Wat zijn faalkosten? 6 tips om faalkosten te reduceren

“Vorig jaar bedroegen de faalkosten in de bouw circa 10% van de omzet van aannemers. In totaal kwam dit neer op circa 6 miljard euro. Al jaren zijn de faalkosten binnen de bouwsector te hoog. Enkele bouwbedrijven hebben de afgelopen tijd met succes de faalkosten weten terug te dringen maar de meeste aannemers zijn hier te weinig mee bezig.” (bron: http://www.stichtingibk.nl/2016/11/)

Heeft u binnen uw organisatie ook te maken met hoge faalkosten? Benieuwd hoe u dit met succes kunt terugdringen. Wij geven u graag tips om faalkosten zoveel mogelijk te elimineren.

Faalkosten

Faalkosten worden, samen met preventiekosten, gezien als onderdeel van kwaliteitskosten. Het zijn alle kosten die extra moeten worden gemaakt wanneer producten, diensten of services niet voldoen aan de eisen van de klant. Over het algemeen zijn faalkosten niet volledig te vermijden, maar wel te reduceren. Denk hierbij aan aanpassingen om aan de klantverwachting te voldoen of om zaken te herstellen die niet volgens specificatie zijn geproduceerd.

Faalkosten zijn onder te verdelen in twee categorieën:

  • Interne faalkosten

Onder de interne faalkosten worden kosten verstaan die extra gemaakt moeten worden indien de geleverde diensten, producten of services, niet voldoen aan de wensen van de klant. Dit wordt voorafgaand opgemerkt, waardoor de kosten als het ware intern blijven en de klant er uiteindelijk niks van merkt. 

  • Externe faalkosten

Bij externe faalkosten gaat het om tekortkomingen van producten, diensten of services. Bijvoorbeeld als er diensten niet goed worden verricht en er dubbel werk geleverd moet worden. Dit betekent dus ook dat de klant hier een probleem van ondervindt en ontevreden is.  


De 6 tips om de faalkosten te reduceren

1.  Zorg voor volledige informatie

Bij de faalkosten gaat het om het gehele proces, tot aan het eindproduct. Hier zijn meerdere mensen bij betrokken. Het is dus belangrijk dat alle mensen binnen het proces te allen tijde de informatie volledig ter beschikking hebben. Zorg er dus voor dat de informatie up-to-date is en er geen informatie ontbreekt. 

2.  Gebruik de OPDIC-methodiek

Met de OPDIC-methodiek krijgt u direct een helder beeld van de zwakke punten in het proces van uw product, dienst of service. Deze knelpunten kunnen ervoor zorgen dat er faalkosten ontstaan binnen het proces. De OPDIC-methodiek werkt volgens de 5 pijlers: Organisatie, Processen, Discipline, Informatievoorziening en Communicatie & Cultuur.

Organisatie:

Creëer een duidelijke en heldere doelstelling, strategie en organisatiestructuur. Zorg er ook voor dat iedereen binnen de organisatie hiervan op de hoogte is.

Processen:

Met goed georganiseerde processen is het eenvoudiger om efficiënt te werken. Ook hierbij is het belangrijk dat taken en verantwoordelijkheden helder zijn voor medewerkers, om zo efficiënt te kunnen werken.

Discipline:

Discipline van medewerkers en vooral leidinggevenden is binnen een organisatie van groot belang. Medewerkers moeten gedisciplineerd te werk gaan en leidinggevenden moeten voorbeeldgedrag tonen.

Informatievoorziening:

Net als bij tip 1, is het in de OPDIC-methodiek ook belangrijk om te zorgen voor de juiste informatievoorziening. Zorg binnen het proces voor efficiënte informatieoverdracht en borging. Om continuïteit te waarborgen, moet informatie ook onmiddellijk opvraagbaar zijn.

Communicatie & Cultuur:

Het uiteindelijke resultaat van producten, diensten of services is hetgene dat telt. Daarom moeten medewerkers resultaatgericht zijn en ieder zijn verantwoordelijkheid nemen voor zijn taken. Om de gewenste resultaten te behalen, is communicatie ook van groot belang. In veel gevallen is miscommunicatie de oorzaak van faalkosten.

3.  Maak een foutendagboekfaalkosten_3_faalkosten_de_bouwwereld_uit_www_sbr_nl.jpg

Wellicht klinkt het makkelijk om te zeggen dat er een dagboek bijgehouden moet worden. Maar het kan wel degelijk helpen om fouten terug te dringen, door ze bij te houden en vast te leggen in een dagboek. Dit helpt om inzichtelijk te maken welke fouten op welke dagen en door wie worden gemaakt. Uiteindelijk kan dit ervoor zorgen dat soortgelijke fouten in de toekomst minder vaak of niet meer gebeuren.

4.  Verbeter vooroverleggen

De volgende tip kan gezien worden als aanvulling op tip 1. Vaak wordt er ook gezegd: ‘’Een goede voorbereiding is het halve werk’’. Dit is bij het verlagen van de faalkosten niet anders. Zorg ervoor dat u miscommunicatie vermijdt door van tevoren alles helder in kaart te brengen.

5.  Zorg voor een kwaliteitsborgingsplan

Zorg ervoor dat er een kwaliteitsborgingsplan wordt opgesteld voorafgaand aan de uitvoering. In een kwaliteitsborgingsplan dienen de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de betrokkenen opgesteld te worden. Ook moeten daarin de te volgen procedures in detail zijn vastgelegd.

Een kwaliteitsborgingsplan vormt de leidraad voor de kwaliteitsborger. Indien de kwaliteitsborger zich niet houdt aan het kwaliteitsborgingsplan, kan dit leiden tot faalkosten.

6.  Gebruik een KMS

Om een aantal van deze tips te borgen, kan er gebruik worden gemaakt van een Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS). Zo kan een KMS ervoor zorgen dat er efficiënt wordt omgegaan met de informatievoorziening. Met een KMS wordt de informatieoverdracht en borging eenvoudig door alles overzichtelijk en georganiseerd in één systeem te hebben. Een ander voordeel is de onmiddellijke opvraagbaarheid van de benodigde informatie van het project.

In het KMS kunnen alle documenten vastgelegd worden, zoals het foutendagboek, de voorbereidende documentatie, het kwaliteitsborgingsplan en eventueel de e-mailberichten die behoren tot het project.

Boete of bedrijfsongeval voorkomen met een KAM-systeem

Verlaag eenvoudig de faalkosten

Wilt u de faalkosten verlagen, begin dan eerst bij het verbeteren van de vooroverleggen. Een goede voorbereiding is immers het halve werk. Met behulp van de tips moet het verlagen van de faalkosten een kwestie van tijd zijn.