7 tips voor het succesvol implementeren van een DMS

Een Document Management Systeem (DMS) biedt vele voordelen. Je medewerkers hebben alle documenten op één plek. Er zijn verschillende manieren waarop je medewerkers snel bestanden kunnen vinden; bijvoorbeeld in mappen, met tags en met een zoekfunctie. Een DMS biedt daarnaast de mogelijkheden om de workflow in een organisatie te stroomlijnen.

Een goed doordachte implementatie van een DMS zorgt er dus voor dat je medewerkers makkelijker en sneller hun werk kunnen doen. Het is daarnaast mogelijk om werkprocessen eenduidiger te maken. Dit verhoogt de kwaliteit van het werk. Als laatste leidt een DMS tot kostenbesparingen, bijvoorbeeld omdat er minder documenten geprint worden.

De voordelen van een DMS zijn dus duidelijk. Maar zoals altijd geldt ook bij de implementatie van een DMS, dat er meer nodig is dan alleen een softwarepakket. Je medewerkers moeten met het DMS werken. Zij zorgen er uiteindelijk voor dat de implementatie van het DMS een succes wordt. Op het moment dat medewerkers weer mails met bestanden naar elkaar sturen, is de implementatie van het DMS mislukt. Het DMS is dan immers niet meer betrouwbaar.


Met deze 7 tips zorg je ervoor dat je een goede basis legt voor een succesvolle implementatie van een DMS.

1. Zorg voor voldoende draagvlak bij de collega’s

Voldoende draagvlak in je organisatie is cruciaal voor het succes van een DMS. De medewerkers moeten werken met het systeem. Pas als zij zien dat een DMS hun werk makkelijker maakt, zijn ze bereid om ook in het systeem te gaan werken.

Je kunt de kans op succes flink vergroten door met verschillende afdelingen rond de tafel te gaan zitten. Vraag je medewerkers wat een DMS moet kunnen om hen te helpen. Op deze manier kun je een DMS zoeken dat bij de wensen van je medewerkers past.

2. Standaardiseer het taalgebruik

Verkoop en sales. IT en automatisering. Dit zijn allemaal woorden die vaak binnen één bedrijf precies hetzelfde betekenen. In het dagelijks leven is dat niet erg. Maar als je wilt dat medewerkers de documenten snel kunnen vinden, is het belangrijk er voor te zorgen dat er één taal gesproken wordt binnen je bedrijf. Gebruiken we het woord ‘verkoop’ of ‘sales’? Er zullen keuzes gemaakt moeten worden en dat kan soms best lastig zijn.

3. Wie gaat het DMS beheren?

Een DMS is een levend systeem. Er worden iedere dag tal van documenten toegevoegd. Er komen nieuwe medewerkers die toegang moeten krijgen tot het systeem. Wellicht wil je de aanmaak van nieuwe categorieën of tags centraal beleggen. Juist omdat het DMS een levend systeem is, is het noodzakelijk om ervoor te zorgen dat het systeem netjes en opgeruimd blijft. Al deze taken vragen om één (of meer) beheerders.

4. Verzin een goede oplossing voor papieren documenten

De kans is groot dat er in jouw bedrijf nog papieren documenten zijn. Bij de implementatie van een DMS verbazen organisaties zich vaak over de hoeveelheid papier die nog gebruikt wordt. Klanten tekenen papieren contracten, er worden nog e-mails afgedrukt of er zijn rijen boeken die als naslagwerk dienen.

Als je met een DMS gaat werken heb je deze informatie nog steeds nodig. Een DMS kan dan een katalysator zijn om bepaalde processen te digitaliseren. Je zou kunnen besluiten om oude documenten in te scannen. Maar helaas is dit niet altijd mogelijk. Een goede oplossing is dan om papieren documenten op eenzelfde manier te ordenen als het DMS. Eventueel kun je in het DMS op een logische manier laten zien dat er ook nog informatie op papier beschikbaar is.

5. Begrijp de gevolgen van een DMS op je werkprocessen

Een DMS biedt ook tal van mogelijkheden om de werkprocessen binnen je organisatie te stroomlijnen. Zo is het mogelijk om ervoor te zorgen dat alleen een manager bepaalde documenten ‘definitief’ kan maken. Een ander voorbeeld is dat documenten in- en uitgecheckt moeten worden voordat mensen hiermee aan de slag gaan. Dit soort verbeteringen in de workflow kunnen veel voordelen opleveren.

Maar het is wel belangrijk om ervoor te zorgen dat dit geen negatieve gevolgen heeft voor de werkprocessen. Als iemand bijvoorbeeld niet bij een bestand kan omdat iemand het vergeten is in te checken, kan dit leiden tot weerstand tegen het DMS. Wellicht voegt de betreffende medewerker de extra informatie de volgende dag alsnog toe, maar voor hetzelfde geldt ontstaat er een parallel bestand dat rondgemaild wordt, waardoor het systeem niet meer betrouwbaar is.

6. Maak de autorisaties op orde

Het is mogelijk om binnen een DMS in te stellen wie welke gegevens in kan zien. In sommige gevallen is het zelfs verplicht om de toegang te beperken, denk bijvoorbeeld aan patiëntgegevens of financiële gegevens.

Het definiëren van de toegang voor de medewerkers vereist enig denkwerk vooraf. Mensen moeten precies genoeg kunnen zien. Hebben ze geen toegang tot het noodzakelijke? Geheid dat het dan ergens via de mail gaat circuleren, waardoor je nog verder van huis bent.

7. Een DMS is nooit af

Het bedrijf waarin je werkt verandert continu omdat het moet inspelen op de veranderende wereld. Daarnaast zien medewerkers na verloop van tijd ook steeds weer nieuwe mogelijkheden voor het DMS. Allemaal redenen om met mensen in de organisatie in gesprek te blijven. Je kunt het DMS altijd blijven verbeteren. En soms moet dat zelfs, bijvoorbeeld als er nieuwe privacyregels van kracht worden.

De implementatie van een DMS kan tot grote voordelen leiden voor je organisatie. Zoals bij bijna alles gaat de kost voor de baat uit. Zeker in het begin moet er veel werk verzet worden om ervoor te zorgen dat het DMS ook echt meerwaarde biedt. Door middel van goed beheer kun je de meerwaarde behouden.

Als het DMS zich eenmaal bewezen heeft biedt voortschrijdend inzicht de mogelijkheid om nog meer uit het systeem te halen.


Lees verder: