geven. Gelukkig kunt u deze opslagplaats in een mum van tijd aanpassen aan de nieuwste ontwikkelingen. Dankzij de opslag in de cloud kan dit snel en eenvoudig zonder dat uw werkprocessen hierdoor beïnvloed worden.