Document Management is onmisbaar - 6 voordelen van DMS

Wordt u ook overspoeld door correspondentie, personeelsdossiers, facturen, overeenkomsten en andere belangrijke documenten die verwerkt moeten worden? Met een document manament systeem is dit verwerkingsproces gedigitaliseerd. Maar wat is nu precies een DMS en wat zijn de voordelen hiervan?

Wat is een Document Management Systeem?

Een Document Management Systeem, ook wel DMS genoemd, is een software-oplossing voor het gestructureerd beheren van alle digitale en fysieke documenten binnen uw organisatie. Dankzij het scannen, herkennen en rubriceren van documenten worden alle documenten opgeslagen op een gestructureerde manier. Of het nu gaat om offertes, projectdocumenten, facturen of e-mails, alle documentvormen worden opgeslagen en gearchiveerd. Het zorgt voor een optimale terugvindbaarheid, een geborgde integriteit en een plaats en tijd onafhankelijke toegang van al uw documentcollecties.


Met de stap naar document management zet u ook een stap naar digitalisering, wij zetten graag de voordelen van een document management systeem (DMS) voor u op een rij. 

 

De 6 voordelen van een Document Management Systeem

1.      Verhoog de efficiëntie

De stap naar document management is een stap naar efficiëntie. Een document management systeem structureert de documentenstroom door gescande documenten, afbeeldingen en andere bestanden op te slaan en te archiveren.

Medewerkers hoeven niet langer te zoeken door dossierkasten, mappen of stapels documenten of tijd te verdoen aan het zoeken van informatie op gedeelde netwerk mappen en disks. In plaats daarvan kunnen ze direct de gewenste informatie vinden en gebruiken vanuit een georganiseerde en doorzoekbare opslagomgeving. 

Start met vinden!

2.      Kostenbesparing

Met de overgang naar papierloos werken bespaart u de meest voor de hand liggende kostenpost voor afdrukken en verzenden. Indirect bespaart u het grootste gedeelte met de besparingen in arbeidskosten voor opslag en zoeken naar documenten. Dit blijkt uit ook maar uit het volgende praktijkvoorbeeld.

Praktijkvoorbeeld:
Wanneer een medewerker een uur per dag bezig is met het opbergen en terugzoeken van documenten en eenvoudigweg het heen en weer lopen naar verschillende plekken waar documenten opgeslagen worden, spendeert deze medewerker hier ruim 200 uur per jaar aan. Als zo’n medewerker €25 per uur kost, dan kosten deze handelingen dus €5.000 per jaar aan simpele taken die vrijwel volledig wegvallen wanneer deze organisatie overgaat naar een document management systeem. 

3.      Bescherming tegen calamiteiten

Bestanden en informatie op papier zijn niet alleen onhandig en kostbaar maar ook gevoelig voor ongelukken en verstoren van de continuïteit. Natuurrampen, zoals brand en overstromingen, kunnen waardevolle bedrijfsinformatie volledig vernietigen. Ook zijn papieren bestanden gevoelig voor diefstal en vandalisme.

Een document management systeem beschermt waardevolle informatie door het onderhouden van elektronische kopieën die op verschillende manieren opgeslagen kunnen worden. Deze kopieën kunnen op een andere locatie opgeslagen worden zodat, mocht het computer systeem compleet vernietigd worden door een calamiteit, alle informatie snel teruggehaald en hersteld kan worden.

4.      Werken volgens regelgeving 

Vindt u het een uitdaging om te voldoen aan de actuele regelgeving vanuit de overheid en binnen uw branche? Met een document management systeem is het mogelijk om informatie en documenten veilig te beheren en te archiveren om te zorgen dat u te aller tijden voldoet aan de regelgeving.

In een DMS kunnen alle voor controle en conformiteit belangrijke documenten secuur beheerd worden om risico’s te verkleinen en aansprakelijkheden te vermijden. Ook moet, afhankelijk van de branche, bepaalde informatie aan de wettelijke bewaartermijn voldoen. Steeds vaker, in verband met bescherming van privacy, moet informatie ook echt na een bewaartermijn vernietigd worden.

5.      Betere service

Vandaag de dag laten klanten en afnemers het direct weten, bijvoorbeeld via social media, wanneer ze ontevreden zijn over het product of de dienstverlening van een bedrijf en vragen direct reactie. Bedrijven die competitief willen blijven kunnen zich niet veroorloven om niet of zelfs maar te laat te reageren op klanteneisen of –klachten.

Omdat een DMS medewerkers direct toegang biedt tot klant-, levering- of service-gerelateerde documenten kunnen zij snel en efficiënt reageren op vragen of opmerkingen van klanten en afnemers. In veel gevallen kan een medewerker de vraag volledig, compleet naar tevredenheid afhandelen.

6.      Groen ondernemen, milieubewust en CO2 reductie

Speelt bij u in de organisatie het realiseren van groen(er) ondernemen een prominente rol? Met een document management systeem levert u een bijdrage aan een groenere samenleving in combinatie met het behalen van uw zakelijke doelstellingen op een simpele en kosteneffectieve manier.

In feite vervangt een DMS de fysieke en handmatige processen door elektronische processen die elk bedrijf in staat te stelt papier-, brandstof-, energieverbruik en afval in belangrijke mate te reduceren. 


Lees verder: