Als autodealer altijd goed voorbereid op de audits van de importeur! 6 voordelen

Automotive! Wat is het toch een mooie branche. Constant nieuwe ontwikkelingen, steeds weer nieuwe, modernere, geavanceerdere en technisch verfijndere auto’s en in de afgelopen jaren zijn er mooie resultaten behaald.

Dit komt mede dankzij de bekende nieuwe WLTP normering (metingen onder realistische omstandigheden). Even kort uitgelegd: dankzij de WLTP worden auto’s duurder door een hogere BPM. Mensen konden tot voor kort nog hun nieuwe auto kopen volgens de oude NEDC norm met de lage BPM. Voor de automotive heeft dit voor een geweldige boost gezorgd. Samen met de ontwikkelingen van elektrische auto’s en het autonoom rijden maakte de automotive dit jaar tot een boeiende en dynamische branche.

Toch zijn er ook mindere kanten aan de automotive. Zeker nu de resultaten zo goed zijn, komt er ook steeds meer administratie bij kijken. Bij de administratie horen ook de periodieke audits.

Audits

Iedereen in de automotive kent het wel, de periodieke audits waarbij de documentatie van verkoopdossiers wordt gecontroleerd. Het neemt altijd onnodig veel tijd in beslag en de stress wanneer er documenten missen in een dossier is frustrerend. Dit wil je allemaal het liefst niet meemaken en toch gebeurt het nog te vaak.
Wij zijn ervan overtuigd dat het voorbereid zijn op audits een hoop ergernissen voorkomt. Dit doe je om te beginnen met het digitaliseren van al je verkoopdossiers. Zo krijg je de volgende voordelen.
De 6 voordelen van het voorbereid zijn op audits:

1. Gegarandeerd complete dossiers

Het is al even bekend dat digitaal werken de toekomst is. Toch werken de meeste autodealers nog met fysieke verkoopdossiers. Door te werken met digitale dossiers zorg je voor overzichtelijkheid en structuur. Zo raak je geen documenten kwijt en weet je zeker dat alle dossiers compleet zijn, dankzij de compleetheidscheck.

2. Onzekerheden uitsluiten: zekerheid dat de documenten op orde zijn

De autoverkoop loopt goed en je ziet het aantal verkoopdossiers opstapelen. Ze verdwijnen erna in de archiefkasten en vlak voor de audits moeten opgevraagde dossiers ineens ten tonele verschijnen. Een goed systeem zorgt ervoor dat je ze niet per stuk op hoeft te zoeken. Juist als het druk is om dat de verkopen goed gaan, is er minder tijd voor het afronden van de dossiers. De nieuwe klant gaat natuurlijk altijd voor. Voor je het weet ben je twee weken verder en stapelt het lijst onaffe dossiers zich op. Hoe weet je dan welke documenten nog ontbreken bij welke klant? Het Document Management Systeem geeft in een checklist aan welke documenten er zijn en welke nog toegevoegd moeten worden.
3. Overzicht bieden – wat zijn de eisen, wat moet er wel en niet gebeuren en wanneer moeten wat verlengd worden
Vooral als jouw autobedrijf werkt voor meerdere merken, is het lastig om bij elk personeelslid tussen de oren te hebben wat er precies moet gebeuren bij importeur A en wat bij importeur B. DocBase sluit aan op meerdere dealer management systemen en kan dat soort verschillen gemakkelijk inzichtelijk maken. Zo zijn je medewerkers snel op de hoogte.

4. Weten dat je voldoet aan de eisen, geen verrassingen achteraf.

Juist omdat de automotive-branche in ontwikkeling is, veranderen ook de eisen nog weleens. Vooral ook rond bijvoorbeeld de AVG ((LINK NAAR AVG-blog)) is het ook nog weleens onduidelijk wat er wel en niet moet. Zodra duidelijk is hoe de nieuwe eis toegepast moet worden, moeten medewerkers dat goed tussen de oren krijgen en gaan toepassen. De praktijk is weerbarstig. Je zal de eerste niet zijn die na een jaar voor de verrassing komt te staan dat dingen wel doorgesproken zijn, maar waarbij na enkele maanden de uitvoering is blijven steken. De software van DocBase kan aan de nieuwe eisen aangepast worden en zo elke dag inzichtelijk maken dat er nog iets ontbreekt. Daarmee voorkom je sowieso dat je achteraf verrast wordt met de ontdekking dat je toch niet aan de AVG-eisen voldoet.

5. Geen stress en irritatie

We maken ons er allemaal weleens schuldig aan… op het laatste moment ergens aan beginnen. Morgen ga ik de auto wassen of volgende week doe ik de belastingaangifte. Allemaal voorbeelden van uitstelgedrag. Dit gebeurt dus ook met het opzoeken van alle dossiers voor de audit.

Als je achterloopt met de dossiers neemt de irritatiefactor en de tijdsverspilling toe. Voor je het weet is een medewerker een half uur kwijt met zoeken, terwijl hij dat in een paar minuten had kunnen doen toen hij nog met die verkoop bezig was. Voor de medewerker is het vervelend om veel tijd kwijt te zijn aan die administratie. Daarbij levert het stress op want hij denkt telkens: oh ja, ik moet nog even de inruiltaxatie toevoegen. En nog dat paspoortkopietje bij die andere klant. Op de dag van de audit is de stress om te snijden…
Zolang je goed voorbereid te werk gaat en alle documentatie onder controle hebt, hoef je het ook niet uit te stellen. Dat scheelt bakken met stress.

6. Minder tijd kwijt

Zelfs de perfectionisten, die elke week de dossiers op orde weten te krijgen, ervaren het administreren vaak als huiswerk. Een vervelend klusje. Daarom is het zaak dat klusje zo klein mogelijk te maken door gebruiksvriendelijke software. Hoe makkelijker het is, hoe eerder je klaar bent. Met DocBase kan er tijd bespaard worden op het bijhouden van de documenten. Dat is in de praktijk bewezen bij dealer Broekhuis: ‘We kunnen de auto’s sneller afleveren. Daar zijn berijders, verzekeraars en leasemaatschappijen heel blij mee.’ Zo hou je tijd over om te doen waarvoor je aangenomen bent: auto’s verkopen.

Steeds meer autobedrijven zien de voordelen van het werken met een document management systeem voor hun verkoopdossiers.

Deel dit bericht: